Juiste gegevens op factuur naar buitenland!?
Goederen verkopen aan btw-plichtige. In principe moet uw BV(BA) dan Belgische btw rekenen. Wanneer uw BV(BA) goederen verkoopt aan een btw-plichtige gevestigd in een andere EU-lidstaat kan dat echter zonder btw. Het gaat dan om een zgn. intracommunautaire levering.
Vervoer naar het buitenland? Dat moet uw BV(BA) eerst kunnen aantonen voor de btw-vrijstelling. De goederen moeten nl. vervoerd worden naar een plek buiten België, maar binnen de EU. Staat uw BV(BA) in voor het vervoer, dan heeft u de touwtjes in handen wat het bewijs van dat vervoer betreft. Komt de buitenlandse koper de goederen bij uw BV(BA) ophalen of doet hij daarvoor een beroep op een vervoerder, dan ligt dat al anders. U werkt daarom het best met het zgn. bestemmingsdocument waarin uw koper bevestigt dat de goederen België zullen verlaten.
Btw-nummer van uw buitenlandse klant? Dat is de tweede voorwaarde. Uw BV(BA) moet het btw-nummer van haar klant uit een andere EU-lidstaat steeds op de factuur vermelden. Vroeger werd die vermelding als een vormvoorwaarde beschouwd die al eens door de vingers gezien werd, maar sinds 01.01.2020 is dat niet meer zo! Ook de onlangs verschenen circulaire benadrukt dat (circ. 2020/C/50, 02.04.2020) .
Tip. Ga op het moment van levering steeds na of het btw-nummer van uw klant juist is via de VIES-website ( https://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/ ), ook al is het een klant aan wie u regelmatig levert.
Let op! Sinds 01.01.2020 moet uw BV(BA) de verkoop ook tijdig en correct in de zgn. intracommunautaire opgave opnemen.
Klant geeft zijn btw-nummer niet? Dan moet uw BV(BA) met Belgische btw factureren, punt andere lijn... Laat de klant achteraf zijn btw-nummer weten, dan kunt u dat nog rechtzetten door o.m. een creditnota en nieuwe factuur te maken met vermelding van het btw-nummer.
Klant laat weten dat zijn btw-nummer in aanvraag is? Ook hier geldt weer dat uw BV(BA) er dan niet onderuit kan om met Belgische btw te factureren. Dat neemt niet weg dat het achteraf wel rechtgezet kan worden middels een creditnota en nieuwe factuur.
Let op! Ten laatste op het moment van levering moet de buitenlandse klant zijn btw-nummer aangevraagd hebben.
Tip. Kan dat niet aangetoond worden, dan volstaat het dat de klant bewijst dat hij uw levering opgenomen heeft in zijn btw-aangifte als een zgn. intracommunautaire verwerving. Ook een uittreksel uit het handelsregister of jaarrekening kan volstaan om aan te tonen dat uw klant een btw-plichtige is die uw verkoop moet rapporteren in zijn btw-aangifte.