BTW-LISTING - JAARLIJKSE LISTING AFNEMERS - 08.03.2023

Weer tijd voor de jaarlijkse btw-listing!

Tegen eind maart is het weer tijd voor de indiening van uw jaarlijkse klantenlisting. Wat is daarbij allemaal van belang, wie moet u wel en wie niet vermelden en wat is verder nog van belang?

Jaarlijkse klantenlisting: wat, wie en wanneer?

Wat houdt die listing precies in?

Een klantenbestand? Min of meer inderdaad. De jaarlijkse btw-listing is namelijk een overzicht van al uw klanten met een Belgisch btw-nummer aan wie u het jaar voordien voor meer dan € 250 exclusief btw gefactureerd heeft (art. 53quinquies W.Btw) .

Let op! Het zijn dus uw Belgische klanten én bovendien alleen deze met een Belgisch btw-nummer.

Uw klanten van vorig jaar! De listing heeft inderdaad altijd betrekking op het jaar voordien. De klantenlisting die u nu in 2023 moet indienen, heeft dus betrekking op wat u vorig jaar, in 2022, gefactureerd heeft.

Wie moet die klantenlisting indienen?

Iedere Belgische btw-plichtige! Iedereen dus of m.a.w. iedereen met een Belgisch btw-nummer moet jaarlijks zijn klantenlisting indienen.

Let op! Het hebben van het btw-nummer is in dit geval dus cruciaal en niet zozeer het al dan niet indienen van periodieke btw-aangiften. Dat laatste doet er in feite niet toe.

Dus kleine ondernemer ook? Ja! Geniet u de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen, lees: uw omzet op jaarbasis is niet hoger dan € 25.000 en u opteert voor de vrijstelling, dan moet u geen btw aanrekenen. Dat houdt in dat u dan ook geen recht op aftrek heeft en dat u ook geen periodieke btw-aangiften moet indienen maar... als vrijgestelde kleine onderneming bent u strikt genomen dan wel verplicht om een jaarlijkse klantenlisting in te dienen. U bent immers, net zoals iemand die wel btw-aangiften indient, wel in het bezit van een Belgisch btw-nummer.

Wat met de leden van een btw-eenheid? Dat is min of meer hetzelfde verhaal. De leden van zo’n eenheid moeten dan elk apart geen btw-aangiften meer indienen, want dat doet de btw-eenheid voor alle leden samen. Wel is het indienen van de jaarlijkse btw-klantenlisting een individuele verantwoordelijkheid van elk lid van de btw-eenheid. De btw-eenheid dient dus de btw-aangiften in voor alle leden samen maar elke lid moet dus wel individueel zijn eigen klantenlisting indienen (KB nr. 23, art. 1) .

Wanneer en hoe moet die jaarlijkse klantenlisting ingediend worden?

Wanneer in te dienen? De jaarlijkse klantenlisting moet elk jaar ingediend worden vóór 31 maart en dit dus telkens met betrekking tot het voorbije jaar. De deadline voor de klantenlisting voor al uw verkopen van kalenderjaar 2022 is dus 30 maart 2023.

Let op! Respecteer deze deadline, want het niet of laattijdig indienen ervan geeft aanleiding tot behoorlijke geldboetes.

Hoe en waar indienen? Dat is gemakkelijk. Voor de wijze waarop en de plaats van de indiening gelden namelijk dezelfde regels als voor de indiening van de btw-aangifte zelf. De listing moet dus verplicht elektronisch ingediend worden via de Intervat-toepassing.

Wie moet erop vermeld worden en wie niet?

Wat of wie moet u sowieso vermelden?

Uw Belgische klanten? Ja en neen. Het is specifieker. U moet alle klanten vermelden die beschikken over een Belgisch btw-nummer én aan wie u in 2022 voor meer dan € 250 exclusief btw gefactureerd heeft.

Tip. Het doet er niet toe of dat dit facturen waren waarop effectief btw in rekening gebracht werd dan wel facturen met de vermelding “btw verlegd”. Het criterium is die € 250, zijnde de zgn. maatstaf van heffing.

€ 250 per factuur? Neen! Wat telt, is de totale maatstaf van heffing op jaarbasis! Het gaat dus over de totaliteit van wat u in 2022 aan die klant gefactureerd heeft. Dat kan dus één factuur van meer dan € 250 zijn of meerdere facturen voor een kleiner bedrag maar voor in totaal meer dan € 250 exclusief btw.

