Tools die telewerken in coronatijden vergemakkelijken!

Communiceren via een platform

Welk platform kiezen?

De voorbije jaren hebben veel bedrijven al de weg gevonden naar professionele platformen zoals Slack ( https://www.slack.com ), Webex ( https://www.webex.com ), Microsoft Teams ( https://teams.microsoft.com ) en Asana ( https://www.asana.com ). Die bieden allerlei mogelijkheden om met collega’s te communiceren, bestanden te delen, afzonderlijke teams en projectgroepen in te stellen, enz.

Tip.  Bent u zelf nog op zoek naar een geschikte tool? De website Remote Starter Kit ( https://www.remotestarterkit.com ) zet u op weg met een selectie van geteste webdiensten. Ze zijn ingedeeld volgens doel: communicatie, samenwerking, office, ...

Wist u trouwens dat Facebook ook een zakelijke variant heeft: Workplace ( https://www.workplace.com )? Die is gratis te gebruiken tot max. 50 verschillende teams.

Tip.  Een belangrijke troef ten opzichte van de concurrerende tools is het feit dat u en uw collega’s wellicht al vertrouwd zijn met de privévariant van Facebook. Dat verlaagt de instapdrempel gevoelig.

Videovergaderen met collega’s

Slack, Webex en Microsoft Teams laten u ook vlot videovergaderen met behulp van uw (laptop)microfoon en een webcam. Bent u op zoek naar een aparte tool hiervoor, overweeg dan het gebruiksvriendelijke Zoom ( https://www.zoom.us ). Met de gratis formule komt u naar onze mening al een heel eind.

Let op!  Zoom lag recentelijk onder vuur vanwege vermoedelijke veiligheidslekken. Gebruik zo’n tool dus nooit voor vertrouwelijke meetings.

Tip.  Vergeet niet dat ook populaire apps zoals Skype ( https://www.skype.com ), WhatsApp ( https://www.whatsapp.com ) en Facebook ( https://www.messenger.com ) vaak volstaan voor een videochat.

Samenwerken en brainstormen

Samenwerken aan een document

In de cloud samenwerken aan eenzelfde document kan bv. via de ‘delen’-functie in Microsoft Office 365 ( https://www.office.com ). Met Google Docs ( https://docs.google.com ) haalt u zelfs een volledig gratis alternatief in huis met vergelijkbare ‘sharing’-mogelijkheden. Handig is dat u meteen ziet wat andere personen in een gedeeld document aanpassen.

Tip.  Gebruikt u Dropbox voor cloudopslag? Weet dan dat u met Dropbox Paper ( https://paper.dropbox.com ) eveneens gratis documenten maakt die u kunt delen met anderen. Daarin kunt u zelfs allerlei inhoud van andere cloudplatformen integreren.

Brainstormen over ideeën

Zoom biedt u een virtueel whiteboard om ideeën uit te wisselen met collega’s. Een aparte tool daarvoor is Draw.Chat ( https://www.draw.chat ). Op dat bord kunt u vlotjes schetsen en bestanden toevoegen. Deze plek krijgt een webadres dat u deelt met uw collega’s. Die zien alles in realtime en kunnen zelf bijdragen leveren. Chatten, notificaties sturen en spraak- of videoconversaties voeren is eveneens mogelijk. U kunt Draw.Chat gratis gebruiken, zonder registratie.

Bij FlockDraw ( http://www.flockdraw.com ) is registratie evenmin vereist. Aan de hand van een pen, een gom en enkele andere functies visualiseert u hier uw ideeën. Zodra u het webadres van de virtuele ruimte gedeeld heeft, kunnen anderen uw uiteenzetting live volgen, maar ook toevoegingen aan uw ontwerp doen. Ook hier is een handige chatmodule voorzien.

Let op!  U moet wel de Flash Player in uw browser activeren en die technologie is wat achterhaald.

