Betalingen afronden op 5 eurocent: hoe zit dat precies?

Particuliere klanten

Afronden VERPLICHT bij cashbetaling

Sinds 1 december 2019 moet u het totaalbedrag dat uw particuliere klant in speciën betaalt, afronden naar het dichtstbijzijnde veelvoud van 5 cent. Wanneer het te betalen totaalbedrag eindigt op 1, 2, 6 of 7 cent, wordt het naar het dichtstbijzijnde lagere veelvoud van 5 cent afgerond. Wanneer het te betalen totaalbedrag eindigt op 3, 4, 8 of 9 cent, wordt het naar het dichtstbijzijnde hogere veelvoud van 5 cent afgerond. Moet uw klant u bv. € 19,12 betalen, dan moet u hem € 19,10 aanrekenen. Bedraagt uw rekening € 19,13, dan rekent u hem € 19,15 aan.

Let op 1!  De afrondingsregels gelden ook voor terugbetalingen.

Let op 2! Voor cashbetalingen moet u erop toezien dat uw klant de maximumgrens van € 3.000 voor betalingen in contanten niet overschrijdt. Ingeval uw klant in schijven zou betalen, geldt het toegelaten maximum van € 3.000 voor het geheel van de schuld.

Let op 3!  De regels zijn nog strenger bij de verkoop van edele metalen (goud, platina, zilver en palladium), oude metalen en koperen kabels in een b2b-relatie. Voor die transacties is er helemaal geen betaling in contanten mogelijk.

Afronden VRIJWILLIG bij NIET-cashbetaling

Betaalt uw particuliere klant elektronisch (bv. met een betaalkaart, smartphone, ...), dan geldt de verplichting om af te ronden niet. Daar heeft u de keuze om al dan niet af te ronden.

Let op!  Rondt u ook elektronische betalingen af, dan moet u dat wel voor alle particuliere klanten doen en moet u dat ook aankondigen in uw zaak. U moet daarbij de tekst “Het totaalbedrag wordt altijd afgerond” uithangen in de onmiddellijke omgeving van de plaats waar de consument betaalt. U kunt hiervoor een model downloaden via de site https://economie.fgov.be/sites/default/files/Files/Ventes/Afronding-poster.pdf .

Soms mag men NIET afronden!

Overschrijving. Als de klant betaalt via een ouderwetse overschrijving bv. (dus niet in de aanwezigheid van de handelaar), dan gelden de afrondingsregels niet, lees: dan mág u niet afronden.

Maaltijdcheques, ... Ook bij een betaling met maaltijdcheques, ecocheques of waardebonnen mag men de afrondingsregels nooit toepassen.

Professionele klanten

B2b in principe niet afronden

Doet u zaken met andere ondernemers, dan bent u niet verplicht om deze afrondingsregels toe te passen. Dat geldt ook als de andere onderneming uw rekening cash betaalt. De verplichte afronding geldt nu eenmaal alleen in de relatie ondernemer-consument.

Let op!  Wilt u toch een afronding toepassen, hang dat dan uit in uw zaak of neem het op in uw algemene voorwaarden. Zorg ervoor dat op de factuur zowel het afgeronde als het niet-afgeronde bedrag staat.

Wat met btw op afrondingen?

Gevolgen voor de maatstaf van heffing

Indien u het te betalen totaalbedrag geheel of gedeeltelijk moet afronden (cashbetaling bij particulieren) of indien u hiervoor kiest (niet-cashbetaling) en dit bedrag effectief geheel of gedeeltelijk afgerond wordt, moet de btw in principe geheven worden in functie van de werkelijk van de klant gevorderde prijs, namelijk de afgeronde prijs . Deze oplossing kan echter praktische problemen veroorzaken wanneer het aan de kassa betaalde bedrag betrekking heeft op leveringen van goederen of diensten die onderworpen zijn aan verschillende btw-tarieven, hetgeen aldus de toepassing van ‘de regel van drie’ veronderstelt.

