Een werknemer zijn opleiding laten terugbetalen?

Principe

Geen terugbetaling

Maakte het bedrijf geen specifieke afspraken met uw collega die de opleiding volgde, dan kunt u niet vragen dat de werknemer de kosten van de opleiding terugbetaalt. Er bestaat nu eenmaal geen wettelijke bepaling die u automatisch het recht geeft om (een gedeelte van) de kosten van een opleiding op een werknemer te verhalen, zelfs niet als de werknemer maar gedurende een zeer korte periode in dienst bleef en de investering in de opleiding het bedrijf uiteindelijk niets opleverde. Sterker nog, u kunt ook geen vergoeding vragen als de werknemer in kwestie bij een concurrent aan de slag gaat en daar gebruikmaakt van de kennis die hij tijdens die opleiding verwierf.

Bedrijfsgeheimen

De werknemer mag wel geen bedrijfsgeheimen gebruiken of doorgeven eens hij uit dienst is, als zijn opleiding bv. bestond uit uitleg over een intern productieproces. Doet hij dat toch, dan kunt u een schadevergoeding van hem vragen en zelfs een strafklacht neerleggen.

Dit betekent echter niet dat alles wat een werknemer in een interne opleiding leert, ook een bedrijfsgeheim is. De meeste informatie die hij zo verkrijgt, zal nu eenmaal niet als een bedrijfsgeheim kunnen aanzien worden. Wat geen bedrijfsgeheim is, mag hij later wel degelijk nog gebruiken. Kreeg de werknemer bv. een opleiding in algemene verkooptechnieken, balans lezen, een computerprogramma, enz., dan mag hij die kennis in zijn volgende job of activiteit wel degelijk nog gebruiken.

Scholingsbeding

Waarover gaat het?

U zou in de arbeidsovereenkomst van de werknemer wel een zogenaamd scholingsbeding kunnen opnemen. In een dergelijk scholingsbeding wordt overeengekomen dat uw collega een deel van zijn opleidingskosten moet terugbetalen als hij vertrekt uit het bedrijf voor er een zekere periode verstreken is.

De Arbeidsovereenkomstenwet laat onder bepaalde voorwaarden toe om zo’n clausule met een werknemer overeen te komen (art. 22bis Arbeidsovereenkomstenwet) . Zo’n scholingsbeding kan trouwens ook toegevoegd worden in de loop van de arbeidsovereenkomst, door een addendum aan de arbeidsovereenkomst op te maken. Het scholingsbeding moet dan wel uiterlijk toegevoegd worden op het moment waarop de door het beding beoogde vorming een aanvang neemt.

Niet voor alle werknemers

Een scholingsbeding kan enkel opgenomen worden als u met de werknemer een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde duur sluit.

Bovendien moet de werknemer in wiens arbeidsovereenkomst u zo’n clausule wilt zetten een jaarloon verdienen dat hoger is dan € 36.201 (bedrag van toepassing op 1 januari 2021). Dit bedrag is proportioneel van toepassing op deeltijdse werknemers.

Verder kan er in het paritair comité waaronder uw onderneming valt, een cao gesloten worden waarbij bepaalde categorieën van werknemers en/of vormingen uitgesloten worden van de toepassing van het scholingsbeding.

Inhoudelijke voorwaarden

Om een geldig scholingsbeding te kunnen opnemen, moet er sprake zijn van een vorming die toelaat om nieuwe professionele competenties te verwerven, die ook buiten de onderneming nuttig zijn.

Bovendien moet de vorming ten minste 80 uur duren of, als dit aantal uren niet bereikt wordt, moeten de kosten minstens het dubbele bedragen van het gewaarborgd gemiddeld minimum maandinkomen. Het gewaarborgd gemiddeld minimum maandinkomen voor werknemers van 18 jaar en ouder bedraagt € 1.625,72.

Een scholingsbeding kan ook niet opgenomen worden wanneer de aan de werknemer gegeven vorming voortvloeit uit een wettelijke of reglementaire verplichting om het beroep te kunnen uitoefenen waarvoor de werknemer aangeworven werd.

De geldigheidsduur van het scholingsbeding moet vastgesteld worden rekening houdend met de kost en de duur van de vorming en mag alleszins niet meer dan drie jaar bedragen.

Vormvoorwaarden

De clausule die in de arbeidsovereenkomst ingelast wordt, moet ook aan een aantal strikte vormvoorwaarden voldoen. Zo moet ze een omschrijving bevatten van de overeengekomen vorming, de duur van de vorming en de plaats waar de vorming zal doorgaan. Verder moet in de clausule de kost van deze vorming opgenomen worden en als die kost niet bepaald kan worden in zijn geheel, de kostenelementen die toelaten om de waarde te schatten van de vorming.

De clausule moet ook de begindatum en de geldingsduur van het scholingsbeding aangeven, net als het terug te betalen bedrag voor het gedeelte van de scholingskosten.

Hoeveel terugbetalen?

De wet beperkt ook het bedrag dat u door de werknemer mag laten terugbetalen ingeval hij ontslag neemt vooraleer de duur overeengekomen in het scholingsbeding gerespecteerd is. Dat bedrag mag namelijk vooreerst niet meer bedragen dan 80% van de vormingskost in geval van vertrek van de werknemer voor 1/3 van de overeengekomen periode. Bij vertrek van de werknemer tussen 1/3 en uiterlijk 2/3 van de overeengekomen periode bedraagt de vergoeding maximaal 50% van de vormingskost en bij vertrek van de werknemer na 2/3 van de overeengekomen periode 20%. In elk geval mag dit bedrag nooit meer dan 30% van het jaarlijkse loon van de werknemer uitmaken.

Beperkingen

Weet ook dat het scholingsbeding geen uitwerking heeft wanneer er een einde gesteld wordt aan de arbeidsovereenkomst gedurende de eerste zes maanden vanaf de aanvang van de overeenkomst of in het kader van een herstructurering. Hetzelfde geldt als u de werknemer ontslaat zonder dringende reden of als de werknemer de arbeidsovereenkomst beëindigt om een dringende reden lastens het bedrijf.

Knelpuntberoepen

Oefent de werknemer een knelpuntberoep uit, dan gelden er soepelere voorwaarden. Meer bepaald wordt dan de minimumlooneis geschrapt. Bovendien kan voor dergelijke werknemers ook een scholingsbeding opgenomen worden wanneer de aan de werknemer gegeven vorming voortvloeit uit een wettelijke of reglementaire bepaling om het beroep waarvoor de werknemer aangeworven werd uit te oefenen.

Die knelpuntberoepen kunt u terugvinden op de website van de gewestelijke dienst voor arbeidsbemiddeling. Voor het Vlaams gewest vindt u de lijst via https://www.vdab.be/sites/web/files/doc/trends/Knelpuntberoepen%202021.pdf .