Stormboard ( https://www.stormboard.com ) werkt met notitieblaadjes waarop u teksten, grafische bestanden, documenten en YouTube-video’s plakt. Ook schetsen maken en uw gedachten groeperen in indexkaarten is mogelijk. Andere collega’s nodigt u uit via de ‘share’-knop. Zij kunnen uw ideeën dan becommentariëren, hun stem uitbrengen en nieuwe ideeën toevoegen. U kunt zelfs opdrachten toekennen aan collega’s. Alle betrokkenen krijgen elke wijziging in realtime te zien. Live chatten is eveneens mogelijk.

Ook IDroo ( https://www.idroo.com ) biedt u na registratie een gratis whiteboard met de vertrouwde tools zoals een pen, een gom en grafische vormpjes. U vindt er zelfs symbolen om documenten, afbeeldingen en grafieken te integreren. IDroo heeft ook een interne chatfunctie. Extra handig is dat u bij het delen van uw whiteboard de rechten van uw collega’s kunt instellen: ‘alleen kijken’ of ‘ook aanpassen’.

Let op!  Weet wel dat dit niet kan per persoon: dezelfde rechten gelden dus voor iedereen.

Ook met MURAL ( https://www.mural.co ) voegt u aan een virtueel bord tekstvakken en notitiebriefjes, commentaren, vormen en verbindingen, symbolen, afbeeldingen en documenten, websites, enz. toe. Er is ook een interne chatfunctie voorzien en er kan anoniem gestemd worden op de aangereikte ideeën. Zo kunt u met 50 mensen tegelijk samenwerken en brainstormen. U betaalt hiervoor na gratis uitproberen slechts $ 12/maand.

Tip.  De rechten van de deelnemers (‘can see’ of ‘can edit’) kunt u hier per persoon instellen.

Rondleiden op een website

Wilt u een collega iets tonen of hem rondleiden op een website? In dat geval kunt u Surfly ( https://www.surfly.com ) inschakelen. Nadat u zich hier geregistreerd heeft, plakt u in de daartoe voorziene ruimte het adres van de bewuste site. U krijgt dan een link die u deelt met de andere collega. Die ziet in realtime alles wat u op de website doet: hoe u uw muiscursor beweegt, waarop u klikt, ... U kunt ook (video)chatten, aantekeningen op de site maken en de controle overdragen. Na de gratis proefperiode betaalt u € 16 euro/maand.

Meekijken of computer overnemen

Meekijken op een scherm

Andere tools gaan nog een stapje verder en laten toe om uw hele computerscherm te delen. Dat kan in Zoom, maar ook met Screenleap ( https://www.screenleap.com ). Alles gebeurt hier via de internetbrowser, maar er moet wel eerst nog een stukje software geïnstalleerd worden. De gratis versie kunt u gedurende 40 minuten per dag gebruiken. Screenleap kan overigens in Slack geïntegreerd worden.

Tip.  Weet ook dat Skype een handige ‘screen sharing’-functie in huis heeft.

Een computer overnemen

TeamViewer. Wanneer een collega computerproblemen heeft, leidt telefonische ondersteuning vaak tot frustraties. Handiger is dat u via uw pc tijdelijk toegang krijgt tot de zijne, zodat u het euvel zelf kunt bekijken en – hopelijk – oplossen. Dat kan met Zoom of via TeamViewer ( https://www.teamviewer.com ). De benodigde software moet weliswaar op beide computers geïnstalleerd worden. Toegang tot het andere apparaat krijgt u via een wachtwoord of een code.

Chrome Remote Desktop. Gebruiken u en uw collega’s Google Chrome als internetbrowser, dan kunt u ook Chrome Remote Desktop ( https://remotedesktop.google.com ) overwegen. Deze oplossing bestaat uit enerzijds een programma dat u moet installeren op beide computers en anderzijds een browserextensie. Heeft uw collega externe hulp nodig, dan klikt hij op het nieuwe icoontje naast het adresveld. Hiermee kan hij een cijfercode genereren die gedurende vijf minuten geldig blijft. Die gebruikt u dan om op zijn computer in te loggen.

Tip.  Bij deze tools is externe ondersteuning in beide richtingen mogelijk.