Algemene vergadering: wat verandert er door de hervorming van het vennootschapsrecht?

Rechten aandeelhouders

Gelijke behandeling, gelijke rechten?

Voor het eerst bevat het WVV een bepaling (art. 5:80 WVV; art. 7:123 WVV) die voorschrijft dat de vennootschap moet zorgen voor een gelijke behandeling van alle aandeelhouders die zich in gelijke omstandigheden bevinden. Het voorgaande betekent niet dat alle aandelen dezelfde rechten hebben. Wordt er niets bedongen bij oprichting of bij kapitaalsverhoging, dan heeft elk aandeel dezelfde rechten: één stem en een gelijk deel in de winst en in het vereffeningssaldo (art. 5:41 en 5:42 WVV) .

De vroeger dwingende regel in een BV dat één aandeel één stem kreeg, wordt dus voortaan suppletief. U kunt er dus van afwijken. Er is maar één dwingende regel en dat is dat de BV en de NV minstens één aandeel moeten uitgeven en dat minstens één aandeel stemrecht moet hebben (art. 5:40 WVV; art. 7.46 WVV) . In een BV (maar ook in een NV) is het dus voortaan mogelijk om in de statuten aan aandelen verschillende rechten toe te kennen, zowel inzake stemrecht (enkelvoudig of meervoudig stemrecht) als inzake dividendrecht en voorkeurrecht, enz.

Op de algemene vergadering is het daarom van belang om deze rechten te vermelden in de notulen door bv. melding te maken van de bestaande categorieën en de daaraan verbonden rechten. Zorg er dus voor dat u steeds de laatste statuten van de vennootschap bij de hand heeft waarin u deze categorieën en rechten kunt controleren.

Voorbeeld

Het is dus perfect mogelijk om aandeelhouder A die € 5.000 inbrengt, 50% van de stem- en dividendrechten toe te kennen en aandeelhouder B die € 50.000 inbrengt, de andere 50%. Of aan aandeelhouder A die € 5.000 inbrengt, 20% van de stemrechten en 60% van de dividendrechten en aan aandeelhouder B die € 5.000 inbrengt, 80% van de stemrechten en 40% van de dividendrechten. Om later wijzigingen te kunnen aanbrengen aan de rechten van deze verschillende soorten aandelen, is een beslissing van een algemene vergadering vereist, met een aanwezigheidsquorum en meerderheidsquorum zoals bij een statutenwijziging, en dit binnen elke soort van aandelen (art. 5:102 WVV; art. 7:155 WVV) .

Praktisch

Bijeenroeping: door wie?

Net zoals onder het oude Wetboek van Vennootschappen (W.Venn.) roept het bestuursorgaan of de commissaris de algemene vergadering bijeen. Voortaan moet het bestuur (of, indien het bestuur weigert, de commissaris) de algemene vergadering bijeenroepen wanneer aandeelhouders die 10% van het aantal uitgegeven aandelen vertegenwoordigen, dit vragen. Onder het W.Venn. bedroeg deze grens 20%. Die wordt nu dus verlaagd.

Bijeenroeping: hoe?

Anders dan vroeger, kan een algemene vergadering per gewone brief of, indien de aandeelhouder een e-mailadres meegedeeld heeft om met hem te communiceren, per e-mail bijeengeroepen worden. Het verdient evenwel aanbeveling, vanuit bewijsoverwegingen, om – wanneer de aandeelhouder geen e-mailadres opgegeven heeft – per aangetekende brief tot de AV uit te nodigen. In een niet-genoteerde NV waarin niet alle aandelen op naam zijn, gelden er strengere regels.

