OFFERTES & CONTRACTEN - MIN- & MEERWERKEN - 21.02.2020

Uw klant beslist om toch niet te laten herstellen…

Een klant vraagt u om langs te komen voor een herstelling. Nadat u een offerte maakte, doet de klant geen beroep op uw diensten omdat de herstelling groter is dan gedacht. Kunt u dan nog een factuur sturen voor de verplaatsing en diagnose?

Klant gaat niet in op offerte

Even situeren. U plaatst airco’s of elektrische poorten, of u bent installateur van verwarmingsketels of boilers. Het gebeurt dan weleens dat een klant u ter plaatse laat komen voor een defect. Als er daarbij allerlei onderdelen vervangen moeten worden (en de herstelling duurder uitvalt dan de klant dacht) kan het weleens gebeuren dat de klant u eerst om een offerte vraagt voor u de herstelling doet. Stuurt u dan vervolgens uw factuur om ter plaatse te gaan en de diagnose te stellen, dan blijft die weleens onbetaald (“maar zo’n offerte is toch gratis, mijnheer”). Hoe kunt u dat vermijden?

Als er geen afspraken zijn. Maakte u geen duidelijke afspraken met uw klant en betwist die achteraf uw rekening, dan liggen de zaken wat moeilijk. Het is immers zo dat een offerte van een aannemer in principe gratis is.

Zelf kosten gemaakt? Iets anders wordt het als u allerlei testen uitvoerde om het probleem met de installatie op te sporen en de diagnose te stellen. In dat geval kunt u een vergoeding vragen. U merkt dat dit niet altijd een even duidelijke grens is en dat er hierover weleens discussie kan ontstaan. Uw klant zal wellicht al snel van mening zijn dat wat u deed om de diagnose te stellen eigenlijk niet al te veel om het lijf had.

Hoe vermijdt u problemen?

Maak goede afspraken. Dat is natuurlijk altijd het beste. U kunt perfect met uw klant afspreken dat uw interventie ter plaatse sowieso betaald moet worden, ook al moet u de herstelling uiteindelijk niet doen. U kunt daarbij bv. een vast tarief afspreken (bv. € 50), vermeerderd met uw verplaatsingskosten (bv. per kilometer). U kunt meteen ook afspreken dat dit bedrag niet betaald moet worden als u uiteindelijk de herstelling mag doen (of mag overgaan tot de plaatsing van een nieuw toestel).

Tip. U kunt die kosten al vermelden op uw website of in andere publiciteit die u maakt. Deel ze minstens mee aan uw klant op het moment dat die u belt om de herstelling te komen doen.

Let op! Maakte u enkel mondelinge afspraken en is uw klant te kwader trouw, dan zou die achteraf weleens kunnen zeggen dat u zo geen afspraak kunt bewijzen.

Tip. U kunt dit bijvoorbeeld oplossen door de klant een e-mail te sturen waarin u aangeeft wanneer u langskomt, wat uw voorwaarden zijn en de klant die voor akkoord te laten bevestigen. U kunt ook als u ter plaatse gaat de klant een document laten ondertekenen waarin hij zijn akkoord met de afspraken bevestigt.

En de betaling? Zelfs als u een duidelijke afspraak had met uw klant, gebeurt het weleens dat uw factuur nadien onbetaald blijft. Helpt een aanmaning niet, dan moet u beslissen of u verdere stappen onderneemt.

Tip 1. U kunt met een advocaat afspraken maken over zijn kosten voor de inning van zulke facturen.

Tip 2. U zou natuurlijk ook aan de klant kunnen vragen dat die u ter plaatse al betaalt op het moment dat u daar langsgaat om het probleem te bekijken. Op die manier bent u meteen zeker van de betaling.

Maak goede afspraken met uw klanten over de kostprijs als u moet langsgaan voor een herstelling die u uiteindelijk niet moet uitvoeren. Zorg er ook voor dat die afspraak in de mate van het mogelijke op papier staat.

Contactgegevens

Larcier-Intersentia | Tiensesteenweg 306 | 3000 Leuven

Tel.: 0800 39 067 | Fax: 0800 39 068

contact@larcier-intersentia.com | www.larcier-intersentia.com

 

Maatschappelijke zetel

Lefebvre Sarrut Belgium NV | Hoogstraat 139 - Bus 6 | 1000 Brussel

RPM Bruxelles | TVA BE 0436.181.878