RECHT - ALGEMENE VOORWAARDEN - 01.10.2020

Reageren op brieven waar u het niet mee eens bent?

Reageren op opmerking van klant?

Wat is er aan de hand? Dat u als aannemer (net als andere ondernemers) facturen moet protesteren waar u het niet mee eens bent, is wel algemeen geweten. Doet u dat niet, dan wordt u nu eenmaal geacht de factuur te aanvaarden.

Let op! Betaalt u een niet-geprotesteerde factuur niet en brengt uw leverancier de zaak voor de rechtbank, dan wordt u allicht veroordeeld tot betaling, ook al heeft u uiteindelijk misschien toch goede argumenten om de factuur te betwisten.

Wat met brieven? Ook daar bent u maar beter voorzichtig mee. Als u als ondernemer brieven of e-mails waar u het niet mee eens bent niet betwist, kan de verzender ook weleens zeggen dat wat daarin staat door u niet betwist werd en dat u het daar dus mee eens bent. Dat kan zeker het geval zijn als men het heeft over bepaalde gebeurtenissen of feiten die zogenaamd zouden zijn gebeurd (bv. “u was op die en die dagen niet tijdig op de werf”, “u veroorzaakte allerhande beschadigingen op de werf” of “die werken werden niet correct uitgevoerd”).

Let op! Bij een niet-betwisting is de kans niet denkbeeldig dat de rechtbank inderdaad oordeelt dat de door uw klant ingeroepen feiten bewezen zijn en u dus aan het kortste eind trekt.

Wie is uw klant? Doet u zaken met andere ondernemers en reageren die niet op uw brieven, dan kunt u dezelfde argumentatie gebruiken. U kunt dus zeggen dat ook zij de feiten die u inroept niet betwisten. Is uw klant een particulier, dan gaat dat argument integendeel niet op. Als een particulier geen betwisting voert, kunt u nu eenmaal meestal niet zeggen dat dit betekent dat hij ook aanvaardt wat u in uw brief aangaf.

Hoe te werk gaan?

Reageer tijdig. Krijgt u een brief of e-mail van een klant waar u het niet mee eens bent, dan is het belangrijk om die tijdig te protesteren. Hiervoor bestaat er geen vaste termijn. Om geen risico’s te nemen, kunt u als ‘richtlijn’ nemen dat u de brieven of e-mails van uw klant protesteert binnen de tien dagen na de ontvangst daarvan.

Tip 1. Ontvangt u de brief heel wat later dan de datum die erop vermeld staat, laat dat dan weten in uw protest (bv. “wij verwijzen naar uw schrijven gedateerd 15 september dat wij pas ontvingen op 1 oktober”).

Tip 2. Om een bewijs te hebben dat u effectief tot protest overging, stuurt u maar beter een aangetekende brief. Stuurt u een e-mail, vraag dan om een ontvangstbevestiging en leesbevestiging. Krijgt u die niet, verstuur dan de brief alsnog aangetekend.

Pas op met wat u zegt. Bij uw protest is het belangrijk dat u niet te weinig zegt, maar ook niet te veel. Als het later tot een discussie komt voor de rechtbank zal men de briefwisseling die u uitwisselt nu eenmaal voorbrengen als ‘bewijs’. Zegt u daarin dan zaken die in uw nadeel zijn (u geeft bv. bepaalde dingen toe), dan zal dat meteen als argument tegen u gebruikt worden...

Tip.  Laat ook ruimte voor toekomstige bijkomende betwistingen. Geef daarvoor aan in uw reactie dat u niet de bedoeling heeft volledig te willen zijn in uw betwisting (bv. “wij ontvingen goed uw schrijven in dezen maar zijn het daar echter totaal niet mee eens. Zonder volledig te willen zijn en onder voorbehoud van verdere aanvulling, wijzen wij op wat volgt...”).