Kosten doorrekenen met of zonder btw?

Btw aanrekenen of niet?

Hoofdhandeling

De vraag of u op het doorrekenen van kosten btw moet aanrekenen of niet, is afhankelijk van de vraag of er een zgn. hoofdhandeling is of niet. Alleen als dat effectief het geval is, gelden immers dezelfde btw-regels als voor de hoofdhandeling. In het andere geval volgen de doorgerekende kosten hun eigen btw-regime.

Er is een zgn. hoofdhandeling

U rekent dan bepaalde kosten door aan een klant in het kader van een verkoop of een dienst. In dat geval volgen de doorgerekende kosten het btw-regime van de hoofdhandeling. Moet u op de hoofdhandeling btw aanrekenen, dan moet u dat dus ook op de doorgerekende kosten.

Let op 1! Dit geldt ongeacht of u die kosten samen met de hoofdhandeling doorrekent of via een afzonderlijke factuur (art. 26, §1 W.Btw) .

Let op 2! Voor het btw-tarief moet u kijken naar de hoofdhandeling, zelfs al zou er een apart tarief of een vrijstelling gelden voor die kosten!

Voorbeeld. U verhuurt bv. een magazijn. U heeft zelf een brandverzekering afgesloten en u rekent een deel van de premie door aan de huurder. Op de huurprijs van het magazijn zelf moet u in principe 21% btw aanrekenen (art. 44, §3, 2°, a) W.Btw) en bijgevolg geldt dat ook voor de doorgerekende verzekeringspremie, ook al heeft u zelf geen btw betaald op die premie.

Er is geen hoofdhandeling

Gaat het om een doorrekening van kosten die niet kadert in een geheel van prestaties, dan volgen die kosten hun eigen btw-regime. U wordt dan m.a.w. geacht de diensten of leveringen waarop die kosten betrekking hebben zelf ontvangen en zelf verstrekt te hebben (art. 13, §2 en art. 20, §1 W.Btw) .

Voorbeeld. Uw vennootschap is samen met BV X eigenaar van een magazijn. Uw vennootschap heeft een brandverzekering afgesloten voor het hele magazijn en u rekent de helft van de premie door aan BV X. In dit geval mag u geen btw aanrekenen op die premie, want verzekeringen zijn vrijgesteld van btw (art. 44, §3, 4° W.Btw) .

Let op! Vereist is wel dat de verzekeringskosten voor het exacte bedrag doorgerekend worden. Wordt een hoger bedrag doorgerekend dan de kosten van de premie zelf, dan vervalt de vrijstelling en moet er wel btw aangerekend worden.

U betaalt in de plaats van de klant!

Dat is inderdaad het grote verschil met een gewone doorrekening van kosten. In dit laatste geval werden die kosten in eerste instantie immers aan u aangerekend, lees: op uw naam en voor uw rekening. Vervolgens rekent u ze door. Bij voorgeschoten kosten daarentegen gaat het om een betaling van kosten in naam en voor rekening van de klant zelf. U schiet in dit geval het bedrag m.a.w. gewoon voor.

Geen btw! Op de doorrekening van voorgeschoten kosten is er geen btw verschuldigd (art. 28, 5° W.Btw) . Vereist is dan wel dat die voorgeschoten kosten afzonderlijk en voor het correcte bedrag doorgerekend worden.

Voorbeeld. U verhuurt een magazijn en uw huurder heeft hiervoor een brandverzekering afgesloten. U betaalt deze premie in naam en voor rekening van de huurder aan de verzekeraar en u rekent deze vervolgens door. U rekent geen btw aan op deze doorrekening. Het verzekeringscontract staat immers op naam van de huurder. U heeft alleen het bedrag voorgeschoten.

Wat met btw-aftrekbeperkingen?

Doorrekenen van restaurantkosten

Doorrekenen met of zonder btw? Dat is de eerste vraag. Kadert de doorrekening in een groter project (hoofdhandeling) dat u factureert, dan rekent u 21% (gesteld dat de hoofdhandeling tegen 21% is) op die restaurantkosten door aan de klant, ook al heeft u zelf 12% betaald in het restaurant. Is er geen hoofdhandeling, dan rekent u 12% op de kosten van de maaltijden en 21% op de dranken door aan de klant.

