Thuiswerk in coronatijden: wat met telewerkvergoedingen?

Verplicht van thuis uit werken

Zeker niet overal ingeburgerd. In het kader van de maatregelen genomen door de Nationale Veiligheidsraad is thuiswerk momenteel verplicht bij alle niet-essentiële bedrijven, voor alle personeelsleden wiens functie zich ertoe leent en dat alvast tot 19 april. Hierdoor moeten heel wat personeelsleden momenteel voltijds telewerken.

Zorgt voor vragen. Voor veel ondernemingen is dit thuiswerk een nieuw gegeven. Dat maakt ook dat er vaak (nog) geen officieel beleid uitgewerkt is. Een aantal vragen dienen zich dan ook aan...

Wat met een onkostenvergoeding? Dat is een van de vragen. Kan er voor dit tijdelijk thuiswerk al dan niet een belastingvrije vergoeding toegekend worden aan de werknemers voor de extra bureaukosten die voor de werkgever een aftrekbare kost is? Denk daarbij bv. aan de inrichting en het gebruik van een bureau, het kantoormateriaal, de nutsvoorzieningen zoals water, elektriciteit en verwarming, onderhoud, verzekering, enz.

Rulingdienst komt tegemoet

Inspelen op deze vraag. Om snel in te kunnen spelen op deze nieuwe situatie en de werkgevers rechtszekerheid te geven, biedt de Rulingdienst nu een ontwerpaanvraag ‘Inzake kosten eigen aan de werkgever voor thuiswerk in het kader van de regeringsmaatregelen voor Covid-19’ ter beschikking via de volgende link: https://www.ruling.be/nl/nieuws/aanvraag-thuiswerk-covid-19 .

Vergoeding van € 126,94/maand mogelijk. Concreet zal de Rulingdienst het forfaitair bedrag dat de RSZ aanvaardt van € 126,94/maand ook fiscaal aanvaarden voor alle werknemers (ongeacht de categorie) die moeten thuiswerken omwille van de nationale veiligheidsmaatregelen. De (hogere) belastingvrije en aftrekbare vergoeding is tijdelijk, namelijk zolang de betrokken veiligheidsmaatregelen van kracht blijven.

Hoe gaat u te werk? U vult de ontwerpaanvraag in voor uw concrete situatie en stuurt die dan elektronisch naar dvbsda@minfin.fed.be . De kantoren van de Rulingdienst zijn tijdens deze periode ook gesloten, maar de dienst blijft wel elektronisch en telefonisch bereikbaar (0257/938 00).

Doen of niet?

Al moeilijk genoeg zo... In tijden van lagere omzet is een dergelijke regeling misschien niet onmiddellijk aan de orde. Niettemin gelden dezelfde regels ook voor bedrijfsleiders. Ook als zaakvoerder kan uw vennootschap u dus een dergelijke (hogere) telewerkvergoeding toekennen, die aftrekbaar is bij uw vennootschap en niet belastbaar bij u.

Een goedkoper alternatief? U zou eventueel ervoor kunnen opteren om te kiezen voor de vergoeding voor het gebruik van een privé-pc en privé-internetverbinding. De (tijdelijke) telewerkvergoeding heeft nl. enkel betrekking op de terugbetaling van bureaukosten. Voor de terugbetaling van kosten voor het gebruik van uw privé-pc en privé-internetverbinding gelden op fiscaal gebied afzonderlijke, vaste forfaits van elk € 20 per maand (Ci.RH. 241/616.975 van 16.01.2014) , dus € 40 per maand in totaal.

Tip.  Deze vergoeding van € 40 mag desgevallend gecombineerd worden met de telewerkvergoeding van € 126,94.