LASTIGE KLANTEN - ADVOCAAT - 22.03.2021

Als uw klant beweert cash te hebben betaald...

Nadat een van uw werkmannen een kleine herstelling heeft gedaan bij een klant stuurt u een factuur. De klant beweert echter cash ter plaatse te hebben betaald. Moet u dat dan zomaar aanvaarden en uw factuur ‘vergeten’? Wat kunt u doen?

Klant heeft cash betaald?

Waarover gaat het? Een collega-aannemer die sanitair- en verwarmingswerken deed, kreeg wel een bijzonder excuus toen hij een factuur stuurde naar een klant voor de herstelling van de verwarmingsketel. Hoewel de factuur (btw incl.) slechts zowat € 180 bedroeg, liet de klant weten niet te zullen betalen. Hij beweerde het geld nu eenmaal aan een werknemer al cash ter plaatse te hebben betaald. Uw collega confronteerde op zijn beurt zijn werknemer daarmee. Die was echter resoluut en gaf aan nooit enige euro in ontvangst te hebben genomen...

Een kwestie van bewijs. Bij een discussie met een klant of die wel betaalde, staat u in het voordeel. De wet zegt nu eenmaal dat wie beweert een schuld te hebben betaald, het bewijs daarvan moet leveren.

Tip. U kunt dus vragen dat de klant het bewijs levert dat hij betaald heeft. Kan hij dat bewijs niet leveren (wat bij een zogenaamde cashbetaling vaak het geval zal zijn), dan kunt u zeggen dat de factuur alsnog betaald moet worden.

Hoe bewijzen? De klant kan het bewijs van betaling voor zo’n kleine rekening in principe leveren met wat men noemt ‘alle middelen van recht’. Dat betekent dat hij niet noodzakelijk over een schriftelijk ontvangstbewijs moet beschikken.

Let op! De klant zou het bewijs van betaling bv. ook kunnen leveren via getuigen, met een opname met zijn smartphone van het gesprek met uw werknemer waarin te zien is dat hij betaalde, enz.

Tip. Krijgt u als reactie op uw factuur een schrijven (of e-mail) van uw klant die zegt dat hij cash betaalde, protesteer dat schrijven dan en geef aan dat u (of uw werknemer) geen cashbetaling ontving. Doet u dat niet, dan zou de klant nu eenmaal kunnen zeggen dat u door de e-mail of brief niet te protesteren, de juistheid van zijn verhaal aanvaardde.

Hoe het best te werk gaan?

Voorzorgen nemen. Om zulke discussies te vermijden, kunt u zich nog ‘extra’ beschermen in uw algemene voorwaarden of in de briefwisseling of e-mails die u voor de uitvoering van de herstelling naar de klant stuurt. Zorg er wel voor dat die voorwaarden ook aanvaard worden.

Tip. U zou daarin bv. een clausule kunnen opnemen die aangeeft dat het de klant niet toegelaten is om cash te betalen aan een werknemer die ter plaatse komt en dat indien dat wel gebeurt, die betaling geen geldige betaling is. U zou bv. ook kunnen bepalen dat een klant die cash betaalt ervoor moet zorgen dat hij een schriftelijk ontvangstbewijs krijgt.

Let op! U moet dat dan natuurlijk wel afwegen tegen het voordeel van een dadelijke betaling bij de uitvoering van de werken (u vermijdt nu eenmaal zo latere onbetaalde facturen).

Het is niet de eerste ‘klacht’. Heeft u aanwijzingen dat de klacht van de klant terecht is (hij is een zeer goede en trouwe klant die geloofwaardig is), of is het de zoveelste klacht van een klant die beweert cash te hebben betaald aan een bepaalde werknemer, dan kunt u er misschien wel aan denken de werknemer te ontslaan om dringende reden (en ook de terugbetaling van de ‘gestolen’ bedragen te vragen en eventueel een strafklacht neer te leggen).

Let op! Hoewel diefstal meestal een voldoende reden is voor een ontslag om dringende reden, zorgt u er toch maar beter voor over voldoende bewijzen te beschikken vóór u tot zo’n ontslag overgaat. Doe dat in overleg met een advocaat of juridische adviseur, kwestie van discussies nadien te vermijden.

Een klant die beweert cash te hebben betaald moet het bewijs daarvan leveren. Om discussies te vermijden, zou u in uw algemene voorwaarden kunnen zetten dat het klanten verboden is om bedragen cash te betalen aan uw werknemers.

Contactgegevens

Larcier-Intersentia | Tiensesteenweg 306 | 3000 Leuven

Tel.: 0800 39 067 | Fax: 0800 39 068

contact@larcier-intersentia.com | www.larcier-intersentia.com

 

Maatschappelijke zetel

Lefebvre Sarrut Belgium NV | Hoogstraat 139 - Bus 6 | 1000 Brussel

RPM Bruxelles | TVA BE 0436.181.878