SOFTWARE - VIDEOCONFERENCING - 29.04.2020

Maak efficiënter gebruik van Microsoft Teams

Microsoft Teams is, als onderdeel van Office 365 in bedrijven of omdat het nu vanwege corona gratis te gebruiken is, een veelgebruikte oplossing voor videovergaderen. Hoe gebruikt u Teams het best?

De gratis versie van Microsoft Teams ( https://www.microsoft.com/nl-nl/microsoft-365/microsoft-teams/group-chat-software ) biedt normaal alleen tekstchat. Wegens het coronavirus kan iedereen zes maanden lang gratis de premiumversie van Teams gebruiken ( https://bit.ly/34HZmyh ), inclusief videovergaderen.

Nodig gesprekspartners uit

U kunt vanuit Teams zelf of (bij gebruik van Office 365) vanuit Outlook een uitnodiging tot deelname aan een Teams-videogesprek versturen. Ook externe gasten uitnodigen kan door hun e-mailadres in te vullen. Deze externe gasten kunnen via de URL in de uitnodiging direct deelnemen aan de vergadering vanuit hun browser (Deelnemen op het web) of vanuit de Teams-app (Microsoft Teams openen) als ze deze geïnstalleerd hebben. Bij gebruik in de browser zijn de interactiemogelijkheden wel wat beperkter.

Let op.  De externe gesprekspartners worden eerst in een wachtlobby gezet, alvorens ze aan het videogesprek kunnen deelnemen. Vergeet als organisator van het gesprek niet om hen tijdig toe te voegen (klik in de balk met gespreksopties op het ‘mannetjes’-pictogram) of ze kunnen niet aan het videogesprek deelnemen.

Voer vlot chatgesprekken

Soms is er geen volwaardig videogesprek nodig en volstaat een tekstchat. Activeer dan het chatvenster en kies iemand uit de lijst van uw recente gesprekspartners of klik op het chat-icoontje (vierkantje met stylus) om een nieuwe gesprekspartner uit te nodigen. Tijdens het chatten kunt u op elk moment een video- of audiogesprek met deze persoon opstarten door rechts bovenaan op de videocamera of het telefoontje te klikken. Tip.  Vergeet niet dat er Android- en iOS-apps van Teams bestaan. Voor chatgesprekken met collega’s via de smartphone hoeft u dus niet WhatsApp of Messenger te gebruiken: zo houdt u persoonlijke en professionele chats gescheiden.

Neem een sessie op

Als uw bedrijf bij zijn Office 365-licentie ook een licentie heeft op Microsoft Stream ( https://docs.microsoft.com/nl-nl/stream/overview ), dan kunt u uw Teams-sessie opnemen en in de cloud bewaren. Klik op de drie puntjes in de balk en kies Opname starten . Deelnemers aan een sessie krijgen daarover wel een waarschuwing. Zo’n opname kan interessant zijn om een livegebeurtenis of een voorlichtingssessie te bewaren voor later gebruik.

Verberg uw achtergrond

Wilt u vermijden dat gesprekspartners de inrichting van uw thuisbureau of voorbijlopende gezinsleden kunnen zien, activeer dan de optie om uw achtergrond te vervagen. Klik op de drie puntjes en kies Video starten met achtergrondvervaging . Heeft u last van hinderlijk achtergrondgeluid tijdens de vergadering? In het deelnemersoverzicht kunt u als organisator van de vergadering het geluid van één of alle deelnemers dempen. De deelnemer kan het dempen van zichzelf natuurlijk nog altijd ongedaan maken.

Lessen en demo

Kijk op https://bit.ly/2VeYduU voor een paar goede Nederlandstalige lessen over het gebruik van Teams. Een Engelstalige handleiding vindt u op https://bit.ly/2VD5zr6 . Een Engelstalige algemene demo vindt u op https://teamsdemo.office.com .

Gebruik Microsoft Teams als professionele tool om online vergaderingen en videogesprekken te houden. Zelfs voor privégebruik kunt u Teams eventueel inzetten omdat de tool tijdelijk gratis is, ook voor videogesprekken.

Contactgegevens

Larcier-Intersentia | Tiensesteenweg 306 | 3000 Leuven

Tel.: 0800 39 067 | Fax: 0800 39 068

contact@larcier-intersentia.com | www.larcier-intersentia.com

 

Maatschappelijke zetel

Lefebvre Sarrut Belgium NV | Hoogstraat 139 - Bus 6 | 1000 Brussel

RPM Bruxelles | TVA BE 0436.181.878