ONKOSTENVERGOEDING - 09.05.2023

Houd een verantwoording van uw onkostenvergoeding bij de hand!

Neemt u uit uw vennootschap een algemene forfaitaire onkostenvergoeding op, dan moet het bedrag ervan op uw loonfiche 281.20 staan. De fiscus heeft zo een beter zicht op die vergoeding dan vroeger en daarom wordt het nog belangrijker dat u dat bedrag kunt verantwoorden. Hoe doet u dat?

Algemene onkostenvergoeding. Zoals u weet, wordt u niet belast op een terugbetaling door uw vennootschap van kosten die u privé voorgeschoten heeft. Een algemene forfaitaire onkostenvergoeding dient dan voor kosten die al niet op basis van bewijsstukken of via een specifieke vergoeding, zoals een kilometervergoeding of binnen- of buitenlandse dagvergoeding, terugbetaald worden, bv. kosten van een bureau thuis, zgn. secundaire autokosten, representatiekosten, ...

Bedrag moet sinds 2022 op fiche 281.20 en valt dus meer op! Vroeger volstond het dat er op de fiche vermeld werd dat u een forfaitaire onkostenvergoeding opgenomen had die ‘volgens ernstige normen’ bepaald was. Nu (sinds 01.01.2022) valt zo’n vergoeding meer op en de kans is dus groter dat uw controleur er vragen over zal stellen.

Hoe antwoorden op vragen? U moet kunnen uitleggen, concreet en onderbouwd, hoe u aan het bedrag van de vergoeding gekomen bent. U doet dit door eerst alle kosten op te lijsten die u privé betaalt voor uw vennootschap, vervolgens gedurende een bepaalde periode (bv. drie maanden) de effectieve bonnetjes, ticketjes, enz. van die kosten bij te houden en daarna een gemiddelde per maand te berekenen. Verhoog dat gemiddelde eventueel nog wat voor uitgaven waarvoor u geen ticketjes heeft, bv. een tournée générale in de sportclub.

Let op!  Heeft u meer dan een vennootschap, dan doet u deze oefening het best per vennootschap. Neem dus niet exact hetzelfde bedrag op uit uw verschillende vennootschappen.

Ga naar uw online artikel en download onze verantwoordingstool.

Lijst alle kosten op die u voor uw BV maakt en houd daar gedurende enkele maanden bewijsstukken van bij. Als dan de toegekende forfaitaire vergoeding in lijn ligt met het gemiddelde maandelijkse bedrag van die kosten, staat u sterk als de controleur een verantwoording vraagt.

Contactgegevens

Larcier-Intersentia | Tiensesteenweg 306 | 3000 Leuven

Tel.: 0800 39 067 | Fax: 0800 39 068

contact@larcier-intersentia.com | www.larcier-intersentia.com

 

Maatschappelijke zetel

Lefebvre Sarrut Belgium NV | Hoogstraat 139 - Bus 6 | 1000 Brussel

RPM Bruxelles | TVA BE 0436.181.878