ACTUALITEIT - VENNOOTSCHAP - 19.05.2020

Hoe organiseert u uw algemene vergadering in coronatijden?

Zelfs in coronatijden moet elke vennootschap of vereniging een jaarvergadering organiseren. Kan dat ook vanop afstand, nu fysiek samenkomen nog altijd moeilijk ligt? Kunt u uw jaarvergadering eventueel uitstellen?

Wanneer moet het precies?

Afsluiting boekjaar

Vennootschappen en verenigingen zijn verplicht om hun boekjaar 2019 correct af te sluiten. De bijeenroeping van de algemene vergadering van de aandeelhouders hoort daarbij.

Tip.  Welke precies de verplichtingen zijn volgens het vernieuwde Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (WVV), leest u bv. op EY Law ( https://bit.ly/3ezYSOZ ).

Zes maanden tijd

In principe moet u de jaarvergadering houden binnen de zes maanden na de afsluitdatum van het boekjaar. Omdat het boekjaar meestal overeenkomt met het kalenderjaar, moet dit voor de meeste vennootschappen gebeuren vóór 30 juni. In de statuten vindt u alle details terug. In de praktijk zijn dat dikwijls slechts papieren vergaderingen, maar als alle aandeelhouders fysiek samenkomen, dan ligt dat in coronatijden niet voor de hand. Wat zijn de mogelijkheden?

De vergadering uitstellen?

Kan dat?

In principe kan het bestuursorgaan tijdens de algemene vergadering beslissen om die met hoogstens drie weken te verdagen. Echter, vermits u die beslissing moet nemen op de jaarvergadering zelf, schiet u daar door de verplichte ‘social distancing’-maatregelen niets mee op.

Op voorhand uitstellen?

Dat kan ook. De beslissing daartoe moet genomen worden door alle aandeelhouders bij unanimiteit, maar goed... vermits het uitstel gebeurt in het kader van de coronacrisis, zullen de aandeelhouders daarover wellicht niet moeilijk doen.

Tot tien weken extra uitstel door coronacrisis

Minister van Justitie Koen Geens heeft middels een volmachtbesluit (KB nr. 4, BS 09.04.2020) een regeling uitgewerkt die de organisatie van algemene vergaderingen tijdelijk versoepelt. Daardoor krijgt u nu meer flexibiliteit. Een optie is alvast: de vergadering met maximaal tien weken uitstellen.

Tip.  Sloot u uw boekjaar af op 31 december 2019, dan kan de jaarvergadering dus uiterlijk tot (30 juni + tien weken =) 8 september 2020 uitgesteld worden.

Periode werd verlengd

De versoepelde regeling gold initieel enkel voor vennootschappen die (volgens de statuten) hun algemene vergadering hielden in de periode van 1 maart 2020 t.e.m. 3 mei 2020 of die binnen deze termijn de oproeping verstuurden.

Tip.  Minister Geens besliste intussen om die periode te verlengen tot 30 juni 2020.

Een digitale vergadering?

Statuten en volmachtbesluit

Mogelijk vermelden de statuten van uw vennootschap of vereniging ook de mogelijkheid om de algemene vergadering vanop afstand te houden, bv. schriftelijk of digitaal via een videoconferentie.

Tip 1. Vindt u daar niets van terug in de statuten? Geen nood: het volmachtbesluit van minister Geens vermeldt expliciet dat een virtuele jaarvergadering in deze uitzonderlijke periode altijd mag, dus ook als die optie niet in uw statuten vermeld is.

Tip 2. Een Q&A over de regeling van algemene vergaderingen in coronatijden vindt u via deze link: https://cdn.nimbu.io/s/1jn2gqe/channelentries/g3brykc/files/Q_A.pdf?g5i8lww .

Hoe videovergaderen?

Zoom, Skype, Microsoft Teams, ...

Sinds de uitbraak van de coronacrisis is Zoom ( https://www.zoom.us ) in een mum van tijd uitgegroeid tot een uiterst populaire oplossing voor videovergaderingen. Deze tool kreeg wel kritiek omwille van beveiligingsissues, maar met de nieuwste versie beloven de makers meer zekerheid. Alternatieven voor Zoom zijn bv. Skype ( https://www.skype.com/nl/features/group-video-chat/ ), Microsoft Teams ( https://bit.ly/3eDG0in ) en Cisco Webex ( https://www.webex.com/video-conferencing ).

Tip.  Een goede bespreking van deze en andere video conference tools vindt u bij The Verge ( https://bit.ly/3eEamRB ).

