E-MAIL - E-MAILSOFTWARE - 28.05.2020

Breid Outlook uit met extra tools

Met de vele ingebouwde opties kunt u Outlook al vrij goed naar uw hand zetten. Maar wist u dat u Outlook ook verder kunt uitbreiden met add-ins?

Hoe werkt het?

Door invoegtoepassingen of add-ins te installeren, voegt u allerlei nieuwe functies toe aan Outlook. Dergelijke add-ins vindt u vooral in de Office Store, die u vindt via het Outlook-menu Bestand , Invoegtoepassingen beheren (of ga naar https://bit.ly/2z5mVW7 ). Via hetzelfde menu kunt u add-ins ook weer verwijderen. In de Office Store moet u zich eerst aanmelden met uw Microsoft-account of e-mailaccount. U vindt er zowel gratis add-ins als add-ins waarvoor u moet betalen. Buiten de Office Store worden er ook add-ins aangeboden door ontwikkelaars. U kunt deze op hun website downloaden. Tip 1.  U kunt alleen add-ins toevoegen wanneer u Outlook gebruikt in combinatie met een Exchange-mailaccount (bijv. een zakelijk account, een Office 365-account of een outlook.com-account). Werkt u bijv. met een Gmail-account in Outlook, dan zijn add-ins niet beschikbaar. Tip 2.  Sommige add-ins werken niet alleen in de gewone Outlook app, maar ook in Outlook.com en in de mobiele versie van Outlook. Tip 3.  De hiernavolgende add-ins zonder weblink vindt u allemaal in de Office Store.

Taal en tekst

Translator for Outlook voegt een knop Translate Message toe aan Outlook. Wanneer u een mail ontvangt in een vreemde taal, hoeft u slechts op deze knop te klikken om het bericht te vertalen naar een taal van uw keuze. Template Phrases is handig om een set standaardantwoorden (sjablonen, templates) op te bouwen. Zo kunt u veel terugkerende vragen snel beantwoorden. Text Lightning ( https://xequte.com/textlightning/Index.html ) onthoudt zelf de tekstfragmentjes die u vaak gebruikt en laat ze u met enkele clicks hergebruiken in nieuwe berichten. Grammarly ( https://www.grammarly.com/office-addin ) verifieert de spelling en grammatica van uw berichten.

Agenda en taken

FindTime breidt de agendafuncties van Outlook uit. Het zoekt voor u een geschikt tijdstip waarop een hele groep mensen beschikbaar is voor een vergadering. U krijgt een aantal voorstellen en de uitgenodigde deelnemers kunnen stemmen op de momenten die voor hen het best passen. Een gelijkaardige add-in is FreeBusy Scheduling Assistant . Outlook heeft zelf enkele functies om mails in taken om te zetten, maar MeisterTask biedt een volledig taakbeheer en laat teams samenwerken rond taakborden. Een goed alternatief is de add-in van Trello .

Diensten koppelen

Populaire diensten bieden vaak een Outlook add-in aan, zodat u ze rechtstreeks kunt aanspreken in Outlook. Zo kunt u met de Evernote -add-in e-mails of bijlagen bij deze notitiedienst opslaan of bestaande notities als bijlage aan een e-mail toevoegen. Met de add-in van Dropbox wisselt u bestanden uit tussen Outlook en uw Dropbox-opslag. Met de add-in van Zoom kunt u afspraken voor videovergaderingen plannen in de agenda van Outlook.

Handige hebbedingen

Probeer Custom Signatures om verschillende signaturen te maken en toe te voegen naargelang de contactpersoon. DocSend en Send Anyware zijn ideaal als u bestanden wilt versturen die te groot voor een bijlage. Boomerang geeft u de sluimerknop die Outlook anders niet heeft en daar bovenop enkele tools om berichten op te volgen.

Voeg met enkele add-ins voor Outlook ontbrekende functies toe (vertalen van e-mails, e-mailtemplates, vergaderingen plannen, etc.) of koppel andere diensten (Evernote, Zoom, etc.) aan Outlook.

Contactgegevens

Larcier-Intersentia | Tiensesteenweg 306 | 3000 Leuven

Tel.: 0800 39 067 | Fax: 0800 39 068

contact@larcier-intersentia.com | www.larcier-intersentia.com

 

Maatschappelijke zetel

Lefebvre Sarrut Belgium NV | Hoogstraat 139 - Bus 6 | 1000 Brussel

RPM Bruxelles | TVA BE 0436.181.878