E-MAIL - E-MAILGEBRUIK - 24.01.2023

Waarom komt uw e-mail niet aan?

Het komt niet vaak voor, maar het kan wel eens gebeuren: een e-mailbericht dat u verstuurt, kan niet worden afgeleverd. Wat kan de oorzaak zijn en wat kunt u eraan doen?

Mogelijke oorzaken

Bij een e-mail afleverfout ( e-mail bounce ) ontvangt u meestal meteen een foutbericht om u te waarschuwen dat er iets verkeerd is gelopen, met daarbij ook meer informatie over de oorzaak. Soms gaat het om een tijdelijk probleem: de e-mailbox van de geadresseerde zit vol of is tijdelijk inactief, de e-mailserver ligt uit voor onderhoud, etc. In dat geval zit er niets anders op dan uw e-mail een aantal keren opnieuw te versturen, totdat u merkt dat het probleem opgelost is. Er zijn ook ‘harde’ afleverfouten waarbij uw bericht zeker nooit afgeleverd wordt, tenzij u zelf een actie onderneemt: het e-mailadres van de geadresseerde is verkeerd gespeld, de bijlagen bij de e-mail zijn veel te groot, etc.

Mogelijke oplossingen

Check het adres. De meest voorkomende fout is een e-mailadres dat niet werkt, omdat het verkeerd gespeld is. Ga dus na of u geen typfouten heeft gemaakt en of het e-mailadres voldoet aan de vorm die door het bedrijf gebruikt wordt. De meest gebruikte vorm is [voornaam].[achternaam]@[domeinnaam bedrijf] , maar soms gebruikt men een vorm die daarvan afwijkt (bijv. jjanssen@bedrijf.com ). Kijk hoe de e-mailadressen van andere werknemers van hetzelfde bedrijf gevormd zijn of contacteer eventueel het bedrijf (bijv. via info@bedrijf.com ) om te vragen naar het juiste e-mailadres van uw geadresseerde. U kunt ook op zijn eventuele LinkedIn- of Twitter-profielpagina kijken of daar het e-mailadres vermeld staat.

Te grote bijlages. Het kan ook dat uw e-mail te groot is: zowel uw eigen e-mailserver die uw e-mail tracht te versturen, als de e-mailserver van de geadresseerde die uw e-mail tracht te ontvangen, kan daar een probleem mee hebben. In dat geval zal het afleverfoutbericht meestal informatie geven over de toegelaten maximale grootte van de e-mail. Probeer uw bijlagen dan op een andere manier bij de geadresseerde te krijgen, door bijv. een dienst, zoals WeTransfer ( https://wetransfer.com ), te gebruiken.

Als spam bestempeld. Als u geen enkele reactie op uw verzonden e-mail krijgt, is het ook mogelijk dat uw e-mail ten onrechte als spam aangeduid werd. De meeste e-mailservers hebben tegenwoordig spamfilters die uw e-mail zullen beoordelen alvorens deze af te leveren. Als u vreest dat uw e-mail als spam geklasseerd werd, vraag dan de ontvanger om zijn map voor spam of ongewenste berichten te controleren. Als uw e-mail in een van deze mappen staat, moet u de ontvanger vragen om u toe te voegen aan zijn veilige contacten, zodat uw volgende e-mails wel worden ontvangen.

Afwezigheidsbericht. Ten slotte is het ook mogelijk dat uw e-mail wel ontvangen wordt door de geadresseerde, maar dat u alleen een automatisch afwezigheidsantwoord krijgt. Dat kan betekenen dat uw contact inderdaad tijdelijk onbereikbaar is, maar hij kan ook al terug zijn, maar vergeten zijn om het afwezigheidsantwoord uit te zetten. Probeer hem dan op een andere manier te bereiken om hem daarop te wijzen of kijk of er in het afwezigheidsantwoord verwezen wordt naar een collega die u kunt contacteren om hem een boodschap door te geven.

Krijgt u een foutbericht terug wanneer u een e-mail wilt versturen, check dan het soort foutmelding en onderneem de gepaste actie: check bijv. de spelling van het adres of kijk na of uw bijlages niet te groot zijn. Krijgt u geen melding of reactie, vraag uw contact dan na te gaan of uw bericht niet als spam werd bestempeld.

Contactgegevens

Indicator - Larcier | Tiensesteenweg 306 | 3000 Leuven

Tel.: 0800 39 067 | Fax: 0800 39 068

Customer.Services@indicator-larcier.be | www.indicator-larcier.be

 

Maatschappelijke zetel

Lefebvre Sarrut Belgium NV | Hoogstraat 139 - Bus 6 | 1000 Brussel

RPM Bruxelles | TVA BE 0436.181.878