Btw niet aftrekbaar! Dat is de algemene regel (art. 45, §3, 3° W.Btw) . De btw op kosten van logies, spijzen en dranken is niet aftrekbaar. Geldt die niet-aftrekbaarheid van de btw dan nog altijd bij uzelf of wordt die verlegd naar de klant aan wie u die restaurantkosten doorrekent. Of is het nog erger en geldt die niet-aftrekbaarheid dan zowel voor u als voor uw klant... ?

Aftrekbaar voor u, niet voor uw klant. Dat is mogelijk, indien de volgende twee voorwaarden (parl. vr. nr. 1411, Breyne, 02.02.1995) vervuld zijn:

• u moet beschikken over een factuur van het restaurant op uw naam, een btw-bonnetje of GKS-ticket volstaat dus niet;
• u moet de restaurantkosten als zodanig afzonderlijk op de factuur aan uw klant vermelden.

Zijn bovenstaande voorwaarden vervuld, dan wordt u m.a.w. gelijkgesteld met een ‘btw-plichtige die op zijn beurt dezelfde diensten verstrekt onder bezwarende titel’ of m.a.w. met een restaurantuitbater (art. 45, §3, 3°, b) W.Btw) . Ook hij kan immers de btw op spijzen en dranken die hij nodig heeft in zijn restaurant recupereren.

Tip. Voor de aftrekbaarheid is het niet van belang of de doorrekening van de restaurantkosten kadert in een hoofdhandeling of niet. In beide gevallen kunt u de btw zelf recupereren als u de restaurantkosten afzonderlijk vermeldt op de factuur. Commercieel is het natuurlijk af te wegen of u doorgerekende restaurantkosten apart vermeldt op uw factuur.

Niet aftrekbaar voor u, wel voor uw klant. Dat is uiteraard het geval als de twee voorwaarden niet vervuld zijn. U vermeldt op uw factuur bv. één globaal bedrag voor de hoofdprestatie en de restaurantkosten. Voor uw klant is de btw op die volledige factuur, inclusief die restaurantkosten, dan aftrekbaar. Uzelf kunt de btw op die restaurantkosten evenwel niet recupereren.

Tip. Het ligt nog wel even anders wanneer uw personeel buiten de onderneming belast is met een levering of dienstprestatie. Dan is de btw wel aftrekbaar (art. 45, §3, 3°, a) W.Btw) .

Doorrekenen van autokosten

Doorrekenen met of zonder btw? Ook hier geldt het criterium van de hoofdhandeling. Voor autokosten zal dit dikwijls op hetzelfde neerkomen. Autokosten zijn in principe immers onderworpen aan 21% btw en dus zal u die ook moeten aanrekenen bij de doorrekening ervan.

Btw aftrekbaar volgens werkelijk gebruik en tot maximaal 50% aftrekbaar. Ook dat is de algemene regel, tenminste voor zover het gaat om personenwagens, breaks, minibussen, enz., incl. de onechte lichte vracht (art. 45, §1 W.Btw; art. 45, §1quinquies W.Btw en art. 45, §2 W.Btw) .

Beperkt aftrekbaar voor wie? Hier is het onderscheid dat van belang is bij restaurantkosten, met name de aparte vermelding op de factuur, niet van tel. De beperking van btw-aftrek op autokosten blijft volgens de Btw m.a.w. altijd van toepassing, ongeacht of de kosten bij doorrekening afzonderlijk op de factuur vermeld worden of niet (parl. vr. nr. 1411, Breyne, 02.02.1995) . Voor de auto in kwestie gaan we ervan uit dat het werkelijke gebruik meer dan 50% is, zodat de aftrekbeperking van 50% toepassing vindt.

Dus niet aftrekbaar voor u, wel voor uw klant? Dat zal inderdaad het geval zijn als u uw autokosten doorrekent in één globaal bedrag, samen met de hoofdprestatie en dus zonder ze uit te splitsen op de factuur. Voor de klant zijn het dan immers geen autokosten als dusdanig en is de btw dus aftrekbaar, voor zover uiteraard het een beroepsmatige dienst of levering is.

Voor beiden niet aftrekbaar? Dat kan ook, nl. als u de autokosten bij de doorrekening wel afzonderlijk vermeldt op de factuur. Dit doet u ten behoeve van uw klant dus beter niet.