Vergeet uw UBO-inschrijving niet te bevestigen!
UBO-register?
‘Ultimate Beneficial Owners’-register. Zo heet dat register officieel. Het werd opgericht in de strijd tegen witwassen en terrorisme en bevat de namen van de fysieke personen die achter Belgische vennootschappen, VZW’s, verenigingen en stichtingen zitten (de ‘uiteindelijk begunstigden’). Het wordt beheerd door de FOD Financiën.
Let op! Ook uw maatschap is een vennootschap en valt dus onder de UBO-verplichtingen.
Wie? De bestuurders en zaakvoerders van vennootschappen, VZW’s, … moeten die gegevens melden via het online platform MyMinfin, binnen de maand nadat de uiteindelijk begunstigde gekend of gewijzigd is. Dat moest voor het eerst eind 2019 gebeuren. Concreet moeten ze de identiteit meedelen van de natuurlijke personen-aandeelhouders die direct of indirect (bv. via een aandeelhoudersovereenkomst) minstens 25% van de aandelen of stemrechten aanhouden. Is dat niet mogelijk, dan moeten de bestuurders of zaakvoerders zelf in het register vermeld worden.
Wat? O.a. de naam van de begunstigde, de geboortedatum, de nationaliteit, het verblijfsadres, de datum waarop iemand een begunstigde geworden is, het identificatienummer van het rijksregister of van de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid, hoeveel procent van de aandelen of de stemrechten hij bezit (behalve voor een VZW of een stichting), … moeten opgegeven worden.
Jaarlijkse ‘update’
Wanneer? Alle wijzigingen die zich met betrekking tot een uiteindelijk begunstigde voordoen, moeten binnen de maand in het register ingeschreven worden. U moet ook elk jaar expliciet bevestigen dat er met betrekking tot de uiteindelijk begunstigden van uw vennootschap niets veranderd is en dat de gegevens in het UBO-register dus nog altijd correct zijn. De termijn van een jaar begint te lopen vanaf de initiële registratie of vanaf de laatste wijziging. Heeft u dus bv. in oktober 2019 de eerste registratie gedaan, dan is het nu in principe ongeveer tijd om uw gegevens te bevestigen.
Automatisch voor 2020! Om praktische redenen heeft de overheid de eerste bevestiging van alle gegevens op 30.04.2020 automatisch gedaan. U hoeft m.a.w. in 2020 zelf niets te bevestigen! De eerstvolgende bevestiging (door uzelf) moet uiterlijk op 30.04.2021 gebeuren.
Let op! Doet er zich vóór 30.04.2021 een wijziging voor, dan moet u binnen de maand het register aanpassen. In dat geval moet u m.a.w. toch al vóór 30.04.2021 optreden en begint de nieuwe termijn van een jaar vanaf de aanpassing te lopen. Bij een wijziging op 05.10.2020 moet het register bv. vóór 05.11.2020 aangepast zijn en moet de eerstvolgende bevestiging – behoudens nieuwe wijzigingen – uiterlijk vóór 05.11.2021 gebeuren.
Tip. Om de bevestiging zo efficiënt mogelijk te laten verlopen, heeft de Administratie een knop voorzien waarmee u met één muisklik uw gegevens kunt bevestigen. U moet gewoon even inloggen, op de bevestigingsknop klikken en weer uitloggen.
Reminder. U moet er wel elk jaar aan denken om uw gegevens te bevestigen. Daarom zal de Administratie een systeem opzetten waardoor u één maand vóór het verstrijken van de deadline via de e-box een herinnering zal ontvangen om de informatie in het UBO-register te bevestigen.
Tip. Daarvoor moet er in uw MyMinfin-dossier wel een e-mailadres opgenomen zijn. Is dat nog niet gebeurd, dan kunt u dat nu alvast in orde brengen.