Mag u het voorschot houden als uw klant zijn bestelling afzegt?

Spelregels

Wanneer mogelijk?

Zeker als u een eerste keer zaken doet met een klant of twijfelt over zijn solvabiliteit, doet u er goed aan om een voorschot te vragen vóór u het contract begint uit te voeren. Zo bent u al een stuk geruster dat uw klant het contract ook zal nakomen en in staat zal zijn om u te betalen.

Enkele uitzonderingen niet te na gesproken, zegt de wet niets over het vragen van een voorschot bij het aangaan van een contract. U bent dus niet verplicht om een voorschot te vragen, maar u kunt het wel doen. U mag de bestelling van uw klant dus zeker laten afhangen van het al dan niet ontvangen van een voorschot. Dit geldt zowel als uw klant een handelaar is als voor een consument.

Vooraf afspraken maken

Wilt u een voorschot vragen aan uw klant, dan is het van belang dat bij het aangaan van het contract overeen te komen. Sprak u niets af en vraagt u later toch een voorschot, dan kan uw klant weigeren om dat te betalen. Vermeld dan ook in het contract of in uw algemene voorwaarden (die u uw klant laat aanvaarden) dat u gerechtigd bent om een voorschot te vragen. Leg meteen ook het bedrag vast, bv. een percentage van de overeengekomen prijs.

Voorzie ook dat u maar tot productie/bestelling bij uw leverancier en/of tot inplanning van de levering of de uitvoering van de werken overgaat zodra het voorschot betaald is. Zo is het duidelijk dat u niet verantwoordelijk bent voor vertragingen die uitsluitend te wijten zijn aan de laattijdige betaling van het voorschot. Als u werkt met meerdere facturen in functie van een vordering van de werken, dan legt u het best vast dat het voorschot aangerekend zal worden op de laatste factuur.

Hoeveel voorschot?

De wet geeft meestal ook geen maximum- of minimumgrens aan voor het voorschot dat u met uw klant kunt overeenkomen. Dat is dus een kwestie van onderhandelen.

Levert u producten die op maat van uw klant gemaakt moeten worden, of gaat het om zeer specifieke producten, dan komt u het best een hoger voorschot overeen dan wanneer het gaat om standaardproducten die u eventueel nog aan andere klanten kunt verkopen.

De enige uitzondering op die regel is wanneer u aannemer bent en met een klant werkt onder ‘de Wet Breyne’. In dat geval mag u aan de klant geen enkele betaling vragen voordat het contract ondertekend werd. Vraagt u bij de ondertekening een voorschot, dan mag dat maximaal 5% bedragen van de totale prijs.

Er is een probleem...

De klant annuleert

Als uw klant zijn verplichtingen uiteindelijk niet nakomt, mag u het voorschot ook niet altijd zomaar houden. In principe moet u naar de rechtbank stappen om de ontbinding van de overeenkomst en een schadevergoeding te vragen. U zou dan moeten aantonen dat uw schade inderdaad even hoog is als het voorschot dat u vroeg.

U kunt daar in uw contract of algemene voorwaarden wel een mouw aan passen en een andere regeling opnemen. U kunt aangeven in welke gevallen de overeenkomst ontbonden wordt en bepalen dat u in dat geval het betaald voorschot mag behouden als forfaitaire schadevergoeding.

Als uw klant een consument is, zijn dat soort afspraken echter enkel geldig wanneer u daarnaast ook voorziet op welke vergoeding uw klant recht heeft als de levering uiteindelijk door uw toedoen niet doorgaat. Doet u dat niet, dan is een clausule die bepaalt dat het contract ontbonden wordt en die u het recht geeft om het voorschot te behouden wanneer de klant bepaalde verplichtingen niet naleeft, niet geldig.

Uw leverancier gaat failliet

Wat gebeurt er als uw leverancier failliet gaat nadat u een voorschot betaald heeft? In dat geval bestaat de kans dat de curator beslist om de bestelde goederen toch nog te leveren of de voorgenomen werken uit te voeren.

Meestal beslist de curator echter om de overeenkomst te ontbinden en niet meer te leveren of de werken niet meer uit te voeren. U zal in dat geval uw voorschot allicht ‘kwijt’ zijn. U moet dan voor dat voorschot aangifte doen van schuldvordering in het faillissement. U beschikt daarbij echter niet over een voorrecht. De kans dat u ooit iets zal recupereren, is dus klein. Uw leverancier heeft in zo’n geval wellicht nog tal van andere schuldeisers waarvan er naar alle waarschijnlijkheid een aantal een voorrecht kunnen doen gelden.

Alternatieven

Als alternatief kunt u voor belangrijke contracten werken met een bankwaarborg. Dat kan ook een oplossing zijn als uw klant om welke reden dan ook geen voorschot wil betalen. U zou ook met uw klant kunnen afspreken dat die uw leveringen contant betaalt of met een korte betalingstermijn. Nog een denkpiste is af te spreken dat u aan uw klant desgevallend bij de betaling van het voorschot alvast een aantal materialen levert die u bij de uitvoering van de aannemingsopdracht nodig heeft.