Wat moet uw VZW allemaal in het intern VZW-dossier opnemen?

Wat is het intern VZW-dossier?

Verzameling interne documenten. Het intern VZW-dossier (ook wel het intern verenigingsdossier genoemd) is de verzameling van documenten die een VZW wettelijk moet opmaken… maar die niet neergelegd moeten worden bij de griffie van de ondernemingsrechtbank. Zo onderscheidt het intern VZW-dossier zich van het extern VZW-dossier dat net wel bestaat uit de documenten die uw VZW moet indienen bij de griffie van de ondernemingsrechtbank en de beslissingen die in het Belgisch Staatsblad gepubliceerd moeten worden.

Tip. De documenten van het intern VZW-dossier moeten in principe bewaard worden op de zetel van uw VZW. Ze mogen evenwel zowel digitaal als op papier bijgehouden worden.

Concreet. Het intern VZW-dossier bestaat uit de volgende documenten:

• het ledenregister;
• de verslagen en beslissingen van de bestuursorganen;
• de boekhoudkundige stukken;
• het intern reglement indien uw VZW daarover beschikt.

Inhoud van de documenten

Geldigheidsvereisten. De documenten van het intern VZW-dossier moeten aan bepaalde voorwaarden voldoen om geldig te zijn.

Ledenregister. Het ledenregister moet de naam en de woonplaats van de werkende leden bevatten alsook de start- en einddatum van hun lidmaatschap. Is een rechtspersoon lid, dan wordt de rechtsvorm en het adres van de zetel vermeld. Eventuele wijzigingen moeten binnen de acht dagen verwerkt worden. Het ledenregister mag elektronisch bijgehouden worden.

Let op! Enkel werkende leden moeten vermeld worden, toegetreden leden hoeven dus niet opgenomen te worden. Werkende leden zijn leden die deel uitmaken van de algemene vergadering.

Tip. Voorzie in de statuten of het intern reglement een clausule die de werkende leden verplicht om wijzigingen van hun persoons- en contactgegevens door te geven.

Verslagen en beslissingen. Dat zijn alle verslagen en beslissingen van de algemene vergadering, het bestuursorgaan en eventueel het dagelijks bestuur.

Boekhoudkundige stukken. Dat is de begroting, de dagboeken inkomsten en uitgaven, de inventaris en eventueel het jaarverslag.

Tip. Vergeet niet om ook de aanpassingen van de begroting (begrotingswijzigingen) op te nemen.

Intern reglement. Het intern reglement is een facultatief reglement waarin uw VZW uiteenlopende zaken m.b.t. haar werking kan opnemen, bv. omtrent het verloop van vergaderingen, de concretisering van de bevoegdheden van het bestuursorgaan, hoe intern conflicten geregeld worden, enz. Vaak is het een soort van aanvulling op uw statuten. Sinds de nieuwe VZW-wet die in werking getreden is op 1 mei 2019 is het verplicht dat het intern reglement (vroegere benaming: huishoudelijk reglement) een datum bevat. Het is uiteraard de meest recente versie die in het intern VZW-dossier opgenomen moet worden.

Tip. De statuten verwijzen naar de datum van de meest recente versie van het intern reglement.

Sancties. Als het intern VZW-dossier niet in orde is, riskeert uw VZW verschillende sancties. Die kunnen gaan van de aansprakelijkheid van de leden van het bestuursorgaan tot zelfs de ontbinding van de vereniging. Zorg er dus voor dat het intern VZW-dossier correct opgesteld en bijgehouden wordt en laat uw VZW desnoods bijstaan door een expert.