Jaarvergaderingen in tijden van corona: elektronisch vergaderen of uitstel mogelijk

Vergaderen in tijden van corona

Digitaal, op papier of uitstel

De regering heeft enkele maatregelen genomen opdat bedrijven meer tijd krijgen om de jaarafsluitingen af te ronden. Dit om onder meer de ‘social distancing’-regels te kunnen respecteren, zonder daarbij de rechten van de aandeelhouders te frustreren. De regeling is uitgewerkt in het KB nr. 4 van 9 april 2020 houdende diverse bepalingen inzake mede-eigendom en het vennootschaps- en verenigingsrecht in het kader van de strijd tegen de COVID-19-pandemie (BS 09.04.2020, art. 4 e.v.) . De vennootschapsrechtelijke coronamaatregelen golden oorspronkelijk van 1 maart tot en met 3 mei 2020, maar zijn ondertussen verlengd tot 30 juni 2020 bij KB van 28 april 2020 (BS 29.04.2020) .

Vergadering van het bestuursorgaan

De bestuurders hebben dankzij het KB twee mogelijkheden. Ofwel besluiten de bestuurders unaniem schriftelijk, ofwel wordt er vergaderd via elektronische weg (bv. videoconferencing).

Impact coronacrisis

Belangrijk om te weten, zeker sinds de inwerkingtreding van het nieuwe Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (WVV). Zo geldt deze maatregel niet enkel in het kader van de voorbereiding van de jaarafsluiting, maar kan deze ook ingeroepen worden voor andere vergaderingen van het bestuursorgaan. De coronacrisis zou immers een impact kunnen hebben op de continuïteit van de vennootschap. Artikel 2:52 WVV stelt immers dat het bestuursorgaan moet beraadslagen in het kader van de alarmbelprocedure. Deze beraadslaging kan dus bv. ook via videoconferencing gebeuren.

Coronaregels algemene vergadering

De algemene vergaderingen die in principe vóór 30 juni 2020 bijeengeroepen moeten worden (of reeds bijeengeroepen zijn), kunnen ook van de tijdelijke coronaregels gebruikmaken:

• de vergadering kan uitgesteld worden met maximaal tien weken na de uiterste wettelijke datum (i.e. 30 juni 2020 + tien weken = 8 september 2020, indien boekjaar = kalenderjaar); of
• de vergadering vindt plaats op de voorziene datum, maar verloopt op elektronische wijze, of op papier – al dan niet in combinatie met stemmen per volmacht. Zelfs indien de statuten zo’n uitzondering niet voorzien, mag hier uitzonderlijk toch gebruik van gemaakt worden.

Belangrijk om te weten is dat uitstel dus mogelijk is, zelfs als de algemene vergadering al bijeengeroepen werd.

Alarmbelprocedure

Geen uitstel mogelijk

Het corona-uitstel geldt echter niet voor vergaderingen in het kader van de ‘alarmbelprocedure’. Elektronische stemvoering kan wel, maar uitstel dus niet.

De alarmbelprocedure moet ingezet worden wanneer de financiële toestand van de vennootschap precair wordt. Art. 2:52 WVV verplicht de bestuurders om te beraadslagen over maatregelen die genomen moeten worden om de continuïteit van de economische activiteit voor een minimumduur van twaalf maanden te vrijwaren wanneer gewichtige en overeenstemmende feiten de continuïteit van de onderneming in het gedrang brengen.

Dubbele test voor BV (en CV)

Onder het nieuwe WVV worden deze gewichtige feiten voor de BV (en de CV) anders ingevuld dan vroeger. Voortaan moet een dubbele test gevoerd worden, die ook geldt bij vermogensuitkeringen aan de aandeelhouders. Het bestuursorgaan moet de algemene vergadering bijeenroepen in de volgende gevallen:

• Balanstest: of de nettoactieftest: indien het nettoactief negatief dreigt te worden of negatief geworden is;
• Liquiditeitstest: indien niet langer vaststaat dat de vennootschap volgens de redelijkerwijs te verwachten ontwikkelingen in staat zal zijn nog minstens twaalf maanden haar schulden te voldoen naarmate ze opeisbaar worden.

Geen liquiditeitstest voor NV

Bij de NV geldt de liquiditeitstest niet, hiervoor zou het minimumkapitaal voldoende zekerheid moeten bieden. Het bestuursorgaan moet cf. de wet dus enkel de balanstest voeren. Natuurlijk doen de bestuurders er goed aan om alsnog voldoende andere testen te doen om de financiële toestand op te volgen.

Bijzonder verslag en bijeenroeping AV

Het bestuursorgaan moet een bijzonder verslag opmaken en moet de algemene vergadering (AV) binnen de twee maanden bijeenroepen. In het verslag geeft het bestuursorgaan aan hoe de continuïteit verzekerd wordt, of vraagt het – in een worstcasescenario – om de vennootschap te ontbinden. Laat het orgaan na deze procedure te volgen, dan kunnen de bestuurders aansprakelijk gesteld worden!

Bestuurders van vennootschappen die in het kader van de coronacrisis menen dat de financiële toestand inderdaad precair wordt, doen er dan ook goed aan om deze regels strikt te volgen. De termijn van twee maanden is in het kader van de huidige crisis niet altijd duidelijk te interpreteren, maar men neemt beter voldoende voorzorgen om later niet aansprakelijk gesteld te worden.

Dividenduitkering?

Nieuwe testen

Heeft de coronacrisis geen zware impact op de financiën van de vennootschap en zijn er voldoende liquiditeiten om een dividend uit te keren, dan kan dit uiteraard nog steeds voorgesteld worden aan de algemene vergadering. Ook hiervoor moeten de hierboven vermelde testen uitgevoerd worden, zoals reeds in meerdere bijdragen omschreven.

Impact steunmaatregelen?

Let wel, een dividenduitkering zou uiteraard impact kunnen hebben op de al dan niet aangevraagde steunmaatregelen in het kader van corona. Zo maakte een vorig advies (Fiscaal Pro, jg. 3, nr. 7, p. 1, 23.04.2020) nog melding van mogelijk uitstel van de fiscale voorafbetalingen, maar was een van de voorwaarden dat er geen dividend uitgekeerd zou worden.

Ook indien een afbetalingsplan aangevraagd zou zijn, zou een dividenduitkering weleens roet in het eten kunnen gooien, daar het argument van noodzaak tot vrijwaring van liquiditeiten zo gecounterd zou kunnen worden. Ook zou bij een later onderzoek naar bepaalde premies (bv. compensatiepremie) weleens gesteld kunnen worden dat deze onrechtmatig betaald zouden zijn daar de noodzaak tot steun niet voorhanden was. Voorzichtigheid is altijd troef, maar ditmaal is een gewaarschuwd bestuurder er toch meer dan twee waard...