RECHT - 19.05.2020

Hoe zorgt u ervoor dat u zich ook effectief op uw algemene voorwaarden kunt beroepen?

Het is vanzelfsprekend belangrijk dat u zich bij een discussie op uw algemene voorwaarden kunt beroepen tegenover uw contractspartij. Moet u bij elke transactie aan uw klant vragen om zijn akkoord met uw algemene voorwaarden te bevestigen? Volstaat het om uw algemene voorwaarden alleen maar op uw website te plaatsen? Is het voldoende dat uw klant uw factuur niet protesteert om te kunnen zeggen dat hij ook akkoord ging met uw algemene voorwaarden? Wat als een anderstalige klant beweert dat hij uw algemene voorwaarden niet begrijpt?

Algemene voorwaarden

Belang

Als u met uw klant een discussie krijgt, dan zal u allicht willen teruggrijpen naar uw algemene voorwaarden om het gelijk aan uw kant te krijgen. In uw algemene voorwaarden zullen nu meestal een aantal bepalingen staan die sterk in uw voordeel zijn. Op het moment dat u zich daarop beroept, is het een ‘klassiek’ verweer van de andere partij om te zeggen dat uw voorwaarden niet gelden omdat hij die… zogenaamd niet aanvaard heeft.

Als dit argument ook effectief gevolgd wordt, zal de rechter uw voorwaarden inderdaad terzijde schuiven en zeggen dat die niet gelden. U valt dan terug op de ‘normale’ wettelijke regeling. Dit kan dan bijvoorbeeld tot gevolg hebben dat de rechter bij wie u de zaak op basis van uw algemene voorwaarden aanhangig maakte, zich niet bevoegd verklaart of dat die bv. meent dat de aansprakelijkheidsbeperking die u in uw algemene voorwaarden opneemt, niet speelt.

Aanvaarding bewijzen

Als u zich op uw algemene voorwaarden wilt beroepen, dan zal u moeten kunnen aantonen dat u en uw klant het erover eens waren dat uw voorwaarden zouden gelden.

Daarvoor moet u vooreerst kunnen bewijzen dat uw klant kennisnam van uw algemene voorwaarden of daar minstens redelijkerwijze kennis van kon nemen. Dit moet dan in principe ook nog eens gebeuren vooraleer de samenwerking begon of uiterlijk op het moment van de aanvang van de samenwerking. U zal bovendien moeten aantonen dat uw klant ook akkoord ging met uw algemene voorwaarden. Dit laatste kan overigens zowel expliciet als impliciet gebeuren.

Hoe aanpakken?

Voor akkoord laten tekenen

De veiligste werkwijze bestaat erin om uw klant, vóór u met hem in zee gaat, uw algemene voorwaarden voor akkoord te laten ondertekenen. U kunt een offerte met daarbij uw algemene voorwaarden overmaken en uw klant laten tekenen dat hij akkoord gaat met de algemene voorwaarden en offerte. Op die manier bent u meteen gerust dat uw algemene voorwaarden van toepassing zullen zijn.

U kunt uw algemene voorwaarden bijvoorbeeld ook vóór aanvang van de samenwerking via mail aan de klant bezorgen en hem vragen om zijn akkoord daarmee per kerende mail te bevestigen.

Langdurige handelsrelatie

Doet u geregeld zaken met dezelfde klant, dan is het strikt gezien niet noodzakelijk om uw klant telkenmale uw algemene voorwaarden voor akkoord te laten ondertekenen. U kunt erop wijzen dat uw klant bij een langdurige handelsrelatie uw algemene voorwaarden kende en daar bij het begin van de samenwerking mee akkoord ging. Brengt u in de loop van de handelsrelatie wijzigingen aan in uw algemene voorwaarden, dan is het wel van belang om uw klant die opnieuw voor akkoord te laten ondertekenen.

Voorwaarden op de website?

Het is niet voldoende om uw algemene voorwaarden alleen maar op uw website te zetten om te zeggen dat uw klant kennisgenomen heeft van uw algemene voorwaarden of er redelijkerwijze kennis van kon nemen. Het volstaat al evenmin dat u aangeeft op uw offerte dat uw klant uw algemene voorwaarden op zijn eerste verzoek toegestuurd kan krijgen of dat hij deze kan komen inzien op uw maatschappelijke zetel.

Het is dus van belang om uw algemene voorwaarden vóór aanvang van de samenwerking effectief over te maken aan de klant.

In een b2b-relatie volstaat het wel dat u uw klant laat bevestigen dat hij kennisnam van uw algemene voorwaarden en dat hij met de inhoud ervan akkoord ging (ook al maakte u hem de voorwaarden in werkelijkheid (nog) niet over).

