Hoe uw energiekosten optimaal doorrekenen aan uw BV?
Huur van uw thuiskantoor
Huur. Voor het gebruik van een kantoorruimte in uw privéwoning kunt u huur aanrekenen aan uw vennootschap. Die huurgelden vormen een onroerend inkomen waarop u privé belast wordt tegen de progressieve tarieven, na een forfaitaire kostenaftrek van 40%. Sociale bijdragen zijn daarop niet verschuldigd.
Opletten met zgn. herkwalificatiegrens. Vraagt u een te hoge huurprijs aan uw vennootschap, dan wordt een deel van de huur (zwaarder) belast als een loon en moet u daarop ook sociale bijdragen betalen. Voor 2022 wordt die grens berekend aan de hand van de volgende formule: het niet-geïndexeerde kadastraal inkomen × 4,86 × 5/3.
Voorbeeld. U als alleenstaande bedrijfsleider bent 100% eigenaar van een woning met een ki van € 1.800. Verhuurt u 30% daarvan aan uw BV, dan ligt de herkwalificatiegrens op € 4.374 (€ 1.800 × 30% × 4,86 × 5/3), zijnde € 364,5 per maand.
Energiekosten van uw thuiskantoor
Verwarming en elektriciteit. De energiekosten zoals gas, stookolie en elektriciteit die betrekking hebben op uw kantoor zijn uiteraard ook ten laste van uw vennootschap.
Aparte tellers voor privé- en beroepsgebruik? Is er een aparte teller op naam van uw BV voor het gehuurde gedeelte, dan is het eenvoudig. Uw BV krijgt dan rechtstreeks de facturen voor het professionele verbruik en kan die voor 100% inbrengen.
Geen aparte tellers? In de praktijk is er echter vaak slechts één teller aanwezig. Staat de teller op uw privénaam, dan zal u privé dus de energiefacturen voor het totale verbruik ontvangen. U moet die kost dan zelf opsplitsen tussen het privé- en het beroepsgebruik.
Oppervlakte als verdeelsleutel. Klassiek wordt het beroepsverbruik bepaald op basis van de verhouding van de oppervlakte van het kantoor ten opzichte van de totale oppervlakte van uw privéwoning. Heeft uw woning een oppervlakte van 150m² en is de oppervlakte van het kantoor 30m², dan kunt u dus 20% (30/150) van de energiekosten doorrekenen aan uw vennootschap.
Vaak is ‘intensiteit’ beter als verdeelsleutel! We verklaren ons nader... Werkt u bijvoorbeeld 12 uur per dag en zijn dan meestal alleen de beroepsruimtes verlicht en verwarmd, dan liggen de beroepsmatige verbruikskosten veel hoger dan wat u uitkomt op basis van de oppervlaktenorm. In dat geval splitst u de energiekosten beter op aan de hand van de gebruiksintensiteit van de beroeps- en privéruimten.
Tip. Het is dus perfect mogelijk dat u bijvoorbeeld 30% van uw woning verhuurt als beroepsruimte op basis van de gebruikte oppervlakte, maar een hoger percentage (bv. 60%) aan energiekosten doorrekent aan uw vennootschap.
Let op! Het spreekt voor zich dat uw controleur dit met het nodige wantrouwen zal bekijken. Zorg er dus voor dat u die opsplitsing goed onderbouwt. Dit kan bijvoorbeeld door aan te tonen dat er overdag niemand anders aanwezig is in uw woning en door zgn. calorimeters op de radiatoren te plaatsen.