Uw statuten aanpassen aan het nieuwe vennootschapsrecht: wanneer en hoe?

Statutenwijziging

Wanneer?

Vennootschappen die opgericht werden vóór 1 mei 2019 moeten uiterlijk 1 januari 2024 hun statuten in overeenstemming brengen met het WVV. Dat is verplicht naar aanleiding van en tegelijk met een andere statutenwijziging sinds 1 mei 2019 (bv. kapitaalverhoging, naams- of doelwijziging, …) of kan (en moet dus uiterlijk 1 januari 2024) gebeuren uitsluitend met het oog op het afstemmen van uw statuten op het WVV.

Dwingende bepalingen WVV

Let wel: de nieuwe vennootschapsbenamingen en -afkortingen zijn al van toepassing, zelfs zonder statutenwijziging. Een (oude) BVBA heet dus sinds 1 januari 2020 al BV, ook al werd dat nog niet aangepast in de statuten.

Ook de andere dwingende bepalingen van het WVV zijn al van toepassing sinds 1 januari 2020, ook al werden de statuten van uw vennootschap nog niet aangepast. Zo kan een persoon bv. niet langer in verschillende hoedanigheden in een bestuursorgaan zetelen, in tegenstelling tot vóór 1 januari 2020, toen een persoon nog in eigen naam bestuurder kon zijn én vaste vertegenwoordiger van een bestuurder-rechtspersoon (meerdere petjes).

Daarnaast wordt ook het kapitaal van een BV (beter: het volstort gedeelte van het kapitaal en de wettelijke reserve) sinds 1 januari 2020 van rechtswege en zonder vervulling van enige formaliteit omgevormd tot een statutair onbeschikbare eigen vermogensrekening. Het niet-volstort gedeelte wordt een niet-opgevraagde inbreng.

Formaliteiten - onderhands vs. notarieel

Vennootschappen onder firma (VOF) en commanditaire vennootschappen (CommV) die hun rechtsvorm behouden, kunnen hun statuten onderhands wijzigen. Er hoeft dus geen buitengewone algemene vergadering gehouden te worden voor notaris. Dat is wel het geval voor de naamloze vennootschap (NV), besloten vennootschap (BV) en de coöperatieve vennootschap (CV).

Welke aanpassingen?

Naast een aantal terminologische aanpassingen (naam i.p.v. maatschappelijke benaming, zetel i.p.v. maatschappelijke zetel, voorwerp i.p.v. doel, bestuurder i.p.v. zaakvoerder) zijn de belangrijkste aanpassingen die rond het kapitaal (dat begrip verdwijnt in de BV en de CV). Meestal wordt het kapitaal beschikbaar gemaakt en wordt dat toegewezen aan een beschikbare eigen vermogensrekening.

Naast verplichte aanpassingen kunnen tal van facultatieve wijzigingen doorgevoerd worden, zoals omtrent de al dan niet vrije overdraagbaarheid van aandelen, omtrent de samenstelling en de bevoegdheden van het bestuursorgaan (collegiaal, individueel, enige bestuurder), enz.

Omzetting rechtsvorm

Verplicht

Een omzetting van rechtsvorm is verplicht voor vennootschappen die verdwijnen (de commanditaire vennootschap op aandelen, de coöperatieve vennootschap met onbeperkte aansprakelijkheid, de landbouwvennootschap, het economisch samenwerkingsverband en de beroepsvereniging) en voor onechte coöperatieve vennootschappen. Ze moeten in een andere rechtsvorm omgezet worden, aangezien het WW deze vennootschapsvormen niet meer kent. Die omzetting moet gebeuren volgens de procedure bepaald in Boek 14 WVV.

Facultatief

Een omzetting kan ook aangewezen zijn voor andere vennootschappen, bv. omdat de aandeelhouders voortaan de beperkte aansprakelijkheid wensen te genieten of omdat de aandeelhouder slechts enig vennoot wenst te zijn.

Zo kan het bv. interessant zijn om een VOF om te vormen tot een BV. De vennoten van een VOF (of de beherende vennoten van een CommV) zijn immers hoofdelijk aansprakelijk met de vennootschap voor schulden van de vennootschap. Door een omzetting in een BV kunnen ze die hoofdelijke aansprakelijkheid vermijden en hun persoonlijk vermogen beschermen. Let wel: hun hoofdelijke aansprakelijkheid blijft wel gelden voor het eventuele verschil tussen het nettoactief van de vennootschap en het minimumbedrag van het kapitaal (art. 14:12 WVV) .

In geval van omzetting van een VOF of een CommV blijven de vennoten van de VOF en de beherende (gecommanditeerde) vennoten ten aanzien van derden hoofdelijk en onbeperkt aansprakelijk voor de verbintenissen van de vennootschap die dateren van vóór het tijdstip van de publicatie van de omzetting.

In geval van omzetting in een VOF of een CommV staan de vennoten onder firma of de beherende vennoten ten aanzien van derden onbeperkt in voor de verbintenissen van de vennootschap van vóór de omzetting.

Procedure

Een omzetting vereist een verslag van het bestuursorgaan, een staat van actief en passief (niet ouder dan drie maanden), een verslag van de commissaris, en bij gebreke daaraan van een bedrijfsrevisor of een gecertificeerd (extern) accountant, de mededeling daarvan aan de aandeelhouders (samen met de oproeping tot de algemene vergadering) én een statutenwijziging (een buitengewone algemene vergadering dus).

Die statutenwijziging moet (ook bij VOF en CommV) bij authentieke akte gebeuren (art. 14:10 WVV) .

Sancties

Sanctie niet-omzetting vennootschap

Vennootschappen die onder het WVV niet meer bestaan en die na 31 december 2023 nog niet omgezet zijn, worden van rechtswege omgezet in de rechtsvorm die het dichtst aansluit bij de oude vorm.

De commanditaire vennootschap op aandelen wordt van rechtswege een naamloze vennootschap met een enige bestuurder. De landbouwvennootschap wordt een VOF en indien er stille vennoten zijn een CommV. Een coöperatieve vennootschap met onbeperkte aansprakelijkheid wordt een VOF en een coöperatieve vennootschap met beperkte aansprakelijkheid die niet aan de definitie van coöperatieve vennootschap beantwoordt, wordt een besloten vennootschap (art. 41, §2 wet 23.03.2019) .

Sanctie niet-aanpassing statuten aan WVV

De leden van het bestuursorgaan zijn persoonlijk en hoofdelijk aansprakelijk voor de schade geleden door de vennootschap of door derden ten gevolge van de niet-nakoming van die verplichting. Welke schade daaronder zou kunnen ressorteren, is vooralsnog niet duidelijk.