Zo garandeert u een vlot verloop

In de praktijk loopt zo’n videoconferentie evenwel niet altijd op rolletjes, zeker wanneer de computer of de verbinding niet optimaal is. Gebruik bij voorkeur een headset, sluit alle computertoepassingen die u niet nodig heeft en vraag al uw collega’s (of huisgenoten) om de internetconnectie niet onnodig te belasten tijdens uw meeting. Op LinkedIn ( https://bit.ly/3a6Kds2 ) vindt u nog meer tips die een vlotte communicatie moeten garanderen. Kijk ook eens bij AD ( https://bit.ly/2zgeLdr ) en AG Connect ( https://bit.ly/3akMMpB ).

Tip.  Om achtergrondgeluiden te elimineren, is Krisp ( https://www.krisp.ai ) interessant. Deze ‘noise cancelling’ tool werkt als desktopapplicatie of browserextensie samen met elke videovergadertool.

Ondersteunende webtools

Er bestaan handige webtools waarmee u (zelfs met meerdere personen) vooraf de agendapunten kunt opstellen en delen met de genodigden. Ook tijdens de vergadering de notulen nemen en die nadien verspreiden, is hiermee meestal mogelijk.

Tip.  Zo’n tool is niet alleen nuttig voor uw algemene vergadering, maar ook voor andere meetings. Dat is geen overbodige luxe nu vergaderen vanop afstand meer en meer de nieuwe norm zal worden.

Meetin.gs

Met Meetin.gs ( http://www.meetin.gs/nl ) kunt u alvast een briefing opstellen en die bezorgen aan alle aandeelhouders. Extra documenten of andere bestanden toevoegen kan daarbij. De personen die u via deze tool rechtstreeks uitnodigt, kunnen meteen hun aanwezigheid bevestigen. De rechtstreekse link met de Google- of Outlook-agenda moet dubbele boekingen vermijden. Zij kunnen desgewenst ook zelf agendapunten toevoegen. Ook voor, tijdens en na de meeting kan iedereen commentaren geven. Na 30 dagen gratis uitproberen betaalt u € 9/maand of € 95/jaar.

Minute

Minute ( http://www.getminute.com ) laat u eveneens deelnemers uitnodigen, samen de agendapunten opstellen en de nodige documenten verzamelen. Tijdens de vergadering krijgt iedereen toegang tot alle info en ook na de meeting kunt u alles blijven opvolgen. De integratie met o.a. Outlook, Dropbox, Google Drive en OneDrive is een extra troef. Na een maand gratis testen betaalt u per gebruiker ongeveer € 2,50/maand.

Minutes.io

Minutes.io ( http://www.minutes.io ) laat u op een wel heel toegankelijke manier notulen nemen van de vergadering. In een overzichtelijk sjabloon met automatische aanvulling noteert u alle agendapunten en beslissingen (daarvoor is zelfs geen internetconnectie nodig). Het resultaat kan daarna doorgemaild worden naar alle aanwezigen. Minutes.io is gratis te gebruiken, zonder enige vorm van registratie. Voor zo’n € 8,50/maand of een kleine € 65/jaar worden alle notulen ook online bewaard en kunt u uw bedrijfslogo integreren.

Less Meeting

Ook Less Meeting ( http://www.lessmeeting.com ) voorziet een link met Outlook- en Google-agenda’s en laat u agenda- en actiepunten opstellen, doelstellingen definiëren en bijlagen uploaden. De deelnemers krijgen vooraf een beknopte versie. Tijdens de meeting maakt u notities, bewaart u ze en verdeelt u ze onder in aandachtspunten, beslissingen en actiepunten (incl. eventuele deadlines). De status ervan kunt u daarna blijven opvolgen. Na 14 dagen gratis uitproberen betaalt u € 11/maand, ofwel $ 55/maand wanneer u de tool binnen een team tot tien mensen wilt gebruiken.

Stratsys Meetings

Stratsys Meetings ( https://www.stratsys.com/stratsys-meetings ) gaat nog een stap verder en laat u ook to-dolijsten met verantwoordelijken en deadlines opstellen én reminders instellen. Dat kan gratis gedurende 30 dagen; daarna betaalt u minstens zo’n € 28/maand.

Omwille van de coronacrisis mag u uw algemene vergadering dit jaar digitaal organiseren, ook al voorzien uw statuten deze mogelijkheid niet. Dat kan met behulp van een video conference tool zoals Zoom, Skype of Microsoft Teams. Overweeg ook een extra ondersteunende webdienst zoals Meetin.gs of Minute.

Contactgegevens

Larcier-Intersentia | Tiensesteenweg 306 | 3000 Leuven

Tel.: 0800 39 067 | Fax: 0800 39 068

contact@larcier-intersentia.com | www.larcier-intersentia.com

 

Maatschappelijke zetel

Lefebvre Sarrut Belgium NV | Hoogstraat 139 - Bus 6 | 1000 Brussel

RPM Bruxelles | TVA BE 0436.181.878