Als Reprobel of Unisono komt aankloppen...
Wanneer bent u een vergoeding verschuldigd aan Reprobel? Volstaat het effectief dat er in het bedrijf een of meerdere kopieermachines of printers gebruikt worden om reeds een vergoeding te moeten betalen? Met welke kostprijs moet u dan rekening houden?
Moet u daarnaast ook een vergoeding betalen aan Unisono als u muziek afspeelt in uw bedrijf en met welke spelregels moet u in dat geval rekening houden?
Reprobel
Waarover gaat het?
In principe mag u niet zomaar kopieën nemen van auteursrechtelijk beschermde werken zoals artikels uit tijdschriften of nieuwsbrieven. Om dat te mogen doen, zou u strikt genomen de auteur (of de uitgeverij) moeten contacteren en vragen onder welke voorwaarden dit toegelaten is. De auteur of de uitgeverij zou u dan een vergoeding kunnen vragen. Zij bepalen ook vrij de omvang van die vergoeding. Vanzelfsprekend is die regel in de praktijk onwerkbaar…
Vandaar dat er een wettelijke uitzondering bestaat waardoor u mits u een wettelijk vastgelegde vergoeding betaalt als bedrijf voor intern gebruik, wel kopieën mag maken van auteursrechtelijk beschermde werken.
Die vergoeding betaalt u aan Reprobel. De vergoeding die op die manier geïnd wordt, wordt vervolgens verdeeld tussen de auteurs en de uitgevers van auteursrechtelijk beschermde werken. Dat vormt voor hen een vergoeding voor het economische nadeel dat ze lijden doordat de maker van de kopieën hun werk allicht niet koopt.
Wanneer betalen?
U moet als bedrijf een dergelijke vergoeding betalen als u effectief kopieën neemt van auteursrechtelijk beschermde werken/uitgaven.
Dat begrip moet trouwens ruim geïnterpreteerd worden. Zo volstaat het dat iemand in het bedrijf bv. kopieën neemt van teksten uit kranten, huis-aan-huisbladen, vakboeken en -bladen, wetenschappelijke boeken en tijdschriften, nieuwsbrieven, contracten, enz. Allicht is dat al snel het geval.
Het is daarbij overigens om het even of u al dan niet eigenaar bent van een reproductie-apparaat (bv. een fotokopiemachine), dan wel of u dit huurt of leaset.
Hoe aangifte indienen?
Als u geen enkele kopie neemt van een auteursrechtelijk beschermd werk, dan hoeft u niets te betalen. U kunt dan een zgn. nulaangifte indienen waarna u geen factuur zal krijgen.
Zorg er wel voor dat u correct en waarheidsgetrouw antwoordt. Doet u dat niet, dan riskeert u sancties. Weet overigens dat Reprobel controleurs heeft en wettelijk bij bepaalde instanties gegevens kan opvragen.
U kunt ook een gestandaardiseerde aangifte doen. Afhankelijk van het gemiddelde reproductievolume van uw activiteitensector, betaalt u dan als vergoedingsplichtige een vast jaarbedrag van € 8, € 12 of € 20 per ‘relevante werknemer’.
Een relevante werknemers is daarbij een werknemer die regelmatig kopieën kan (laten) maken uit auteursrechtelijk beschermde bronnen.
Het aantal werknemers wordt uitgedrukt in voltijdse equivalenten (VTE). U moet deeltijdse arbeidskrachten dus omrekenen naar VTE’s.
U kunt daarnaast ook een aangifte doen op basis van het werkelijke aantal kopieën die in het bedrijf genomen werden. In dat geval betaalt u een basispaginatarief van € 0,0554 exclusief btw. Bij een laattijdige, onvolledige of onjuiste aangifte wordt dit bedrag verhoogd tot € 0,0846.
Informeer bij uw sectororganisatie
Reprobel heeft met een aantal beroepsverenigingen een kaderakkoord gesloten waarbij gunstigere tarieven overeengekomen werden. Zo kunt u bijvoorbeeld een voordeliger tarief genieten als u lid bent van Unizo. Bent u niet aangesloten bij een vereniging die een kaderovereenkomst sloot, dan is het meestal aangewezen te kiezen voor een gestandaardiseerde aangifte.
Geen formulier ontvangen?
U wordt in principe door Reprobel zelf gecontacteerd voor uw aangifte. Is dat niet het geval, dan moet u zelf contact opnemen. U kunt daarbij gebruikmaken van de website https://portal.reprobel.be/ .