Wat moet u precies vermelden? Dat zijn in feite de gegevens die nodig zijn voor de Btw om een gerichte controle te kunnen uitoefenen. Concreet gaat het dan om het Belgische btw-nummer van de klant, het totale bedrag exclusief btw dat u hem vorig jaar gefactureerd heeft en het bedrag van de btw zelf dat u bij hem in rekening gebracht heeft.

Let op! Aannemers die aan Belgische bedrijven gefactureerd hebben met ‘btw verlegd’, vermelden dus steeds € 0 bij het in rekening gebrachte btw-bedrag.

Welke transacties moeten er niet op vermeld worden?

Verrichtingen met particulieren! Particulieren hebben immers geen btw-nummer en moeten bijgevolg niet vermeld worden. Het speelt daarbij geen rol of er in dat geval verplicht een factuur aan die particulier uitgereikt werd of niet. Ook werken in onroerende staat of de verkoop van een vervoermiddel – twee voorbeelden waarbij er effectief verplicht moet gefactureerd worden aan een particulier (KB nr. 1, art. 1)  – moeten dus in geen enkel geval vermeld worden op die klantenlisting.

Tip. Ook verrichtingen met niet-belastingplichtige rechtspersonen en volledig door artikel 44 W.Btw vrijgestelde btw-plichtigen moeten niet vermeld worden. Ook zij hebben immers geen btw-nummer en kunnen dus als dusdanig niet vermeld worden.

Wat met buitenlandse klanten? In principe moeten die niet vermeld worden, want alleen de klanten met een Belgisch btw-nummer moeten vermeld worden.

Tenzij die een Belgisch btw-nummer heeft? Dan is het inderdaad anders. Heeft de buitenlandse klant ook een Belgisch btw-nummer, dan moet al wat u gefactureerd heeft op dat Belgische btw-nummer van die buitenlandse klant ook vermeld worden, voor zover dit meer dan € 250 bedraagt. Alleen wat u rechtstreeks gefactureerd heeft op het buitenlandse btw-nummer van die klant, blijft dus volledig buiten deze jaarlijkse klantenlisting. Mogelijk moeten die laatste leveringen en/of diensten dan wel op die andere ‘listing’, nl. de zgn. intracommunautaire opgave, voorkomen.

U bent een gemengde btw-plichtige? U verricht dan prestaties met btw en prestaties zonder btw. Die laatste, de zgn. door artikel 44 vrijgestelde prestaties, moeten dan niet in de jaarlijkse klantenlisting opgenomen worden. Het gaat dan onder meer om verzekeringsverrichtingen, vrijgestelde onroerende verhuren, therapeutische prestaties verricht door medische en paramedische beroepen, enz.

Tip. Er wordt gelukkig geen boete opgelegd als u toch te veel zou vermelden op uw klantenlisting (beslissing E.T. 128.477, 15.06.2015) .

Nihillisting als u niets te vermelden heeft?

In principe niet! Heeft u vorig jaar geen klanten gehad die op de lijst vermeld moeten worden, dan is een nihillisting indienen niet nodig. Wel is het verplicht om aan de Btw-Administratie te melden dat u zo geen listing hoeft in te dienen en dat gebeurt door het zetten van een kruisje in de btw-aangifte van het vierde kwartaal of van de maand december.

Tip 1. Bij wijze van tolerantie mag u ook een kruisje zetten in de btw-aangifte van januari, februari of maart (maandaangevers) of in de btw-aangifte van het eerste kwartaal (kwartaalaangevers).

Tip 2. Bent u een vrijgestelde kleine onderneming en moet u niemand vermelden op uw listing, dan hoeft u helemaal niets te doen. U kunt dat kruisje dan immers ook niet aanvinken, want u dient geen btw-aangiften in. U bent dan in dat geval ook niet verplicht om uw jaarlijks omzetcijfer mee te delen aan de Btw (KB nr. 19, art. 4, §2) .

Ten laatste 30 maart 2023 moet uw jaarlijkse klantenlisting over 2022 ingediend zijn. Ook als vrijgestelde kleine ondernemer of als u lid bent van een btw-eenheid en dus zelf geen btw-aangiften indient, bent u verplicht om die jaarlijkse listing in te dienen.

Contactgegevens

Larcier-Intersentia | Tiensesteenweg 306 | 3000 Leuven

Tel.: 0800 39 067 | Fax: 0800 39 068

contact@larcier-intersentia.com | www.larcier-intersentia.com

 

Maatschappelijke zetel

Lefebvre Sarrut Belgium NV | Hoogstraat 139 - Bus 6 | 1000 Brussel

RPM Bruxelles | TVA BE 0436.181.878