ONKOSTENVERGOEDING - 31.08.2020

Forfaitaire vergoeding telewerk: nu ook zonder ruling

Tijdens de lockdown hebben bedrijven hun werknemers zoveel mogelijk moeten laten thuiswerken. Het feit dat thuiswerk nu in heel wat bedrijven ingeburgerd geraakt is, is een positief gevolg van de coronacrisis. U mag nu ook een forfaitaire vergoeding voor telewerk uitbetalen zonder eerst een ruling aan te vragen. Wat zijn de voorwaarden?

Waarover gaat het?

Een circulaire van 14 juli 2020 (Circ. 2020/C/100) inzake de forfaitaire thuiswerkvergoeding versoepelt nu de regels, aangezien er geen fiscale ruling meer nodig is om een forfaitaire onkostenvergoeding van € 129,48 per maand toe te kennen aan werknemers die regelmatig en structureel thuiswerken. Deze vergoeding dekt de kosten en het gebruik van een bureau in de privéwoning van de werknemer, klein kantoormateriaal, het onderhoud en de reiniging van het bureau, elektriciteit, water en verwarming, de verzekeringen, de onroerende voorheffing, ... U bent uiteraard niet verplicht om zo’n vergoeding te betalen, maar het kan wel interessant zijn aangezien er op dit bedrag noch RSZ betaald moet worden, noch bedrijfsvoorheffing afgehouden moet worden. De vergoeding is ook fiscaal aftrekbaar.

Spelregels

Met regelmatig en structureel thuiswerk wordt een minimum van vijf dagen per maand bedoeld. U moet het bedrag van € 129,48 niet pro rata aanpassen voor deeltijdse werknemers, op voorwaarde dat zij aan het minimale aantal dagen per maand thuiswerk komen. Ook tijdens de jaarlijkse vakantie van uw collega’s kunt u deze vergoeding blijven doorbetalen. Bij een langdurige afwezigheid om een andere reden dan jaarlijkse vakantie wordt het bedrag wel evenredig verminderd.

Daarnaast mag u geen onderscheid maken tussen verschillende functiecategorieën. De werkgever moet dus aan alle werknemers die regelmatig en structureel van thuis uit werken, eenzelfde vergoeding toekennen. De vergoeding mag ook geen dubbel gebruik inhouden met andere vergoedingen die dezelfde kosten dekken.

Combineren?

De hier bedoelde forfaitaire thuiswerkvergoeding mag in principe niet gecombineerd worden met eventuele andere vergoedingen voor bureaukosten die de werknemer reeds zou ontvangen. Bovendien mag u uiteraard, indien u deze forfaitaire vergoeding betaalt aan uw werknemers, aan hen ook niet voor dezelfde type kosten een terugbetaling van werkelijk gemaakte kosten op basis van facturen doen.

Als u bovenop deze forfaitaire thuiswerkvergoeding nog andere vergoedingen die daarmee samenhangen, zou willen uitbetalen, bv. van € 20 per maand voor het gebruik van de eigen internetverbinding door de werknemer en € 20 per maand voor het gebruik van de eigen pc van de werknemer, of als u bijvoorbeeld een bureaustoel ter beschikking zou willen stellen aan de werknemers voor hun thuiswerk, dan moet u wel een fiscale ruling hieromtrent aanvragen.

Indien het bedrijf aan de werknemers een pc of laptop en gsm-toestel of tablet, met telefoon- en mobiele data-abonnement ter beschikking stelt, waarvan ze ook privé mogen gebruikmaken, dan zal de werknemer hiervoor een voordeel alle aard (van € 6 per maand voor de pc/laptop en van € 3 voor een gsm/tablet, en resp. € 4 en € 5 voor het telefoon- en mobiele data-abonnement) aangerekend worden waarop hij bedrijfsvoorheffing moet betalen. Deze regeling kan ook gewoon blijven verder bestaan en heeft geen enkele impact op de forfaitaire thuiswerkvergoeding.

  • De circulaire van 14 juli 2020 bepaalt de voorwaarden waaraan u moet voldoen om een forfaitaire thuiswerkvergoeding toe te kennen van maximaal € 129,48 per maand, zonder dat u hiervoor een fiscale ruling moet aanvragen.
  • Deze vergoeding mag ook doorbetaald worden tijdens de jaarlijkse vakantie. Deeltijdse werknemers hebben eveneens recht op dezelfde vergoeding als zij minstens vijf werkdagen per week thuiswerken.

Contactgegevens

Larcier-Intersentia | Tiensesteenweg 306 | 3000 Leuven

Tel.: 0800 39 067 | Fax: 0800 39 068

contact@larcier-intersentia.com | www.larcier-intersentia.com

 

Maatschappelijke zetel

Lefebvre Sarrut Belgium NV | Hoogstraat 139 - Bus 6 | 1000 Brussel

RPM Bruxelles | TVA BE 0436.181.878