PERSONEEL - FISCAAL - 18.03.2021

Hoeveel provisie vakantiegeld aanleggen?

Bij het afsluiten van het boekjaar moet u een provisie voor vakantiegeld aanleggen. Hoeveel is dat? Waarop moet u letten? Kunt u ook een provisie aanleggen voor vakantiedagen ten gevolge van werkloosheidsdagen COVID-19? Wat in geval van een gebroken boekjaar? En welke journaalposten moet u toepassen?

Boekjaar = kalenderjaar

Provisie op basis van prestaties in 2020

Vennootschappen die hun boekjaar afsluiten op 31.12.2020, moeten een provisie aanleggen voor het vakantiegeld dat ze in 2021 moeten uitbetalen aan hun werknemers. Dit vakantiegeld is immers gebaseerd op de gepresteerde dagen in 2020. Het geraamde bedrag dekt niet alleen het dubbel vakantiegeld, maar ook het enkel vakantiegeld en de werkgeversbijdragen hierop.

Hoeveel provisie aanleggen?

Voor de boekjaren die afsluiten sinds 31.12.2020, gaat het om dezelfde percentages als de vorige drie jaren (2020, 2019 en 2018):

  • voor bedienden: 18,20% van de vaste en veranderlijke bezoldigingen (waaronder commissielonen, premies, lonen voor gepresteerde overuren maar exclusief de eindejaarspremie, de 13de maand en het dubbel vakantiegeld) die in 2020 toegekend zijn;
  • voor arbeiders: 10,27% van 108% van de brutobezoldigingen. In tegenstelling tot wat bedienden betreft, mag men bij arbeiders voor het bepalen van de berekeningsbasis wel rekening houden met de eindejaarspremie, de 13de maand en het vakantiegeld.

Let op!  Wat u méér boekt, is dan niet aftrekbaar.

Coronacrisis

In veel bedrijven is door de coronacrisis een periode van tijdelijke werkloosheid door overmacht ingevoerd, waardoor er in die periode geen (volledig) loon was. Diverse koninklijke besluiten voorzien echter in de gelijkstelling van de werkloosheidsdagen COVID-19 met effectieve werkdagen voor de periode van 01.02 tot 31.12.2020. Dat impliceert dat in 2021 vakantiegeld betaald moet worden voor die gelijkgestelde dagen. Omdat er geen overeenstemmende loonmassa is, kunt u de provisie voor dit vakantiegeld onmogelijk berekenen op de traditionele wijze.

Geen bijkomende provisie voor arbeiders. Wat arbeiders betreft, zal de bijkomende last volledig ten laste vallen van de Rijksdienst voor Jaarlijkse Vakantie (RJV). Dat heeft dus geen bijkomende financiële gevolgen voor uw vennootschap en u moet dus geen bijkomende provisie boeken.

Bijkomende provisie vakantiegeld bedienden. Wat bedienden betreft, kunt u zich beperken tot de 18,20% van de in 2020 toegekende bezoldigingen. Wilt u echter ook een provisie aanleggen voor vakantiedagen opgebouwd door de gelijkstelling van de werkloosheidsdagen wegens overmacht door COVID-19 met effectieve werkdagen, dan kan dat niet door een forfaitaire schatting.

U kunt echter wel een bijkomende provisie aanleggen door per betrokken bediende een gedetailleerde berekening te maken van de kostprijs van de gelijkgestelde vakantiedagen. Deze kost vormt namelijk wel degelijk een zekere en vaststaande schuld van de werkgever en is bijgevolg een aftrekbare beroepskost voor het jaar 2020, op voorwaarde dat aan alle andere voorwaarden van artikel 49 WIB 92 voldaan is.

Andere aandachtspunten

Flexi-jobbers. Het in 2020 aan flexi-jobwerknemers toegekende flexiloon en flexivakantiegeld mogen niet in de berekeningsgrondslag van het in 2021 te betalen vakantiegeld opgenomen worden, omdat de werkgever het flexivakantiegeld samen met het flexiloon moet uitbetalen.

Uitdiensttredingen. Voor collega-bedienden die in de loop van het boekjaar de onderneming verlaten hebben, moet u uiteraard geen provisie meer aanleggen. Zij hebben hun vakantiegeld reeds ‘vervroegd‘ gekregen op het ogenblik van de uitdiensttreding. Voor collega’s met een arbeidersstatuut (of leerjongen) moet u wel een provisie aanleggen. Het bedrag is en blijft verschuldigd aan de RSZ, die jaarlijks in april de afrekening stuurt van het bedrag verschuldigd op de lonen van het vorige kalenderjaar.

Voor bepaalde sectoren (bv. arbeiders in de bouwsector en het uitzendpersoneel bij een werkgever-uitzendkantoor) werd het vakantiegeld reeds in de loop van 2020 betaald. In die betrokken sectoren moet er voor deze categorie van werknemers dan geen vakantiegeld geraamd worden.

