Een ‘vertrouwelijk’ voorstel doen bij een discussie?
Met een onderling compromis werken
Waarover gaat het? Stel, u heeft een discussie met uw klant over de werken die u bij hem uitvoerde. Uw klant is nu eenmaal niet 100% tevreden en wil een deel van uw rekening niet betalen. Omdat uw klant ‘ergens wel een punt heeft’ zou u dat voor een stukje willen toegeven en een voorstel willen doen om tot een regeling te komen. U zou hem daarbij een brief, e-mail of sms willen sturen waarin u het een en ander toegeeft en/of het voorstel doet. Waarom bent u daar maar beter voorzichtig mee?
Het kan ‘bovenkomen’. Als u het voorstel doet en uw klant aanvaardt dat, dan is er natuurlijk geen probleem. U heeft dan het gewenste resultaat.
Let op! Iets anders wordt het als uw klant niet ingaat op uw voorstel en u of uw klant uiteindelijk zelfs naar de rechtbank stapt. Uw brief, e-mail of sms waarin u het voorstel doet (en bepaalde zaken eventueel toegeeft) zal dan door de andere partij ongetwijfeld voorgelegd worden aan de rechtbank om te zeggen dat u zelf toegeeft dat er een probleem is. En dat heeft u allicht maar liever niet.
Vertrouwelijk maken. U zou eraan kunnen denken om wat u stuurt ‘vertrouwelijk’ te maken door daar bovenaan op te schrijven dat dit vertrouwelijk is.
Let op! Weet dat dit niet helpt. U kunt een van u uitgaande brief of bericht niet zelf als vertrouwelijk bestempelen. De andere partij kan die (zelfs als die term vermeld is) toch voor de rechtbank gebruiken.
Tip 1. Iets anders wordt het als u eerst de afspraak maakt met de andere partij dat u brieven of berichten zal uitwisselen die u beiden als vertrouwelijk zal beschouwen. Zo’n afspraak zal veelal ‘moeilijk’ liggen. Maakt u ze toch, zorg dan dat u er een spoor van heeft.
Tip 2. Heeft u een advocaat en de andere partij ook, dan kan uw advocaat wel vertrouwelijke brieven schrijven naar de andere advocaat. Die brieven mogen niet voorgelegd worden in de procedure.
Hoe het best te werk gaan?
Commerciële geste. Het is dan ook beter om in uw eigen brieven, e-mails of berichten niets toe te geven en zeker niet aan te geven dat u een fout gemaakt zou hebben. Wilt u een voorstel doen, spreek dan veeleer over ‘een commerciële regeling’ die u wilt treffen met de andere partij.
Tip. Koppel meteen ook de voorwaarde aan de voorgestelde regeling dat de andere partij die binnen een welbepaalde tijd aanvaardt en geef aan dat ze anders komt te vervallen. U kunt daarbij bv. een clausule als volgt opnemen in uw brief of bericht: “Hoewel we menen dat ons niets te verwijten valt, zijn wij bereid om een commerciële regeling te treffen als volgt: ***. Dit voorstel is slechts 14 dagen geldig. Bij gebrek aan integrale aanvaarding ervan binnen deze termijn hernemen wij al onze rechten”.
En een telefoontje? Het is natuurlijk ook een optie dat u mondeling contact opneemt met uw klant of leverancier en zo tracht om tot een oplossing te komen. Van wat daar gezegd wordt is er nu eenmaal geen schriftelijke weerslag.
Let op! Toch bent u ook dan maar beter voorzichtig in wat u zegt. Het zou de eerste keer niet zijn dat de andere partij het gesprek opneemt en dat later in een procedure gebruikt. Weet dat zo’n geluidsopname veelal ook als een geldig bewijs aanvaard zal worden.
Bepaal uw profiel om dit en vele andere adviezen te ontgrendelen.