E-MAIL - E-MAILGEBRUIK - 03.11.2022

Is het afgelopen met inbox zero?

Het ‘inbox zero’-principe was lang de gouden standaard voor efficiënt e-mailbeheer. Sommige mensen pleiten ervoor dit compleet overboord te gooien. Waarom?

Even opfrissen

Bij inbox zero is het de bedoeling om uw e-mailbox steeds weer leeg te maken. Telkens als u uw e-mailbox opent, moet u elk bericht verwerken (lezen, beantwoorden) en het dan verplaatsen naar een bepaalde map of de prullenmand. Na elke scan eindigt u met een lege inbox: u ziet letterlijk dat u uw e-mail volledig verwerkt heeft.

Er bestaan heel wat variaties op dit thema, maar een populaire methode is sorteren in drie mappen: een archiefmap (afgehandeld), een to-domap (nog actie nodig) en een parkeermap (e-mails die u de komende tijd nog nodig heeft).

Waarom werkt het niet?

Sommigen beweren dat inbox zero niet werkt. Ze halen daar enkele sterke argumenten voor aan. Ten eerste vergt het een ijzeren discipline om telkens weer die e-mailbox leeg te krijgen: het is lastig en vermoeiend. Ten tweede krijgen de meeste mensen zo veel e-mails dat het bijna onmogelijk en stressvol is om voortdurend controle over de inbox te houden. Bovendien heeft u elders nog meer inboxen, bijv. bij WhatsApp of in andere berichtenapps. Alleen uw e-mailbox leegmaken, lost dus niet alles op. Ten slotte leidt het continu leegmaken van uw e-mailbox eigenlijk tot tijdverlies: u parkeert snel elk bericht ergens, maar in realiteit moet u bepaalde berichten later toch terug gaan zoeken of horen ze bij een nog lopende discussie.

Alternatieven

Als u inbox zero toepast en tevreden bent, hoeft u natuurlijk niets te veranderen. Zeker voor wie niet al te veel e-mails krijgt, blijft het een werkbare methode. Hebben de hiervoor genoemde argumenten u aan het denken gezet, dan is het zeker waardevol om enkele alternatieven of aanpassingen te bekijken.

Alternatief 1: triage. Wanneer u uw e-mailbox opent, scant u de berichten en geeft u voorrang aan de belangrijkste berichten. Andere berichten komen pas aan de beurt naargelang u tijd heeft. Tijdens een tweede scan gooit u berichten die u toch niet gaat lezen, meteen in de prullenmand. Het voordeel van een triage is dat u niet steeds gaat stressen om deze e-mailbox per se leeg te krijgen. U verwerkt berichten waarvoor u tijd heeft, startend met het belangrijkste. Tip.  Boek winst door zo veel mogelijk te rekenen op filters. Maak bijv. filters om nieuwsbrieven automatisch in een aparte map te plaatsen. Erg nuttig is een filter die berichten van uw VIP-contacten met kleur markeert, zodat u deze snel herkent. De slimme filters in sommige e-mailapplicaties zijn zeker behulpzaam. Ze herkennen welke berichten belangrijk zijn, welke sociale updates of reclame bevatten, enz. Uw e-mailbox wordt zo automatisch gesorteerd waardoor u direct naar de belangrijke berichten kunt springen.

Alternatief 2: inbox infinity. Hierbij verwerkt u regelmatig uw (belangrijke) e-mails, maar laat alle berichten in uw inbox staan. U verliest geen tijd met berichten verplaatsen en rekent verder op de zoekfunctie om berichten terug te vinden. Er blijven zo zeker regelmatig onverwerkte berichten achter in uw inbox. Daarom moet u af en toe schoon schip maken. Selecteer alle ongelezen berichten die meer dan een jaar oud zijn en verwijder ze: wat u al een jaar niet nodig heeft gehad, heeft u waarschijnlijk helemaal niet nodig.

Werkt u met inbox zero? Evalueer zelf even kritisch of de nadelen op u van toepassing zijn. Stuur eventueel uw e-mailgewoontes bij met alternatieve methodes, zoals triage of inbox infinity.

Contactgegevens

Larcier-Intersentia | Tiensesteenweg 306 | 3000 Leuven

Tel.: 0800 39 067 | Fax: 0800 39 068

contact@larcier-intersentia.com | www.larcier-intersentia.com

 

Maatschappelijke zetel

Lefebvre Sarrut Belgium NV | Hoogstraat 139 - Bus 6 | 1000 Brussel

RPM Bruxelles | TVA BE 0436.181.878