Journaalposten

Aanleg van de provisie vakantiegeld

Rekening-nummer Omschrijving Debet Credit
62022 Toevoeging vakantiegeld bedienden X
62032 Toevoeging vakantiegeld arbeiders Y
4561 Vakantiegeld bedienden X
4562 Vakantiegeld arbeiders Y

Aanwending van de provisie vakantiegeld

Rekening-nummer Omschrijving Debet Credit
4561 Vakantiegeld bedienden X
4562 Vakantiegeld arbeiders Y
62022 Terugneming vakantiegeld bedienden X
62032 Terugneming vakantiegeld arbeiders Y

Gebroken boekjaar

Boekjaar ≠ kalenderjaar

Indien het boekjaar niet overeenstemt met het kalenderjaar, is er enige aandacht vereist, omdat de regeling omtrent de uitbetaling van het vakantiegeld per kalenderjaar loopt. De problematiek is uiteraard identiek indien men een tussentijdse balans opstelt in de loop van het kalenderjaar.

Hoeveel provisie voor arbeiders?

Het vakantiegeld voor 2020 wordt in april 2021 betaald.

Sluit het boekjaar af vóór 30.04.2021 (dus vóór de betaling van het vakantiegeld voor kalenderjaar 2020), dan moet de provisie het geraamde vakantiegeld voor het volledige kalenderjaar 2020 bevatten, als tevens het geraamde vakantiegeld voor de periode lopende van 01.01.2021 t.e.m. de afsluitdatum van boekjaar 2021.

Sluit het boekjaar af NA 30.04.2021 (dus NA de betaling van het vakantiegeld voor kalenderjaar 2020), dan moet de provisie ENKEL het geraamde vakantiegeld voor de periode lopende van 01.01.2021 t.e.m. de afsluitdatum van het boekjaar 2021 bevatten.

Hoeveel provisie voor bedienden?

Bij bedienden is het gecompliceerder omdat de werkgever het vakantiegeld uitbetaalt en de kost van het vakantiegeld opgesplitst is in enkel en dubbel vakantiegeld. Het enkel vakantiegeld wordt dan nog bezwaard met werkgeversbijdragen.

Voorbeeld. Stel dat uw vennootschap haar boekjaar afsluit op 30.06.2021 en slechts één bediende telt. De brutobezoldiging (zonder dubbel vakantiegeld en zonder eindejaarspremie) die uw collega in kalenderjaar 2020 kreeg, bedraagt € 26.488,00. Voor de periode 01.01.2021 t.e.m. 30.06.2021 bedraagt de brutobezoldiging € 13.508,88. In juni 2021 wordt het dubbel vakantiegeld betaald ten bedrage van € 2.080,80. Op datum van 30.06.2021 heeft uw collega reeds vier dagen verlof opgenomen. Er resten hem dus nog 16 verlofdagen. Hoeveel provisie vakantiegeld moet u op afsluitdatum (30.06.2021) nog boeken voor 2020 en 2021?

Geraamd bedrag vakantiegeld m.b.t. 2020
18,20% × € 26.488,00 € 4.820,82
Reeds betaald bedrag dubbel vakantiegeld - € 2.080,80
Saldo om enkel vakantiegeld te dekken € 2.740,02
Geraamd bedrag nog op te nemen verlofdagen: € 2.740,02 × 16/20 € 2.192,02

Geraamd bedrag vakantiegeld m.b.t. 2021
18,20% × € 13.508,88 € 2.458,62

Voor deze werknemer moet u op datum van 30.06.2021 dus nog een provisie vakantiegeld aanleggen van € 4.650,64 (€ 2.192,02 + € 2.458,62). Uiteraard moet u deze oefening maken voor iedere werknemer.

Voor bedienden kunt u een aftrekbare voorziening boeken van 18,20% van de vaste en veranderlijke bezoldigingen die u in 2020 toegekend heeft. Voor arbeiders is dat 10,27% van 108% van de brutobezoldigingen. Volgt het boekjaar niet het kalenderjaar, dan zal u per werknemer een gedetailleerde berekening moeten maken. Door de gelijkstelling van werkloosheidsdagen COVID-19 met effectieve werkdagen krijgt uw werknemer hiervoor ook vakantiegeld in 2021. Voor arbeiders worden deze dagen betaald door de RJV. Voor bedienden moet uw vennootschap zelf opdraaien. Voor de fiscus is de bijkomende provisie voor gelijkgestelde vakantiedagen enkel aftrekbaar indien u over een gedetailleerde berekening beschikt per werknemer.

Contactgegevens

Larcier-Intersentia | Tiensesteenweg 306 | 3000 Leuven

Tel.: 0800 39 067 | Fax: 0800 39 068

contact@larcier-intersentia.com | www.larcier-intersentia.com

 

Maatschappelijke zetel

Lefebvre Sarrut Belgium NV | Hoogstraat 139 - Bus 6 | 1000 Brussel

RPM Bruxelles | TVA BE 0436.181.878