Geen protest?

Doet u zaken met een andere ondernemer en brengt u uw algemene voorwaarden pas voor het eerst samen met uw factuur ter kennis van uw contractspartij (omdat ze op de voor- of achterzijde van de factuur staan), dan kunt u ook soms zeggen dat uw klant daardoor gebonden is. Meer bepaald kunt u dat beargumenteren als uw klant uw factuur betaalde of die niet protesteerde.

En bij consumenten?

Als u zakendoet met consumenten, zijn de regels strikter. Bij consumenten kunt u geen aanvaarding van uw algemene voorwaarden afleiden uit een gebrek aan protest van uw factuur. U heeft dan het expliciet akkoord van uw klant nodig met uw algemene voorwaarden. Overigens zegt de wet ook (art. VI.2 WER) dat u als onderneming de consument, vooraleer die een contract met u sluit, uw verkoopsvoorwaarden moet bezorgen, die in een duidelijke en begrijpelijke taal opgesteld moeten zijn.

Ook een beding waarbij uw klant zonder meer bevestigt uw algemene voorwaarden te kennen en daarmee akkoord te gaan, is in de relatie met consumenten niet zomaar geldig. Artikel VI.83, 26° WER bepaalt immers dat elk beding dat op onweerlegbare wijze de instemming van de consument vaststelt zonder daadwerkelijke kennis daarvan, onrechtmatig is.

Wat met te kleine lettertjes?

Om te vermijden dat uw klant kan zeggen dat hij niet gebonden is door uw algemene voorwaarden, is het ook van belang om ervoor te zorgen dat die ‘leesbaar’ zijn. Zorg er dan ook voor dat uw voorwaarden niet in een al te klein lettertype of in een te vage, nauwelijks leesbare kleur op uw documenten (offertes, bestelbons, leveringsbons, facturen, ...) staan.

Zet u uw algemene voorwaarden op de achterzijde van uw documenten, verwijs er dan op de voorzijde duidelijk naar.

Verder zorgt u er maar beter voor dat uw facturen ook in een duidelijke en leesbare taal opgesteld zijn. Weet overigens dat als er een discussie ontstaat over de draagwijdte van uw algemene voorwaarden, die discussie vaak tegen u uitgelegd zal worden.

Taal

Een klassiek argument van anderstalige klanten is dat ze de taal van uw algemene voorwaarden niet kennen en dat ze er daarom niet door gebonden zijn. Weet dat een dergelijk argument niet kansloos is. Zorg er dan ook voor dat u aan uw anderstalige klant een vertaling van uw algemene voorwaarden overmaakt en dit in de taal van uw klant of minstens in een taal die deze ook begrijpt.

Voorzie meteen ook dat bij een tegenstrijdigheid tussen uw Nederlandstalige voorwaarden en de vertaling, de Nederlandstalige voorwaarden primeren.

Als uw klant op dit vlak een discussie voert, dan kunt u nog altijd trachten te bewijzen dat uw klant de algemene voorwaarden wel degelijk begreep (ook al waren die niet in zijn taal opgemaakt). U kunt dat bijvoorbeeld bewijzen met briefwisseling, mails en diens meer waaruit blijkt dat uw klant voldoende kennis heeft van de taal waarin uw algemene voorwaarden opgesteld zijn.

Opdat uw algemene voorwaarden tegenstelbaar zouden zijn aan uw klant, moet u bewijzen dat uw klant er kennis van had, ten laatste op het moment van de aanvang van de samenwerking, of er minstens redelijkerwijze kennis van kon hebben. U moet ook kunnen aantonen dat uw klant akkoord ging met uw voorwaarden. Het volstaat daarbij niet om uw voorwaarden enkel op uw website te zetten en ernaar te verwijzen. Protesteert een b2b-klant uw factuur met daarop uw algemene voorwaarden niet, dan kunt u zeggen dat de klant uw algemene voorwaarden aanvaardde. Zorg er wel voor dat uw voorwaarden in een duidelijke en voor uw klant begrijpelijke taal opgesteld zijn en dat ze in een niet te klein lettertype afgedrukt worden.

Contactgegevens

Larcier-Intersentia | Tiensesteenweg 306 | 3000 Leuven

Tel.: 0800 39 067 | Fax: 0800 39 068

contact@larcier-intersentia.com | www.larcier-intersentia.com

 

Maatschappelijke zetel

Lefebvre Sarrut Belgium NV | Hoogstraat 139 - Bus 6 | 1000 Brussel

RPM Bruxelles | TVA BE 0436.181.878