Uw buitenlandse btw tijdig terugvragen

Teruggaafverzoek

Buitenlandse btw. Bent u in 2019 op zakenreis geweest naar Frankrijk? Of heeft u getankt in Nederland, onderweg naar een klant? Misschien heeft u wel in Duitsland een seminarie gevolgd? Allemaal voorbeelden waarbij u mogelijk buitenlandse btw betaald heeft. U heeft echter niet standaard een btw-nummer in elk van die landen. Dat hoeft ook niet natuurlijk indien u daar geen activiteiten uitoefent waarvoor er een btw-plicht ontstaat. Niettegenstaande kunt u wel de betaalde btw recupereren indien de uitgaven binnen uw beroepsactiviteit kaderen.

Let op!  Om de buitenlandse btw te kunnen terugvragen, moet u of uw vennootschap zelf btw-plichtig zijn in België en dus recht op aftrek hebben.

Deadline 30 september 2020. De in 2019 door u betaalde buitenlandse btw kunt u nog terugvragen tot en met 30 september 2020. Doet u dat niet, of te laat, dan bent u de teruggave sowieso kwijt.

Minimumbedrag? Opdat uw verzoek ingediend kan worden, is een bepaald minimum aan buitenlandse btw vereist. Dat minimum bedraagt € 50 voor een teruggaafverzoek over het hele kalenderjaar en per lidstaat. Heeft u dus verspreid over een aantal landen btw terug te vragen, dan kunt u enkel maar de btw terugvragen van de landen waar u minstens € 50 aan btw betaald heeft.

Enkel per jaar mogelijk? Neen, u kunt aan uw boekhouder ook vragen om uw buitenlandse btw bv. per kwartaal terug te vorderen. Het minimum per lidstaat over dat desbetreffende kwartaal bedraagt dan wel € 400. Dat is dus enkel maar interessant voor wie veel buitenlandse btw betaalt.

Let op!  U moet de lokale buitenlandse btw-regels respecteren. Het kan zijn dat de regels anders zijn dan in België. Vraag daarom raad aan uw boekhouder. Afhankelijk van het bedrag aan btw en de lidstaat, kan het bovendien ook zijn dat u een kopie van de factuur moet toevoegen. Die grens bedraagt meestal € 1.000 (excl. btw). Voor brandstof is dat in de meeste lidstaten al € 250 (maatstaf van heffing).

Hoe praktisch gezien te werk gaan?

Via VAT-refund. Dat is een elektronische teruggaafprocedure via de Intervat-toepassing van onze overheid (FOD Financiën). U weet wel, de beveiligde overheidswebsite waarop uw btw-aangiften periodiek ingediend moeten worden. Er moet slechts één verzoek ingediend worden, zelfs indien er meerdere lidstaten betrokken zijn.

Aanvraag wordt doorgestuurd. De FOD Financiën zal de aanvraag vervolgens doorsturen naar de belastingdienst van de betrokken lidstaat of lidstaten. Binnen een termijn van vier maanden zal vervolgens nagekeken worden of de buitenlandse btw wel degelijk terecht aangerekend werd, of de btw in aanmerking komt voor teruggave, of ze verband hield met uw beroepsactiviteit en of u niet zelf btw-plichtig bent in de desbetreffende lidstaat.

Soms bijkomende inlichtingen nodig. Heeft de buitenlandse belastingdienst meer inlichtingen nodig om over uw aanvraag te oordelen, dan zal u daarvan verwittigd worden. De beslissingstermijn wordt dan met nog eens vier maanden verlengd.