UBO-register: jaarlijkse bevestiging tegen 30.04.2021!

UBO-register?

‘Ultimate Beneficial Owners’-register. Zo heet dat register officieel. Het werd opgericht in de strijd tegen witwassen en terrorisme en bevat de namen van de fysieke personen die achter Belgische vennootschappen, VZW’s, verenigingen en stichtingen zitten (de ‘uiteindelijke begunstigden’). Het wordt beheerd door de FOD Financiën.

Wie moest u aangeven? Concreet moest u als bestuurder voor eind 2019 via het online platform MyMinfin de identiteit meedelen van de natuurlijke personen-aandeelhouders die direct of indirect (bv. via een aandeelhoudersovereenkomst) minstens 25% van de aandelen of stemrechten aanhouden. Is dat niet mogelijk, dan moesten de bestuurders zelf in het register vermeld worden.

Let op!  Ook uw maatschap is een vennootschap en valt dus onder de UBO-verplichtingen.

Wat moest u aangeven? Onder andere de naam van de begunstigde, de geboortedatum, de nationaliteit, het verblijfsadres, de datum waarop iemand een begunstigde geworden is, het identificatienummer van het rijksregister of van de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid, hoeveel procent van de aandelen of stemrechten hij bezit (behalve voor een VZW of een stichting), … moeten opgegeven worden.

Let op!  Alle wijzigingen die zich m.b.t. een uiteindelijke begunstigde voordoen, moeten binnen de maand in het register ingeschreven worden.

Jaarlijkse bevestiging

Wanneer? U moet ook elk jaar expliciet bevestigen dat er met betrekking tot de uiteindelijke begunstigden van uw vennootschap niets veranderd is en dat de gegevens in het UBO-register dus nog altijd correct zijn. De termijn van een jaar begint te lopen vanaf de initiële registratie of vanaf de laatste wijziging.

Oei, u heeft geen bevestiging in 2020 gedaan! Dat is geen probleem. Om praktische redenen heeft de overheid de eerste bevestiging van alle gegevens op 30.04.2020 automatisch gedaan. De eerstvolgende bevestiging moet dus uiterlijk op 30.04.2021 gebeuren. Tenzij u na 30.04.2020 een wijziging heeft aangebracht aan het register. In dat geval begint de nieuwe termijn van een jaar vanaf de aanpassing te lopen. Bij een wijziging op bv. 05.10.2020 van de uiteindelijke begunstigden, moest het register vóór 05.11.2020 aangepast zijn en moet de eerstvolgende bevestiging – behoudens nieuwe wijzigingen – vóór 05.11.2021 gebeuren.

Hoe bevestigen? Dat kan via deze link: https://financien.belgium.be/nl/E-services/Ubo-register .

Tip.  Om de bevestiging zo efficiënt mogelijk te laten verlopen, heeft de Administratie een knop voorzien waarmee u met één muisklik uw gegevens kunt bevestigen.

Let op!  Een KB dat van kracht is sinds 11.10.2020, heeft de regeling inzake dat UBO-register nog wat aangepast (KB 23.09.2020, BS 01.10.2020) . U moet nl. aan het register nu ook ‘elk document’ bezorgen dat aantoont dat de informatie over de uiteindelijke begunstigden adequaat, nauwkeurig en actueel is. Daarover staat er niets in het KB, maar volgens de minister van Financiën (Kamercommissie Financiën, 28.10.2020, CRIV 55 COM 294) kunt u dat o.a. bewijzen via een kopie van het aandelenregister, de statuten van de vennootschap, een aandeelhoudersovereenkomst, een notariële akte of elk ander document. Een kopie van de identiteitskaart van de uiteindelijke begunstigde is niet nodig, tenzij de begunstigde een niet-Belg is.