Een factuur betalen... met een factuur?

Wettelijke voorwaarden

Compensatie

Het gebeurt weleens vaker dat u en uw klant of leverancier wederzijds elkaars schuldeisers zijn. Waar mogelijk bestelt de bedrijfsleider wellicht zelf het liefst bepaalde goederen of diensten bij zijn eigen klanten. Of misschien heeft u wel een vordering op een leverancier omdat die u de herstellingen die u zelf onder garantie uitvoert, moet terugbetalen?

In zo’n geval is het handig om de openstaande facturen die u nog aan uw leverancier moet betalen, te voldoen door compensatie. U betaalt uw klant of leverancier dan eigenlijk met de vordering die u zelf nog op hem heeft. Bij zo’n compensatie doven de wederzijdse schuldvorderingen uit ten belope van het laagste bedrag van beide. Diegene die de hoogste vordering heeft, moet dan nog enkel het surplus betalen aan de andere.

Slechte betalers

Compensatie kan ook een manier zijn om ervoor te zorgen dat u uiteindelijk toch betaald wordt. Als uw klant zijn factuur niet betaalt, dan kunt u zelf beslissen om die factuur te compenseren met betalingen die u nog aan die klant verschuldigd bent.

U zou zelfs doelbewust een aantal zaken bij die klant kunnen bestellen om op die manier via compensatie van de facturen aan uw centen te raken. Op het moment dat u voor die bestelling een factuur krijgt, kunt u die dan compenseren met de vordering die het bedrijf op de klant heeft. U kunt zo uw eigen factuur deels of volledig voldoen. U moet uw klant zelfs op voorhand niet verwittigen over wat u van plan bent om te doen.

Voorwaarden

Om tot zo’n compensatie (of schuldvergelijking) te kunnen overgaan, moeten er een aantal wettelijke voorwaarden vervuld zijn. Zo moet er sprake zijn van twee dezelfde (rechts)personen die wederzijds een schuldvordering op elkaar hebben.

Zo kunt u bv. een vordering van de vennootschap op een bepaalde klant niet compenseren met een schuld die de bedrijfsleider privé nog bij die klant heeft. U kunt een vordering op een klant al evenmin compenseren met een vordering die zijn wettelijk samenwonende partner op het bedrijf heeft.

Als uw leverancier tot een groep van bedrijven behoort, dan kunt u uw schuld evenmin compenseren met een vordering die u nog op een andere vennootschap van diezelfde groep zou hebben.

Enkel voor vaststaande vorderingen...

Niet alle vorderingen kunnen met elkaar gecompenseerd worden. Vooreerst is compensatie enkel mogelijk als de beide vorderingen vaststaand zijn (art. 1291 BW) . Als een van beide vorderingen ernstig betwist is, dan is aan die voorwaarde niet voldaan.

Stuurde u bijvoorbeeld een factuur naar een klant, dan kan die klant niet zomaar zeggen dat hij die compenseert met een schadevergoeding die u hem naar zijn zeggen verschuldigd zou zijn. Dat is enkel mogelijk als er een vonnis is dat u veroordeelt om tot betaling van die schadevergoeding over te gaan.

Als u naar de rechter stapt om uw factuur betaald te krijgen, dan zou de klant wel kunnen vragen aan de rechter om pas te oordelen over uw vordering nadat hij ook uitspraak deed over de vraag tot betaling van een schadevergoeding. Als de klant daartoe overgaat, dan roept u op uw beurt het best in dat de behandeling van die vordering de uitspraak over uw vordering niet mag vertragen.

Omgekeerd heeft u wellicht ook weinig zin om uw klant te betalen wanneer die uw vordering betwist. U kunt dan eventueel wachten tot uw klant naar de rechtbank stapt om daar zijn vordering te innen. Daarna kunt u een tegenvordering instellen en u beroepen op de gerechtelijke compensatie. Zo vraagt u dat de rechtbank zich ook uitspreekt over uw vordering en, als ze die inwilligt, compensatie oplegt. Dat lukt echter niet altijd. De rechtbank zou ook in deze situatie kunnen oordelen dat de behandeling van uw (betwiste) vordering de afwikkeling van de vordering van uw klant of leverancier niet nodeloos mag vertragen.

... en voor opeisbare vorderingen

Bovendien moeten de beide vorderingen opeisbaar zijn. Dat betekent dat er niet voldaan is aan de voorwaarden om te compenseren als de vervaldag van uw factuur (of die van uw klant) nog niet bereikt is.

Ten slotte moet het voorwerp van beide schuldvorderingen ook een geldsom zijn of een zekere hoeveelheid vervangbare zaken van dezelfde soort.

Automatisch

Als de voorwaarden voor de wettelijke compensatie vervuld zijn, dan werkt die automatisch. De wet laat dat soort compensatie, (wettelijke)schuldvergelijking genaamd, toe. Die compensatie kan zelfs automatisch gebeuren (art. 1290 BW) . U hoeft daarover vooraf dus geen afspraken te maken met uw klant of leverancier. U moet ook geen formaliteiten vervullen of verwijzen naar bepaalde wetsartikels.

Strikt genomen hoeft u de klant zelfs niet te verwittigen, maar in de praktijk is het natuurlijk handig om de klant een brief of e-mail te sturen waarin u hem laat weten dat u zijn factuur niet of slechts gedeeltelijk betaalt en dat u die schuld compenseert met bedragen die hij u nog verschuldigd is.

Als de klant u daarna toch nog aanmaant om te betalen, dan protesteert u het best aangetekend. Laat hem dan nogmaals weten dat u zich op schuldvergelijking beroept en geef aan met welke vorderingen (factuurnummers, enz.) u de aanspraken van uw klant precies compenseerde.

Faillissement

U kunt ook nog compenseren als uw klant failliet gaat, op voorwaarde dat de vereisten voor de compensatie al vervuld waren vóór het faillissement. Is dat niet het geval, dan is compensatie in principe na het faillissement niet meer mogelijk. U zal dan aan de curator moeten betalen wat u aan uw klant verschuldigd bent en voor uw vordering een aangifte moeten doen in het faillissement (in de hoop hiervan nog iets te kunnen recupereren).

Een uitzondering hierop geldt als de wederzijdse schuldvorderingen sterk met elkaar samenhangen en ze wat men noemt ‘connex’ zijn, omdat ze bv. voortvloeien uit eenzelfde contract. Denk daarbij bv. aan een vordering van een onderaannemer tot betaling van de prijs van de werken en een vordering van de hoofdaannemer uit hoofde van contractuele boetes wegens vertragingen.

Contractuele afspraken

B2b-relatie

In een b2b-relatie kunt u omtrent de compensatie andere afspraken maken in uw algemene voorwaarden of in de contracten die u met uw klanten/leveranciers sluit. Dergelijke clausules zijn in principe ook geldig. U kunt daarbij het toepassingsgebied van de wettelijke compensatie bijvoorbeeld uitbreiden en aangeven dat u ook kunt overgaan tot de compensatie met vorderingen die nog niet opeisbaar zijn. U zou ook kunnen afspreken dat de tegenpartij haar schuld tegenover het bedrijf niet mag compenseren met een schuldvordering die ze op het bedrijf zou hebben.

B2c-relatie

Doet u zaken met consumenten, dan zijn dergelijke clausules niet zomaar geldig. Zo verbiedt de wet u bijvoorbeeld om een beding op te nemen waarin het de consument verboden wordt om zijn schuld tegenover uw bedrijf te compenseren met een schuldvordering die hij op uw bedrijf zou hebben.