Een Reprobel-licentie nemen?
U kunt ook een Reprobel-licentie nemen. Die licentie is duurder dan de vergoeding die we hierboven aangaven, maar ze biedt meer mogelijkheden. Zo mag u daarmee fotokopiëren, printen, inscannen, digitaal kopiëren, een interne mededeling doen via uw netwerk, een externe mededeling verrichten ter stoffering van een klantendossier of prospectus, enz. U mag met deze licentie dus meer doen dan wanneer u louter de Reprobel-vergoeding betaalt.
De kost van de licentie hangt ook weer af van de categorie waarin uw bedrijf ingeschaald wordt en begint vanaf € 35 voor zelfstandigen zonder personeel en € 50 als u één tot vier VTE’s in dienst heeft. Voor wie vijf of meer VTE’s tewerkstelt, bedraagt de kost € 25 plus € 12 à € 25 per relevante VTE. De concrete tarieven vindt u terug op de website https://www.reprobel.be/nl/private-publieke-sector/ .
Als u deze licentie niet neemt en enkel een gewone vergoeding betaalt voor fotokopieën, dan heeft het bedrijf geen aanvullende dekking voor de prints en voor digitaal hergebruik. U stelt zich dan strikt genomen bloot aan een risico op auteursrechtelijke inbreuken op dat vlak.
Unisono
Waarover gaat het?
Als u muziek wilt afspelen in het bedrijf, bv. op de werkvloer, maar ook op uw website, aan de telefoon of in de ruimte waar u bezoekers laat plaatsnemen voor u ze kunt ontvangen, dan heeft u daarvoor een licentie van Unisono nodig (het vroegere ‘Sabam’). Het zal u daarbij niet verbazen dat u daar alweer... voor moet betalen.
U moet deze licentie nemen en de vergoeding betalen omdat u deze muziek op een publiek toegankelijke plaats afspeelt. Deze verplichting geldt zelfs als het bedrijf een abonnement zou hebben bij een streamingdienst om van hun muziek te kunnen gebruikmaken.
Wat kost het?
De vergoeding die betaald moet worden aan Unisono, is behoorlijk hoog. Ze hangt af van waar u de muziek afspeelt. Als u enkel muziek afspeelt op de werkvloer en in de eetruimtes waar alleen uw personeel komt, op uw personeelsfeesten, aan de telefoon (wachtmuziek) en op uw websites, dan kunt u een licentie nemen voor muziek in bedrijven. Het tarief hiervoor hangt af van de oppervlakte van de eetruimte, het aantal personeelsleden, enz. U vindt deze tarieven terug op de website https://www.unisono.be/nl/licenties/muziek-bedrijven/algemeen-tarief .
Speelt u ook muziek af in de ruimtes waar bv. klanten of leveranciers komen, dan volstaat het niet om slechts de voorgaande licentie te nemen. U moet dan nog een bijkomende licentie nemen die… ook weer geld kost.
Zelf aanvragen
Als u muziek wilt afspelen in het bedrijf, dan moet u zelf de licentie aanvragen. Meer bepaald moet u dat doen minstens vijf dagen vóór de start van het dagelijkse muziekgebruik. Doet u dat niet en vraagt u de licentie te laat aan, dan wordt het verschuldigde bedrag verhoogd met 15% met een minimum van € 45. Vraagt u ten onrechte helemaal geen licentie aan of is uw aanvraag onvolledig, dan wordt het verschuldigde bedrag verhoogd met 15% met een minimum van € 100.
- U moet enkel een vergoeding aan Reprobel betalen als iemand in het bedrijf fotokopieën neemt van auteursrechtelijk beschermde werken.
- Informeer bij uw sectororganisatie (of bij een organisatie waarbij u aangesloten bent) of er daar een akkoord met Reprobel gesloten werd. Is dat niet het geval, dan kiest u het best voor een gestandaardiseerd tarief (per relevante VTE).
- Ook als er geen kopieën van auteursrechtelijk beschermde werken genomen worden, moet u bij Reprobel een (nul)aangifte indienen.
- Speelt u muziek af in het bedrijf, dan moet u een vergoeding aan Unisono betalen. De omvang daarvan hangt onder andere af van de grootte van uw bedrijf, het aantal werknemers en de vraag of u de muziek ook afspeelt in voor het publiek toegankelijke ruimtes.
Bepaal uw profiel om dit en vele andere adviezen te ontgrendelen.