Elektronische AV

Onder het nieuwe WVV mogen de aandeelhouders van een BV of NV, zelfs zonder statutaire clausule dienaangaande, ook eenparig schriftelijke besluiten nemen, tenzij wanneer de wet een authentieke akte voorschrijft. Indien dit statutair voorzien is, kunnen aandeelhouders vanop afstand deelnemen aan de AV door middel van een elektronisch communicatiemiddel (art. 5:89 WVV; art. 7:137 WVV) . Zo wordt het mogelijk om via videoconference een AV te houden. Dit vereist wel dat deze wijze van beraadslagen en beslissen in uw statuten ingeschreven wordt. Alle aandeelhouders moeten dan in staat zijn om rechtstreeks, gelijktijdig en ononderbroken kennis te nemen van de besprekingen en om hun stem aangaande de agendapunten uit te brengen.

Wil het bestuursorgaan een elektronisch te houden AV bijeenroepen, dan moet de oproeping een heldere en nauwkeurige beschrijving van de (statutaire of krachtens de statuten) vastgestelde procedures met betrekking tot de deelname op afstand bevatten.

Schriftelijke vraagstelling

Aandeelhouders kunnen vanaf het ogenblik waarop de AV bijeengeroepen wordt, schriftelijk vragen stellen via het opgegeven e-mailadres, en deze vragen moeten dan op de AV beantwoord worden.

Vertegenwoordiging

In principe mag een aandeelhouder zich op de AV van een BV laten vertegenwoordigen door een lasthebber, die geen aandeelhouder moet zijn. De statuten kunnen hiervan wel afwijken en bv. voorzien dat een aandeelhouder zich enkel door een andere aandeelhouder mag laten vertegenwoordigen. In een NV gelden specifieke regels inzake volmachten (art. 7:142 WVV e.v.) . De statuten kunnen ook voorzien dat de aandeelhouders vooraf schriftelijk kunnen stemmen, in een NV zelfs via de website van de vennootschap (art. 7:146 WVV) . Zo’n schriftelijke stem blijft in een BV geldig voor elke volgende AV in de mate waarin daarop dezelfde agendapunten behandeld worden, tenzij de vennootschap op de hoogte gesteld wordt van een overdracht van de aandelen (art. 5:95 WVV) .

Stemquorum

Onthoudingen worden niet langer meegeteld bij een statutenwijziging. Qua aanwezigheidsquorum worden aandelen zonder stemrecht of waarvan het stemrecht geschorst is, niet meegeteld (tenzij in de gevallen waarin deze aandelen krachtens de statuten of de wet toch stemrecht hebben).

Voor statutenwijzigingen geldt (nog steeds) een aanwezigheidsquorum van aandeelhouders die ten minste de helft van het totale aantal uitgegeven aandelen vertegenwoordigen. Is deze voorwaarde niet vervuld, dan is een tweede bijeenroeping vereist (zoals vroeger). Qua stemquorum is een wijziging (nog steeds) slechts aangenomen wanneer 3/4 (75%) van de uitgebrachte stemmen vóór de wijziging stemt.

Nieuw is wel dat onthoudingen noch in de teller, noch in de noemer meegerekend worden voor de berekening van dit stemquorum (art. 5:100 WVV) . Hetzelfde geldt voor een wijziging van het voorwerp (het voormalige doel) van de vennootschap (art. 5:101 WVV; art. 7:153 WVV) , met dien verstande dat er een meerderheid van 4/5 (80%) van de uitgebrachte stemmen vereist is.

Notulen en aanwezigheidslijst

U moet ook een aanwezigheidslijst bijhouden. Indien de statuten dit toelaten, kan elkeen die aan de algemene vergadering deelgenomen heeft of die vertegenwoordigd was, inzage krijgen in deze lijst. Van de AV moeten ook notulen bijgehouden worden. Deze notulen beschrijven zo gedetailleerd mogelijk de samenstelling van het bureau (indien er een samengesteld wordt), vermelden de agendapunten en in de NV ook de voorstellen van beslissing, geven de beraadslaging weer (dat hoeft niet woordelijk te gebeuren, maar wel accuraat) en ten slotte ook de resultaten van de stemming. Indien een of meerdere aandeelhouders opmerkingen wensen te laten notuleren, dan neemt u dit het best ook op in deze notulen. De notulen worden ondertekend door de leden van het bureau en door de aandeelhouders die erom verzoeken.