Voorbeeld

Een particulier koopt voor in totaal € 63,92 aan goederen in uw winkel. Op het kassaticket staat:

• een goed A, onderworpen aan het btw-tarief van 6%, tegen een prijs van € 10,04 (= € 9,47 + € 0,57 (btw));
• een goed B, onderworpen aan het btw-tarief van 6%, tegen een prijs van € 13,77 (= € 12,99 +€ 0,78 (btw));
• een goed C, onderworpen aan het normale btw-tarief van 21%, tegen een prijs van € 24,13 (= € 19,94 + € 4,19 (btw));
• een goed D, onderworpen aan het normale btw-tarief van 21%, tegen een prijs van € 15,98 (= € 13,21 + € 2,77 (btw)).

De particuliere klant betaalt cash en u moet de afronding dus toepassen. Het totaalbedrag van € 63,92 wordt bijgevolg afgerond naar € 63,90. De toepassing van de btw-regels vereist dat de belasting geheven wordt over de werkelijk van de klant ontvangen prijs, wat als gevolg heeft dat de afronding van het totaal betaalde bedrag van € 0,02 (= € 63,92 - € 63,90) over de verschillende goederen omgeslagen moet worden op basis van ‘de regel van drie’. Het bedrag van de afronding zal bijgevolg € 0,00745 zijn op de goederen A en B onderworpen aan 6% (die 37,25% vertegenwoordigen van het totale aankoopbedrag) en € 0,01255 op de goederen C en D onderworpen aan 21% (die 62,75% vertegenwoordigen van het totale aankoopbedrag).

Tolerantie

Gezien het zeer kleine bedrag van de afrondingen, kan hun verdeling op deze manier een onevenredige administratieve last met zich meebrengen. De Administratie staat daarom via administratieve tolerantie toe dat de btw berekend wordt op het totaal te betalen bedrag per btw-tariefgroep voorafgaand aan de afronding en dit onder de strikte voorwaarde dat de onderneming die gebruikmaakt van deze vereenvoudigingsmaatregel, dit systematisch doet voor alle te betalen bedragen die afgerond zijn, hetzij naar boven, hetzij naar beneden. De maatstaf van heffing vóór afronding en de verschuldigde btw per tariefgroep worden opgenomen in de periodieke btw-aangifte. De aldus gemaakte keuze geldt als definitief. De bepalingen inzake afrondingen blijven op deze wijze zonder gevolg op vlak van btw.

Wat met de documenten?

Bedrag vóór en na afronding melden

U moet op alle facturen, kastickets, GKS-tickets of btw-bonnetjes waarop het te betalen totaalbedrag staat, zowel het totaalbedrag vóór afronding als het werkelijk betaalde afgeronde bedrag vermelden.

Geregistreerd KassaSysteem (GKS)

Standaard moet er enkel een update voor de verplichte afronding toegepast worden. Wilt u ook betalingen met bv. een kredietkaart afronden, dan moet u daarvoor kiezen. Het GKS moet er ook op ingesteld zijn dat betalingen met maaltijd-, ecocheques en waardebonnen niet afgerond mogen worden en dat GKS-tickets per betaalmiddel opgesplitst worden, met minimaal het onderscheid tussen maaltijd-, ecocheques en waardebonnen, cash en elektronische betaalmiddelen.

Hoe boeken?

Volgens de Commissie voor Boekhoudkundige Normen (CBN) zijn er twee methoden om de afrondingsverschillen te boeken: de ene is van toepassing op ondernemingen die een vereenvoudigde boekhouding voeren, de andere op ondernemingen die een dubbele boekhouding voeren (CBN-advies 2020/02, 22.01.2020) .

Dubbele boekhouding

Volgens de CBN moet u in het geval dat u een dubbele boekhouding voert, het afrondingsverschil boeken op het debet van de rekening 700 als het negatief is en op het credit van de rekening 700 als het positief is. In ons voorbeeld geeft dat onderstaande boeking: