Een afbetalingsplan toestaan aan uw klant?

Afbetalingsplan opstellen: zinvol?

Factuur op tijd betalen gaat niet lukken. Een factuur is in principe opeisbaar (lees: uw klant moet ze betalen) op de vervaldag. Die vervaldag staat doorgaans op de factuur zelf of in uw algemene voorwaarden. Uw klant heeft echter al laten weten dat op tijd betalen niet zal lukken.

Voorstel om afbetalingsplan overeen te komen. Het lijkt erop dat uw klant wel van goede wil is, want hij vraagt u om een afbetalingsplan met hem overeen te komen. Het is dan uiteraard aan u om af te wegen of dat zinvol is of niet...

Waarom zou u daarmee akkoord gaan? Vooreerst omdat u zo kunt vermijden dat er tijd verloren gaat via de officiële weg om uw factuur in te vorderen. Komt het immers zover dat uw zaak voor de rechter belandt, dan bestaat de kans dat uw klant aan de rechter vraagt om in schijven te mogen betalen en de rechter dat ook toestaat volgens de modaliteiten die hij dan bepaalt en niet u. Ook om uw commerciële relatie met die klant in de toekomst niet te bemoeilijken, is een afbetalingsplan te overwegen. Bovendien valt het niet uit te sluiten dat zonder afbetalingsplan uw klant in nog zwaardere problemen komt en hij u uiteindelijk helemaal niets betaalt.

Waarom zou u het niet doen? Kortweg als u denkt dat uw klant de betalingstermijnen slechts aangrijpt om een verder uitstel te krijgen en eigenlijk niet van plan is om ook maar iets te betalen.

Afspraken voor uw afbetalingsplan

Termijn? Daar bent u volledig vrij in, maar maak die niet te lang (maximaal zes maanden tot een jaar).

Tip 1.  Probeer tevens af te spreken dat de klant al dadelijk een (liefst zo hoog mogelijke) eerste schijf betaalt.

Tip 2.  Bepaal ook wanneer de schijven precies betaald moeten worden en dat de klant bij gebrek aan tijdige betaling van een schijf, het integrale saldo dadelijk en zonder verdere ingebrekestelling aan u verschuldigd is.

Enkele nuttige verdere vermeldingen. U geeft in het afbetalingsplan het best ook nog aan wat de precieze omvang is van de ‘schuld’ die uw klant aan u heeft. Zet er voor de zekerheid meteen in dat de klant die schuld ook niet betwist. Om discussies te vermijden, geeft u verder maar beter aan dat de interesten op de nog niet betaalde bedragen blijven lopen waarbij u meteen ook een interestvoet kunt aangeven. U kunt die interestvoet onderling overeenkomen.

Waarborg voor verdere betaling. Dat kan ook. Doet u bv. zaken met een vennootschap, dan kunt u proberen te vragen dat de bestuurder zich ook persoonlijk engageert tot betaling van de schuld en dat die solidair medeschuldenaar wordt.

Op papier zetten. Komt u een afbetalingsplan overeen met uw klant, dan is het belangrijk die afspraken ook op papier te zetten. Doet u zaken met een particuliere klant, maak dan een overeenkomst op in evenveel originele exemplaren als er partijen zijn. Laat uw klant beide exemplaren ondertekenen en er u één terugbezorgen.

Tip.  Doet u zaken met een andere ondernemer, dan kunt u op een minder formalistische manier te werk gaan. U kunt dan bv. het afbetalingsplan op mail zetten en vraag dat uw klant zijn akkoord met de inhoud van uw mail per kerende mail bevestigt.