Gegevens van werknemer doorgeven als hij een boete krijgt?

Wat is er gebeurd?

Een werkgever ontvangt van de gemeente een boete voor een milieu-inbreuk die een ex-werknemer maakte met zijn bedrijfswagen. De werkgever stuurt een mail naar de gemeente om haar in te lichten dat het een ex-werknemer was die de inbreuk pleegde. In de e-mail vermeldt hij niet alleen de naam en het privé e-mailadres, maar ook het privéadres, het nieuwe professionele e-mailadres en haar beroep. De e-mail werd gestuurd aan drie verschillende e-mailadressen van de gemeente en drie werknemers van de werkgever en de ex-werknemer zelf werden in kopie geplaatst.

De ex-werknemer is van mening dat de werkgever hierdoor de GDPR geschonden heeft en legt klacht neer bij de GBA (Gegevensbeschermingsautoriteit).

Wat besliste de GBA?

De GBA vond dat de werkgever een gerechtvaardigd belang had om de identiteit van de ex-werknemer, het privéadres en privé e-mailadres aan de gemeente over te maken, meer in het bijzonder voor de opvolging van procedures, inbreuken en administratieve boetes: anders was het niet mogelijk om de boete te laten innen bij de juiste persoon.

Ze vond echter wel dat de werkgever te ver was gegaan door ook het nieuwe professionele e-mailadres en de nieuwe functie te vermelden. De mail werd volgens de GBA ook verstuurd naar een te ruim aantal personen. De GBA besliste dus dat de werkgever een inbreuk gepleegd had, maar legde de werkgever enkel een berisping op, want ze oordeelde dat er geen opzet was en dat er geen sprake was van een structurele inbreuk.

Wat moet u ervan onthouden?

U mag gegevens doorgeven i.v.m. een boete. U mag aan derden gegevens doorgeven voor de afhandeling van een boete. U heeft daarvoor een gerechtvaardigd belang. U mag daarom de identiteit en het contactadres van de ex-werknemer overmaken aan de betreffende dienst die instaat voor de inning, zodat hij zich rechtstreeks kan richten tot de overtreder (uw werknemer).

Ook voor werknemer die in dienst is? In dat geval is het aan te raden dat u eerst de boete die u ontvangt via mail/brief (afhankelijk van hoe u communiceert met uw werknemers) overmaakt aan de betrokken werknemer, zodat die deze boete zelf kan afhandelen. Alleen wanneer hij dat niet zou doen, zijn dezelfde principes ook van toepassing en mag u de naam en een contactadres doorgeven.

Maar waakzaamheid is geboden. Zelfs al communiceert u persoonsgegevens van uw werknemers in het kader van een gerechtvaardigd belang of een wettelijke verplichting, dan nog moet u een afweging maken aan wie u communiceert en welke persoonsgegevens u overmaakt. U mag alleen maar de strikt noodzakelijke persoonsgegevens overmaken rekening houdend met het doel waarvoor ze verzameld werden.

Beslissing 34/2022, 10.03.2022. De beslissing is contra de werkgever.