LOON - ONKOSTENVERGOEDING - 12.10.2022

De energiekosten bij telewerk

Onkostenvergoeding bij structureel telewerk. Ook als uw werknemers structureel (dus regelmatig en gemiddeld minstens één dag/week) telewerk doen, bent u niet verplicht een onkostenvergoeding toe te kennen.

Een echte minimumvergoeding is niet voorzien. Als uw werknemers structureel telewerk doen, bent u enkel verplicht om de internet- en communicatiekosten voor het telewerk te vergoeden en de kosten voor de installatie, de werking, het onderhoud en de afschrijving van IT-apparatuur te vergoeden. De wetgeving bepaalt dat er over de vergoeding van deze kosten een afspraak moet gemaakt worden in het contract dat u sluit over het telewerk. Hoe dat gebeurt, bv. hoe hoog de vergoeding moet zijn, ligt evenwel niet vast. U kunt bv. de werknemers een laptop bezorgen en een vergoeding afspreken voor de internetverbinding (bv. het door de RSZ en fiscus voorziene forfait van max. € 20/maand).

Energiekosten kunt u vergoeden via het ‘bureauforfait’. U mag werknemers die structureel telewerken bovenop deze kosten voor ICT ook het zgn. bureauforfait toekennen dat sinds 01.09.2022 maximaal € 142,95 per maand bedraagt. Naast de kleine bureaukosten zijn ook de nutsvoorzieningen zoals water, elektriciteit en verwarming in dit forfait inbegrepen. Het forfait mag ook (volledig) toegekend worden aan iemand die maar één dag per week telewerk doet.

Mag u ook de werkelijke energiekosten terugbetalen? Dat blijft een optie maar eenvoudig is dat niet, noch fiscaal gezien noch voor de RSZ. Onlangs gaf de RSZ in een mailbericht aan dat de werkgever de energiekosten apart kan terugbetalen.

Let op!  Deze terugbetaling is dan niet combineerbaar met het bureauforfait, ook niet met een deel ervan.

Ingewikkelde berekening! Dit moet dan gebeuren op basis van de reële uitgaven van de werknemer (elektriciteitsrekening, gasrekening, ...). Deze rekening mag u dan terugbetalen pro rata het effectieve aantal uren dat de werknemer thuiswerkt en de effectieve ruimtes die hij voor thuiswerk gebruikt. De gemiddelde tarieven van de VREG worden niet aanvaard, noch een algemeen gemiddelde voor al uw werknemers.