30.09.2020: deadline om buitenlandse btw terug te vragen

De teruggaafprocedure in theorie

Even opfrissen. Betaalt u in een andere EU-lidstaat lokale btw omdat u daar bv. tankt, op hotel gaat, een training volgt, enz., dan kunt u die btw onder bepaalde voorwaarden recupereren, maar uiteraard niet via uw eigen btw-aangifte.

Terugvorderbaar? Moet u bv. op weg naar een klant in Duitsland tanken, dan is de btw op die brandstof uiteraard beroepsmatig en in principe dus ook aftrekbaar, maar... niet van de in België verschuldigde btw. U zal uw aftrekbare btw dan m.a.w. in Duitsland moeten terugvragen.

Let op 1! Vereist is dat u btw-plichtig bent en dat u dus m.a.w. recht heeft op aftrek van uw Belgische btw. Wie geen Belgische btw kan recupereren, kan dat ook niet voor buitenlandse btw.

Let op 2! Heeft u in België slechts een gedeeltelijk recht op aftrek, omdat u naast uw btw-activiteit ook nog van btw vrijgestelde activiteiten verricht, dan geldt dit ook voor de buitenlandse btw. Heeft u in België m.a.w. slechts een recht op aftrek voor 70%, dan zal u dus ook maximaal 70% van de buitenlandse btw kunnen recupereren.

Hoe recupereert u buitenlandse btw?

VAT-refund. Uw buitenlandse btw kan uw boekhouder terugvragen via een afzonderlijke Intervat-toepassing, nl. via de zgn. VAT-refund-module.

Uiterlijk 30.09! Al de buitenlandse btw die u in 2019 betaald heeft, moet hij uiterlijk 30.09.2020 terugvragen, zo niet vervalt uw recht op teruggave.

Vereist minimumbedrag. Dat is € 50 voor een aanvraag tot teruggave die betrekking heeft op een volledig kalenderjaar en per EU-lidstaat.

Per kwartaal ook mogelijk! Uw boekhouder kan ook tijdens het jaar zelf al een aanvraag tot teruggave indienen, zolang de aanvraag maar betrekking heeft op minstens drie maanden.

Let op! Een verzoek tot teruggave dat slaat op een periode van minder dan een jaar, moet wel betrekking hebben op minstens € 400 btw.

Lokale buitenlandse btw-regels. Niet de Belgische, maar de lokale buitenlandse btw-regels zijn van toepassing. De btw op brandstofkosten voor bedrijfswagen is in België bv. voor maximaal 50% aftrekbaar, maar dat is daarom niet het geval in de andere EU-lidstaten. U zit dus mogelijk sneller met een terug te vorderen buitenlands bedrag aan btw dan u op het eerste gezicht zou denken.

Let op! Het omgekeerde kan ook. Zo is de btw op taxikosten in België in principe wel aftrekbaar, maar in heel wat andere EU-lidstaten niet.

De aanvraag in de praktijk

Welke gegevens ‘ingeven’? Per lidstaat moet uw boekhouder per leverancier de nodige informatie ingeven (btw-nummer, naam, adres, factuurnummer, enz.) en de nodige codes toekennen. Zo heeft brandstof bv. de code 1, verhuur van vervoermiddelen de code 2, enz. Een kopie van de factuur moet hij enkel toevoegen indien de maatstaf van heffing (het bedrag excl. btw) meer dan € 1.000 bedraagt. Gaat het om brandstof, dan ligt die grens echter op € 250.

En daarna? De Belgische Btw zorgt ervoor dat uw aanvraag doorgestuurd wordt naar de diverse EU-lidstaten waaraan u een terugbetaling vraagt. Die lidstaten hebben in principe vier maanden de tijd om uw aanvraag goed te keuren of af te wijzen.