Wat wijzigt er voor overheidsopdrachten vanaf 01.01.2020?

Werken voor de overheid

Specifieke regeling ‘overheidsopdrachten’. Werkt u voor de overheid, dan gelden er – zoals u wellicht weet – specifieke spelregels die moeten garanderen dat de werken gegund worden aan de aannemer met de meest voordelige offerte.

Let op! Niet alleen als u werkt voor de gemeente, het gewest e.d. gelden die spelregels, maar ook voor bepaalde VZW’s zoals scholen, gehandicapteninstellingen, enz.

Online indienen vanaf 01.01.2020?

Ook voor kleinere opdrachten! De opdracht online indienen was al verplicht voor grotere zgn. Europese opdrachten voor een bedrag van € 5.548.000 (excl. btw) of meer. Het elektronisch indienen bij overheidsopdrachten (zgn. e-tendering) wordt vanaf 01.01.2020 echter ook verplicht voor kleinere opdrachten.

Er zijn nog uitzonderingen. Het verplicht gebruik van e-tendering geldt niet voor opdrachten die toegekend worden door de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking. Dat zijn meestal opdrachten met een waarde lager dan € 144.000. In dat geval kan een aanbestedende overheid u nog altijd vragen om op papier in te dienen. Het is dan de aanbestedende overheid die moet beslissen of indienen al dan niet elektronisch moet. Lees daarom goed het bestek.

Tip. Ook voor de zogenaamde opdrachten met beperkte waarde is geen e-tendering verplicht. Deze opdrachten waren vroeger gekend als opdrachten op basis van de aanvaarde factuur. Opdrachten met beperkte waarde hebben een geraamde waarde van minder dan € 30.000 (excl. btw). Die kan de overheid u gunnen en laten uitvoeren op basis van soepel regime waarbij de opdracht in essentie bestaat uit uw aanvaarde factuur. Zo hoeft u dan met die ingewikkelde procedures geen rekening te houden. Voor dergelijke kleinere werken, bv. om gewoon chauffages te herstellen in een gebouw van de gemeente, is de gemeente niet verplicht via e-tendering te werken.

Hoe bent u op de hoogte van de opdrachten? U kunt een specifieke opdracht opzoeken via ‘e-Notification’ (op dezelfde website). De opdrachten worden immers online gepubliceerd in het BDA (Bulletin der Aanbestedingen) dat digitaal te raadplegen is. Gaat het om werken zonder voorafgaande bekendmaking, dan worden ze niet gepubliceerd en kunt u slechts meedingen indien u daartoe uitgenodigd wordt door de aanbestedende overheid.

Hoe een offerte indienen? Dat kan via een eID-kaartlezer via de website https://enot.publicprocurement.be . U kiest dan onderaan voor ‘e-Tendering’. Daar kunt u zich aanmelden. Vervolgens kunt u via e-Notification de opdracht opzoeken en daar indienen door de verschillende documenten te uploaden. De ondertekening van de offerte gebeurt digitaal door middel van een elektronische handtekening. Deze wordt eveneens aangebracht via een eID-kaartlezer waarbij het van belang is dat u de pincode van uw identiteitskaart kent.

Begin er tijdig aan! Moet u door die nieuwe regeling voor de allereerste keer online intekenen op een opdracht, begin er dan zeker op tijd aan. U moet immers eerst een profiel aanmaken en de allereerste keer moet ook de organisatie daarvoor zelf geregistreerd worden en een ‘hoofdtoegangsbeheerder’ aanduiden.