VENNOOTSCHAP - AANDELEN - 16.06.2021

UBO-meldingsplicht: dit zijn de nieuwigheden

Wat was het ook alweer?

‘Uiteindelijke begunstigden’

Vennootschappen en andere juridische entiteiten moeten in het UBO-register ( https://financien.belgium.be/nl/E-services/Ubo-register ) aangeven wie er de touwtjes in handen heeft. De te vermelden ‘uiteindelijke begunstigden’ of ‘ultimate beneficial owners’ zijn niet enkel de oprichters en de bestuurders, maar ook de aandeelhouders die meer dan 25% van de effecten bezitten.

Hoe doet u het?

De melding gebeurt via de website MyMinfin ( https://eservices.minfin.fgov.be/ubo/ ). Heeft u vragen of problemen tijdens de procedure, dan kunt u zich gratis laten begeleiden (02/572 57 57 of ubobelgium@minfin.fed.be ).

Extra verplichtingen

Extra bewijzen

Sinds 11.10.2020 geldt een bijkomende verplichting: u moet aan het UBO-register bewijsstukken toevoegen die aantonen dat de info over de uiteindelijke begunstigden ‘toereikend, accuraat en actueel’ is. Ook telkens wanneer in het register aanpassingen doorgevoerd worden, moet u de bewijzen daarvan uploaden.

Tip. Dat kan bv. via aandeelhoudersregisters en -overeenkomsten, overzichten van aandeelhouders-structuren en uittreksels uit schenkingsakten.

Wanneer moet dat?

Ondernemingen die hun UBO-registratie na 10.10.2020 in orde brachten (of brengen), moesten (of moeten) deze documenten onmiddellijk toevoegen. Wie eerder al in het register opgenomen was, had daar in principe tot 30.04.2021 de tijd voor. Maar net voor die deadline waren amper zes op de tien vennootschappen hun verplichting al nagekomen. De onduidelijkheid over de aard van de bewijsstukken lag vaak aan de basis daarvan.

U krijgt uitstel

Meer klaarheid

Daarom werden de FAQ-rubriek ( https://financien.belgium.be/nl/E-services/Ubo-register#FAQ ) en de gebruikershandleidingen ( https://financien.belgium.be/nl/E-services/Ubo-register#Gebruikershandleiding ) op de UBO-website bijgewerkt. U krijgt hier nu een duidelijker overzicht van de toe te voegen bewijsstukken. Er is ook meer klaarheid over welke begunstigden geregistreerd moeten worden in bijzondere situaties, en u komt er te weten voor welke juridische entiteiten géén meldingsplicht geldt.

Nieuwe deadline

De deadline voor het uploaden van de bewijsstukken en voor de jaarlijkse bevestiging van de info in het UBO-register werd ook verlegd van 30.04.2021 naar 31.08.2021. Wie zijn meldingsverplichtingen niet nakomt, kan zich dus ten vroegste na de zomer aan eventuele sancties verwachten.

Reminders

Ook nieuw is het feit dat de FOD Financiën vanaf nu reminders stuurt naar de wettelijke vertegenwoordiger van de onderneming. In zijn berichtenbox op MyMinfin ontvangt die één maand vóór de uiterste datum een herinnering aan de verplichting om de info in het UBO-register bij te werken, of om te bevestigen dat de gegevens die hij eerder invoerde nog altijd up-to-date zijn.

Tip.  In de komende maanden wordt de UBO-applicatie nog verder uitgebreid. Zo komen er bv. rechtstreekse koppelingen naar het Belgisch Staatsblad en elektronische aandelenregisters, zodat u documenten gemakkelijker kunt toevoegen.