Nieuw regime voor expats sinds 1 januari 2022: fiscale voordelen en regeling terugbetaling kosten

Fiscaal voordeel

Indien voldaan is aan alle voorwaarden en de nodige formaliteiten werden nageleefd (zie verder) , worden bepaalde kosten die aan de ingekomen belastingplichtige of onderzoeker worden terugbetaald en die ten laste worden genomen door de werkgever beschouwd als kosten eigen aan de werkgever. Het (para)fiscale gevolg is hierbij drieledig:

• In hoofde van de werkgever/vennootschap gelden de gangbare aftrekbeperkingen (die eerder beperkt zijn gelet op de kwalificerende kosten) en kan er in principe geen discussie bestaan omtrent het beroepsmatige karakter van de kosten en/of het verlenen van een (onrechtmatig) voordeel.
• In hoofde van de werknemers/bedrijfsleider zijn deze terugbetalingen niet belastbaar.
• Tot slot werd bij KB bepaald dat deze terugbetalingen ook sociaalrechtelijk niet als loon worden beschouwd en dus vrijgesteld zijn van socialezekerheidsbijdragen.

Merk hierbij wel op dat het fiscale voordeel er niet op gericht is om een deel van de bestaande bezoldiging om te vormen naar belastingvrije terugbetaling van onkosten. De circulaire (circulaire 2022/C/47 over de regeling houdende invoering van een bijzonder belastingstelsel voor ingekomen belastingplichtigen en ingekomen onderzoekers) benadrukt daarom dat deze vergoeding boven op de (bestaande) bezoldiging moet komen, ze is immers kostendekkend voor de extra onkosten die de expat heeft om hier te werken en te leven.

Ook goed om te weten, de fiscus vermijdt alvast potentiële discussie op volgend punt: de terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever die gevat wordt door deze afwijkende regimes kan worden gecombineerd met het ‘klassieke’ systeem. De expat kan dus naast de geviseerde terugbetaling ook nog bijvoorbeeld extra ‘standaard’ representatiekosten of vergoedingen voor thuiswerk ontvangen (die de ‘gewone’ medewerkers bv. ook kunnen genieten).

Welke kosten?

Logischerwijs kan niet elke terugbetaling van kosten vallen onder de bijzondere regimes. De regimes zijn enkel van toepassing op “terugkerende uitgaven” alsook bepaalde “uitzonderlijke kosten” die rechtstreeks voortkomen uit de tewerkstelling in België.

Alle terugkerende uitgaven die rechtstreeks voortkomen uit de tewerkstelling in België

Voor wat betreft de terugkerende kosten komen in beginsel alle recurrente kosten die gelinkt kunnen worden aan de tewerkstelling in België in aanmerking voor de regimes. Om toch enige richting te geven of afbakening te hebben, voorziet de circulaire in een illustratieve en dus niet-limitatieve lijst:

• de bijkomende kosten verbonden aan de huisvesting in België ten opzichte van het land van herkomst;
• de bijkomende kosten verbonden aan de levensduurte in België ten opzichte van het land van herkomst;
• de kosten van privéreizen naar het land van herkomst voor de ingekomen belastingplichtige, zijn partner en de kinderen van zijn gezin;
• de kosten verbonden aan de verplaatsing naar het land van herkomst ter gelegenheid van de geboorte, het huwelijk of het overlijden van een familielid van de ingekomen belastingplichtige of van zijn partner.

Let op! De terugbetaling van de terugkerende uitgaven mag niet hoger zijn dan 30% van het loon dat gerelateerd is aan de in België geleverde prestaties. Daarnaast geldt er ook een maximale grens van € 90.000 per jaar, eventueel pro rata te beperken voor de jaren van aankomst, vertrek of beëindiging van het regime.

Bepaalde uitzonderlijke kosten die rechtstreeks voortkomen uit de tewerkstelling in België

Naast of boven op de terugkerende uitgaven kunnen er ook nog bepaalde uitzonderlijke uitgaven worden gevat door de belastingvrije terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever:

• Eenmalige kosten naar aanleiding van de verhuis. Hierbij voorziet de fiscus in een limitatieve lijst: de kosten van één reis om een nieuwe verblijfplaats in België te zoeken – de reiskosten van de ingekomen belastingplichtige zelf, van zijn partner en de kinderen die tot zijn gezin behoren – de kosten voor het demonteren, verpakken, laden, vervoeren, ontladen, uitpakken en monteren van het meubilair dat toebehoort aan de ingekomen belastingplichtige – in voorkomend geval, de hotelkosten van de ingekomen belastingplichtige, zijn partner en van de kinderen die tot zijn gezin behoren gedurende de eerste drie maanden na de indiensttreding in België.
• De inrichtingskosten van de woning in België. Hierbij voorziet de fiscus in een limitatieve lijst: de aankoop van materiaal dat bestemd is om in de woning in België te blijven (bv. verf, behangpapier, ingebouwde verlichting, enz.) – voor de aankoop van huishoudtoestellen volgens de geldende normen in België. Daarnaast geldt hier een absolute grens van € 1.500.
• Tot slot het inschrijvingsgeld in België voor de kinderen van de ingekomen belastingplichtige of van zijn partner.

Formaliteiten

Tot slot vereist de toepassing van beide regimes (BBIB en/of BBIO) nog enkele formaliteiten die moeten worden nageleefd.

In de eerste plaats moet de aanvraag elektronisch worden ingediend door de werkgever, vergezeld van een attest van de werknemer of bedrijfsleider waarin hij akkoord gaat met de aanvraag. Deze aanvraag moet gebeuren binnen een periode van drie maanden volgend op de indiensttreding. In principe moest de aanvraag voor het nieuwe regime vanaf 1 januari 2022 dan ook ten laatste op 30 maart 2022 worden ingediend. De fiscus heeft deze deadline echter reeds tweemaal uitgesteld, momenteel tot 30 september 2022. Dit uitstel geldt ook voor de ‘opt-in’-aanvraag als er van het oude naar het nieuwe systeem wordt overgestapt. De aanvraag wordt in principe binnen de drie maanden behandeld en geldt, bij akkoord, retroactief vanaf de indiensttreding.

Verder is het ook belangrijk dat de terugbetaling van de kosten contractueel wordt overeengekomen.

Daarnaast werd reeds toegelicht dat de regimes niet vereisen dat de expat zijn fiscale woonplaats heeft binnen België. In dat geval zal de expat onderworpen zijn aan de BNI. Ter ondersteuning hiervan vereisen beide regimes dat de expat elk jaar een verblijfsattest kan voorleggen dat werd uitgereikt door de belastingadministratie van zijn woonland.

Tot slot moet de werkgever ook jaarlijks een overzicht aan FOD Financiën overbrengen met de gegevens van medewerkers/bedrijfsleiders die dat jaar onder BBIB of BBIO vielen.