Datum van een algemene vergadering: fiscaal betwistbaar?

De notulen van de AV

Notulen. Wanneer u een AV houdt, moeten er notulen opgesteld worden. Een van de gegevens die in die notulen moet staan, is uiteraard de datum waarop de AV plaatsvond.

Vorm. De vorm verschilt volgens het soort AV. Gaat het over een gewone AV, die jaarlijks moet gehouden worden, of een zgn. bijzondere AV (bv. voor de benoeming van een bestuurder), dan zijn er geen vormelijke voorschriften. Een buitengewone AV, om de statuten te wijzigen, moet echter voor een notaris plaatsvinden, tenzij uw vennootschap een VOF of CommV is. De notulen worden dan dus opgenomen in een zgn. authentieke akte.

Wat met schriftelijke AV? Gewone en bijzondere AV kunnen ook volledig schriftelijk verlopen, dus zonder een fysieke bijeenkomst, op voorwaarde dat de statuten dit niet uitsluiten, alle aandeelhouders daarmee akkoord gaan en de beslissingen met unanimiteit goedkeuren (art. 5:85 en 7:133 WVV) . De notulen bestaan dan uit een document met de handtekening van alle aandeelhouders of hun volmachthouders. De datum waarop de AV beslist heeft, is de datum waarop de laatste aandeelhouder getekend heeft.

Kan de fiscus de datum betwisten?

Gewone of bijzondere AV. De door u zelf opgestelde notulen van een jaarvergadering of bijzondere AV gelden tegenover de fiscus als schriftelijk bewijs. Schriftelijk bewijs is echter niet onweerlegbaar. De controleur kan de inhoud van de notulen, en meer in het bijzonder de datum waarop de AV plaatsgevonden heeft of de laatste aandeelhouder getekend heeft, dus tegenspreken als hij de onjuistheid kan bewijzen. Dat bewijs kan hij leveren met ‘alle bewijsmiddelen van gemeen recht’, waaronder zgn. feitelijke vermoedens.

Voorbeeld. Een vennootschap had volgens de notulen een jaarvergadering gehouden op 22.03.2013, zodat ze nog de reserves voor boekjaar 2012 kon ‘vastklikken’ in het kapitaal. De rechter besliste echter dat de fiscus uit een aantal vaststaande feiten (de statutaire en gebruikelijke datum voor de jaarvergadering, de afwezigheid van correspondentie met de accountant i.v.m. de afwerking van de jaarrekening, de aankondiging door de regering van de vastklikregeling, …) geldig het vermoeden afgeleid had dat de notulen geantidateerd waren. De controleur had daarom volgens de rechter terecht de toepassing van de vastklikregeling geweigerd (Gent, 03.11.2020) .

Buitengewone AV. Wat in een notariële akte staat, is wel zo goed als onweerlegbaar door de fiscus. Wat de notaris persoonlijk verricht of vastgesteld heeft inzake die buitengewone AV kan immers maar betwist worden door de notaris van valsheid in geschrifte te betichten (art. 8.17 WVV) .

Tip.  U kunt de notulen van een gewone of bijzondere AV, ook een ‘vaste’, d.w.z. in principe onbetwistbare datum, geven door ze te laten registreren (art. 8:22 WVV) . U betaalt daarvoor in principe enkel het vast recht van € 50.

Let op!  De vaste datum is dan voor alle duidelijkheid wel de datum waarop de notulen geregistreerd worden, en niet de datum van de AV volgens de notulen. Stel bv. dat u op 15.05.2021 een gewone AV houdt, en de notulen ervan op 01.09.2021 laat registreren, dan is vaste datum 01.09.2021 en niet 15.05.2021.