Wanneer zijn buitenlandse dagvergoedingen aftrekbaar?
Buitenlandse dagvergoedingen
Kosten eigen aan de vennootschap. Gaat u voor uw vennootschap naar het buitenland, dan kan zij u een forfaitaire vergoeding geven voor uw verblijfkosten ter plaatse. Voor het bedrag mag u zich baseren op de verblijfsvergoedingen die aan ambtenaren van de FOD Buitenlandse Zaken betaald worden.
Tip 1. Verblijfkosten zijn de kosten voor uw maaltijden, lokale vervoerskosten, klein verteer, fooien, enz. die u privé betaald heeft en waarvoor u dus geen bewijzen moet voorleggen!
Tip 2. De hotelkosten en de kosten van uw vliegtuig, trein, auto, enz. worden niet gedekt door de vergoeding, en mag uw vennootschap dus nog apart in kosten nemen.
Landenlijst. Het bedrag van de vergoeding die u per volledige dag in het buitenland kunt opnemen, verschilt van land tot land. Die lijst wordt regelmatig geüpdatet. De laatste versie dateert van 2018 (BS 06.07.2018) .
Korte en lange reizen. Behalve van het land waarin u verblijft, is het bedrag van de vergoeding ook afhankelijk van de duur van uw reis. Voor reizen van lange duur is de dagvergoeding lager dan voor reizen van korte duur, lees: een reis van maximaal 30 kalenderdagen.
Let op! Duurt de reis meerdere dagen, dan mag u voor de dag van vertrek en van terugkomst maar een halve dagvergoeding opnemen.
Wanneer niet belastbaar?
Wettelijk vermoeden. De wet gaat ervan uit dat terugbetalingen van kosten eigen aan de vennootschap geen belastbaar loon zijn. U moet de niet-belastbaarheid dus niet bewijzen.
Weerlegbaar. De fiscus mag dit vermoeden wel weerleggen en bewijst hij dat de vergoedingen een verdoken loon zijn, dan kan hij ze belasten.
Wanneer aftrekbaar?
Bewijs nodig. De bewijslast dat kosten aftrekbaar zijn, ligt bij u als belastingplichtige. Die bewijslast houdt echter niet in dat u van de terugbetaalde kosten bewijsstukken zou moeten kunnen voorleggen. U werkt immers met een forfaitaire terugbetaling om te vermijden dat u facturen, tickets, bonnetjes, ... moet bijhouden.
Wat bewijzen? U moet uiteraard in de eerste plaats bewijzen dat u voor de dagen dat u een vergoeding opneemt effectief op zakenreis was. U moet verder ook aantonen dat u zich in ‘vergelijkbare omstandigheden’ bevindt als de ambtenaren die de vergoeding krijgen. Voor de vergoedingen voor korte reizen betekent dit dat u hoofdzakelijk een zgn. sedentaire beroepsactiviteit moet hebben. De fiscus kan dus de aftrek weigeren als u meer op reis bent dan op uw bedrijf. Wat de vergoedingen voor reizen van meer dan 30 dagen betreft, is vereist dat die dagen opeenvolgend zijn.
Wat als dat niet lukt? Wanneer u voor geen van beide vergoedingen aan de voorwaarden voldoet, en toch een forfaitaire vergoeding wilt opnemen, moet u aantonen dat u het bedrag ervan bepaald heeft overeenkomstig ernstige en met elkaar overeenstemmende normen. Slaagt u daar niet in, dan zijn enkel de kosten aftrekbaar waarvan u de werkelijkheid en het bedrag met stukken kunt bewijzen (rb. Leuven, 02.10.2020) .