Wat vragen over onkostenvergoedingen

Forfaitaire onkostenvergoedingen. Maakt u privékosten voor rekening van uw vennootschap, dan mag u die op basis van bewijsstukken of forfaitair belastingvrij laten terugbetalen. Er zijn vier forfaitaire vergoedingen: de kilometervergoeding, de binnenlandse en buitenlandse dagvergoeding, en een algemene onkostenvergoeding. Het bedrag van de eerste drie vergoedingen wordt door de overheid bepaald, dat van een algemene vergoeding moet u zelf bepalen, in overleg met de fiscus.

Meerdere bedrijfsleiders? Dan kan elke bedrijfsleider die ‘kosten eigen aan de vennootschap’ maakt een onkostenvergoeding opnemen, maar die moet voor ieder van u niet even groot zijn. Het bedrag van de voor de vennootschap gemaakte kosten kan immers ook verschillen van bedrijfsleider tot bedrijfsleider, o.a. naargelang van het takenpakket.

Let op!  Is de andere bedrijfsleider uw partner of een ander gezinslid, dan kunt u zich niet allebei gemeenschappelijke kosten, bv. van hetzelfde bureau in uw woning, volledig laten terugbetalen. U moet de vergoeding dan op een verantwoorde wijze verdelen.

Meerdere vennootschappen? U kunt dan een onkostenvergoeding opnemen uit elke vennootschap waarvoor u kosten maakt. Het soort vergoeding en het bedrag zal normaal gezien wel verschillen van vennootschap tot vennootschap. Zo kunt u bv. uit vennootschap A regelmatig een binnenlandse dagvergoeding opnemen, omdat u er regelmatig (potentiële) klanten voor bezoekt, terwijl u voor B enkel bureaukosten maakt die u zich forfaitair laat terugbetalen.

Let op!  U mag voor dezelfde kosten niet de volledige vergoeding aanrekenen aan elke vennootschap. Bent u bv. voor vennootschap A en B een dag ‘op de baan’, dan moet u de dagvergoeding verdelen over A en B en mag u niet aan elke vennootschap het volledige bedrag aanrekenen.

Tip.  Zorg ervoor dat u op vragen van de controleur over (de verdeling van) de vergoedingen een steekhoudend antwoord kunt geven.