E-MAIL - E-MAILSOFTWARE - 07.05.2021

Onbekend maakt onbemind in Outlook?

Geplande aflevering

Soms bent u ’s avonds laat of in het weekend bezig met e-mails, maar heeft u liever niet dat uw klanten of medewerkers dit merken. U wilt ze bijv. niet storen buiten de werkuren of u heeft interessant nieuws dat pas op maandagmorgen gedeeld mag worden. Outlook heeft een optie voor geplande aflevering: daarmee kunt u instellen wanneer een bericht echt verzonden wordt. Dit is gemakkelijk te vinden: in het opmaakvenster gaat u naar Opties ; Bezorging uitstellen . Naast Niet bezorgen voor stelt u de gewenste verzendtijd in. Sluit het venster en klik op Verzenden .

Tip.  Sinds kort heeft u deze optie ook in Office 365 webmail.

Nieuwe afspraken of taken maken

Wisselt u altijd naar uw agenda om een nieuwe afspraak of vergadering in te plannen? Niet nodig, dat kan gewoon zonder het e-mailvenster te verlaten. Gebruik de knop Nieuwe items linksboven. Daarmee kunt u direct afspraken of taken maken.

Tip.  Om snel een nieuwe afspraak te maken waarin de inhoud van een bepaalde e-mail opgenomen is, hoeft u maar de e-mail naar het agenda-icoon linksonder te slepen.

Een andere weergave

Veel gebruikers blijven bij de standaard weergave. Nochtans biedt Outlook volop vrijheid om bestaande weergaven aan te passen of nieuwe weergaven te maken. Ga bovenaan naar de tab Beeld , kies daarna links voor Weergave Wijzigen om naar een andere weergave te wisselen of Weergave-instellingen om de weergave aan te passen (bijv. meer of minder kolommen tonen). Een handige optie in de weergave-instellingen is Voorwaardelijke opmaak . Daarmee kunt u bepaalde berichten op een andere manier laten tonen in de berichtenlijst. Voeg bijv. een regel toe die e-mails over een belangrijk project altijd rood kleurt in uw inbox.

Tip.  Dit werkt ook in uw agenda. Zo kunt u bijv. afspraken met meetings in Teams paars laten inkleuren.

Snelonderdelen

Als u regelmatig gelijkaardige e-mails moet versturen – zoals het antwoord op een vaak terugkerende vraag – kunt u veel tijd besparen met Snelonderdelen . Daarmee kunt u een stuk tekst opslaan en het later weer invoegen in nieuwe berichten. Tijdens het intikken van een nieuwe e-mail selecteert u het gedeelte dat u wilt opslaan. Ga naar de tab Invoegen en kies Snelonderdelen ; Selectie opslaan in galerij Snelonderdelen . In andere nieuwe berichten kunt u via dezelfde knop opgeslagen teksten direct oproepen en invoegen.

Taken

Nogal wat gebruikers laten de taakplanner in Outlook links liggen, terwijl de goede integratie ervan juist voordelen biedt. Zo verschijnen gevlagde e-mails automatisch in de takenlijst voor verdere opvolging. Minstens even handig is dat u zelf nieuwe taken kunt maken en deze ook aan andere personen kunt toewijzen. Handig als u met enkele medewerkers aan een project werkt en taken wilt verdelen. Ga naar het taakvenster, gebruik de knop Nieuwe taak linksboven, beschrijf de taak en stel eventueel een deadline in. Met de knop Taak toewijzen stuurt u de taak naar iemand anders. De ontvanger kan de taak aanvaarden of afslaan, u krijgt daarvan een melding.