Wanneer uw jaarrekening achteraf aanpassen? De Commissie voor Boekhoudkundige Normen verduidelijkt...

Aanpassing vorig boekjaar

Even opfrissen

De jaarrekening moet binnen de zes maanden na de afsluitdatum van het boekjaar ter goedkeuring voorgelegd worden aan de algemene vergadering (tenzij de statuten bepalen dat het vroeger moet). Het bestuur kan tijdens die vergadering de beslissing over de goedkeuring van de jaarrekening met drie weken uitstellen. De bestuurders moeten de jaarrekening echter binnen de 30 dagen na de goedkeuring en uiterlijk binnen de zeven maanden na de afsluiting van het boekjaar neerleggen.

Cijfers niet vergelijkbaar

Als de cijfers van het boekjaar niet vergelijkbaar zijn met die van het vorige boekjaar, dan is het aangewezen dat u de cijfers van het vorige boekjaar aanpast. U moet dan in de toelichting het ontbreken van vergelijkbaarheid en de aanpassing van de bedragen verantwoorden. Past u de cijfers toch niet aan, dan moet de toelichting de nodige gegevens bevatten om een vergelijking mogelijk te maken.

Correctie

Vrijwillige correctie

Een vrijwillige correctie is mogelijk in geval van materiële fouten, valse of dubbel geboekte posten als bedoeld in artikel 1368 van het Gerechtelijk Wetboek, maar ook in geval van dwaling in rechte of in feite, met inbegrip van een dwaling in de waardering van een post of een inbreuk op het boekhoudrecht.

De fouten waarvoor een vrijwillige correctie mogelijk is, zijn evenwel niet van die aard dat de jaarrekening geen getrouw beeld zou geven van het vermogen, de financiële positie en het resultaat van de vennootschap. Indien deze fouten wel een ander beeld geven omtrent het vermogen, de financiële positie en het resultaat van de vennootschap, kan een dergelijke fout niet kwalificeren als grond voor een vrijwillige correctie, maar wordt de correctie uiteraard verplicht.

Met materiële fouten worden volgens de CBN bij wijze van voorbeeld volgende fouten bedoeld: een onjuist bedrag bekomen door toedoen van een schrijffout, een actief dat op een verkeerde rekening geboekt wordt, rekenfouten en andere grove, feitelijke fouten onafhankelijk van enige juridische beoordeling begaan die evenwel het getrouw beeld niet aantasten. Werd daarentegen de voorraad per vergissing gewaardeerd met verkoopprijzen in plaats van tegen de lagere aankoopprijs, zodat het resultaat van het overeenstemmende boekjaar of de overeenstemmende boekjaren significant wijzigt, dan zal dit leiden tot een verplichte correctie.

Verplichte correctie

De correctie is verplicht na inbreuken op het boekhoudrecht van dien aard dat de jaarrekening geen getrouw beeld geeft van het vermogen, de financiële positie en het resultaat van de vennootschap.

Beleidsbeslissingen

Wanneer de onderneming over beleidsvrijheid beschikt omdat de boekhoudregels een beoordelingsmarge toelaten, dan zijn de beslissingen die daardoor tot uitdrukking komen in de jaarrekening altijd definitief en onherroepelijk, zelfs al blijken zij achteraf onoordeelkundig of lichtzinnig geweest te zijn. Als u bv. achteraf vindt dat u de levensduur van een machine (voor het berekenen van de afschrijvingen) in een neergelegde jaarrekening niet goed ingeschat heeft, dan kunt u daar niet meer op terugkomen.

Te goeder trouw verworven rechten

De door aandeelhouders van een NV te goeder trouw verworven rechten mogen, in tegenstelling tot bij een BV en een CV, niet ter discussie gebracht worden door een correctie van de jaarrekening. Bij NV’s bepaalt artikel 7:214 WVV immers dat elke uitkering uit de verworven rechten in strijd met de artikelen 7:212 en 7:213 WVV door de aandeelhouders die haar ontvangen hebben, terugbetaald moet worden op voorwaarde dat de vennootschap bewijst dat de aandeelhouders wisten dat de uitkering te hunnen gunste in strijd met de voorschriften was of daarvan, gezien de omstandigheden, niet onkundig konden zijn. Aandeelhouders die wel te goeder trouw handelden, kunnen aldus niet meer tot terugstorting gedwongen worden.

Bij BV’s en CV’s kunnen de door aandeelhouders verworven rechten steeds ter discussie gebracht worden door een correctie van de jaarrekening, ongeacht de goede of kwade trouw van deze aandeelhouders. Indien een BV of een CV de terugbetaling vordert van een uitkering die in strijd met artikelen 5:142 en 5:143 WVV (BV) of artikelen 6:115 en 6:116 WVV (CV) verricht werd, moeten de aandeelhouders de ontvangen uitkering van deze verworven rechten immers teruggeven.

Geconsolideerde jaarrekening

Wordt de statutaire jaarrekening gecorrigeerd van een vennootschap waarvan de cijfers mee geconsolideerd werden, dan zal de geconsolideerde jaarrekening geen getrouw beeld meer geven. Daarom moet een groepsvennootschap die haar statutaire jaarrekening corrigeert, de moedervennootschap hierover in kennis stellen. Om te vermijden dat de geconsolideerde jaarrekening en de gecorrigeerde statutaire jaarrekening van de groepsvennootschap inconsistenties zouden vertonen, wordt de geconsolideerde jaarrekening gecorrigeerd indien deze geen getrouw beeld meer geeft.

Procedure

Principe: algemene vergadering

Als het bestuursorgaan een fout vaststelt die een inbreuk vormt op het boekhoudrecht, dan moet het, zonder de datum van de volgende statutaire algemene vergadering af te wachten, een bijzondere algemene vergadering bijeenroepen teneinde de nodige wijzigingen aan te brengen. De jaarrekening moet dan gecorrigeerd worden, omdat het boekhoudrecht van dwingende aard is, of zelfs van openbare orde, en omdat de schending ervan tot de aansprakelijkheid van de bestuurders kan leiden.

De correctie via de verwerking via het resultaat van het boekjaar waarin de inbreuk vastgesteld wordt, volstaat volgens de CBN niet, aangezien in geval van een vaststelling van een inbreuk op het boekhoudrecht de bestuurders het initiatief moeten nemen om de toestand zo snel mogelijk recht te zetten (i.e. door het bijeenroepen van een bijzondere algemene vergadering en het voorleggen van een nieuw, aangepast ontwerp van jaarrekening) én omwille van de uit artikel 3:59, tweede lid KB WVV voortvloeiende verplichting tot aanpassing van de vergelijkende cijfers.

De correctie van een goedgekeurde jaarrekening is in principe in vennootschapsrechtelijk opzicht slechts noodzakelijk zolang deze jaarrekening nog niet de begintoestand uitgemaakt heeft van een volgende jaarrekening. De correctie van een oudere jaarrekening dan de laatst neergelegde jaarrekening zal dus enkel plaatsvinden door middel van een correctie van de begintoestand van de laatst neergelegde jaarrekening.

Louter materiële vergissing

Materiële vergissingen die blijken uit de goedgekeurde jaarrekening of uit handelingen van de algemene vergadering, mag het bestuursorgaan zelf corrigeren. De CBN vermeldt bv. een fout adres van een bestuurder of door de Balanscentrale als wezenlijk geëvalueerde fouten die gemaakt werden bij het invullen van het neer te leggen formulier, maar die niet voorkwamen in de goedgekeurde jaarrekening, of een neerlegging waarin de door de algemene vergadering achteraf gewijzigde winstverdeling nog niet voorkwam, ...