Hoe uw jaarvergadering organiseren in coronatijden?
Kan uw jaarvergadering doorgaan?
Fysiek samenkomen mag niet. Door de coronamaatregelen en de regels van social distancing is het vaak niet haalbaar om de algemene vergadering van aandeelhouders binnen vennootschappen nog gewoon te laten doorgaan. Op basis van de statuten van uw vennootschap zou u wel bv. op 19 juni 2020 uw jaarvergadering moeten houden.
Oplossing. Om daar een mouw aan te passen, werd er een volmachtenbesluit genomen (KB nr. 4, BS 09.04.2020) . Daardoor krijgt u nu meer flexibiliteit bij de organisatie van een algemene vergadering. U mag ze nl. laten doorgaan, maar evenzeer mag u ze een bepaalde tijd uitstellen.
Wie beslist daarover? Het is uiteindelijk het bestuursorgaan van uw vennootschap dat beslist hoe de algemene vergadering gehouden moet worden en/of die uitgesteld wordt.
U laat uw jaarvergadering doorgaan
Op de ‘klassieke’ manier. Dat kan voor zover u de regels van social distancing kunt naleven. Kan dat niet, dan is ook nog altijd een schriftelijke algemene vergadering mogelijk (onder de voorwaarden dat dit altijd kon).
Op afstand. Een alternatief bestaat erin om de jaarvergadering op afstand te houden via een audio- of videoconferentie waarbij de documenten eventueel via e-mail uitgewisseld worden. Ook kan er gewerkt worden met een gevolmachtigde die dan de nodige steminstructies moet krijgen.
Daarover staat niets in uw statuten? Dat kan en al zeker als uw statuten nog niet aangepast zijn aan het nieuwe vennootschapsrecht. Dat is echter geen probleem door het volmachtenbesluit dat ook daar een mouw heeft aan weten te passen. Ongeacht of uw statuten een vergadering via bv. Skype voorzien of niet, mag dat nu dus wel, zelfs als uw statuten zo’n soort vergadering uitsluiten!
Jaarvergadering wordt uitgesteld
Tot wanneer dan? U kunt de vergadering ook uitstellen. Weet daarbij dat u voor bepaalde wettelijke termijnen tien weken uitstel krijgt. Dit geldt bv. voor de verplichting om de algemene vergadering binnen zes maanden na de afsluiting van het boekjaar te houden. U krijgt al eveneens tien weken uitstel voor de verplichting om de jaarrekening van uw vennootschap binnen zeven maanden na de afsluiting van het boekjaar bij de Nationale Bank neer te leggen.
Concreet. Sloot u uw boekjaar af op 31 december 2019, dan moet de jaarvergadering in principe uiterlijk op 30 juni 2020 gehouden worden, maar ze kan nu tot 8 september 2020 uitgesteld worden. De goedgekeurde jaarrekening moet dan uiterlijk op 8 oktober 2020 neergelegd zijn.
Voor wie geldt het? Deze regeling geldt in principe voor vennootschappen die een algemene vergadering houden tussen 1 maart 2020 en 30 juni 2020 of voor vennootschappen die tussen die data een oproeping sturen voor een algemene vergadering (ook al gaat de vergadering na 30 juni door).
Let op! Hield u in de loop van maart of april al een algemene vergadering die volgens de ‘normale’ niet-coronaregels geldig was, dan blijft die geldig en kunt u ze dus niet in vraag stellen op basis van deze uitzonderingsregels.