ONKOSTENVERGOEDINGEN - 12.05.2023

Kilometer-, dag- en thuiswerkvergoedingen voor bedrijfsleiders of werknemers in 2023

Uw vennootschap kan aan u en aan uw werknemers forfaitaire onkostenvergoedingen toekennen voor verplaatsingen met een eigen voertuig, voor reis- en verblijfkosten tijdens binnen- en buitenlandse verplaatsingen en voor thuiswerk. Onder bepaalde voorwaarden en tot bepaalde bedragen worden deze vergoedingen fiscaal gezien niet als loon beschouwd, zonder dat hierover vooraf aan de fiscus een akkoord gevraagd moet worden. Wat zijn die voorwaarden en bedragen anno 2023? In welke gevallen zijn de regels anders voor werknemers en voor bedrijfsleiders?

Forfaitaire onkostenvergoedingen

Voor u of uw werknemers

De vergoedingen die uw vennootschap als terugbetaling van eigen kosten toekent aan u en eventuele andere bedrijfsleiders en aan uw werknemers zijn geen belastbaar loon (art. 31, lid 2, 1° en 32, lid 2, 1° WIB 92) . De terugbetaling kan gebeuren op basis van bewijsstukken of forfaitair. In het tweede geval moet u aantonen dat de vergoedingen zijn vastgesteld volgens ernstige normen. Wat kilometer-, dag- en thuiswerkvergoedingen betreft, neemt de fiscus aan dat dit het geval is als ze niet hoger zijn dan de gelijkaardige vergoedingen voor ambtenaren.

Voor uw vennootschap

Voor uw vennootschap zijn die vergoedingen in principe aftrekbare beroepskosten voor zover de bedragen en de vergoedingen op fiches 281 vermeld worden. Enkel de aftrek van een kilometervergoeding voor verplaatsingen met een personenauto is beperkt, volgens de zgn. gramformule. Een kilometervergoeding voor een motor- of bromfiets is dus wel 100% aftrekbaar.

Werknemers en bedrijfsleiders

Kilometervergoeding

Uw vennootschap kan aan u en uw werknemers een kilometervergoeding toekennen voor verplaatsingen met een eigen auto of motor- of bromfiets. De kilometervergoeding wordt geacht alle gewone autokosten te dekken, zoals het verbruik, de aanschaf, het onderhoud, de verzekering, de verkeersbelasting, enz. Niet inbegrepen zijn de kosten voor de reiniging van de auto en parkeerkosten, die eventueel nog apart terugbetaald kunnen worden.

Het bedrag van de kilometervergoeding is hetzelfde voor alle auto’s en motor- en bromfietsen. Het wordt regelmatig geïndexeerd, vroeger per jaar, sinds 1 oktober 2022 per kwartaal. Voor het eerste kwartaal van 2023 bedroeg de vergoeding € 0,4259 per kilometer (KB 10.11.2022, BS 16.11.2022 en omzendbrief nr. 711, 30.11.2022, BS 02.12.2022) , voor het tweede kwartaal is dat € 0,4246 per kilometer (omzendbrief nr. 717, 16.03.2023, BS 12.04.2023) .

Binnenlandse dagvergoeding

De binnenlandse dag- of reisvergoeding kan worden toegekend voor de kosten van een middagmaal en van klein verteer die u of werknemers voor uw vennootschap maken tijdens een verplaatsing in België die ten minste zes uur duurt, wat in principe bewezen moet worden. Blijft u of uw werknemer ergens op eigen kosten overnachten, dan kan uw vennootschap ook een overnachtingsvergoeding toekennen.

Ongeïndexeerd bedraagt de dagvergoeding € 10. Omdat ze gekoppeld is aan de spilindex, is ze sinds 1 januari 2023 gelijk aan € 19,99 en zal ze dit jaar wellicht nog wel enkele keren verhoogd worden. Wie wegens de aard van de functie regelmatig binnenlandse verplaatsingen doet, kan een forfaitaire maandvergoeding krijgen, zonder dat bewezen moet worden dat die verplaatsingen ten minste zes uur duren. Die maandvergoeding is wel maximaal gelijk aan 16 keer de dagvergoeding en mag dus sinds 1 januari 2023 maximaal € 319,84 bedragen. De overnachtingsvergoeding bedraagt ongeïndexeerd € 75, wat geïndexeerd sinds 1 januari 2023 gelijk is aan € 149,99 (circ. 2023/C/5, 04.01.2023) .

Voor de RSZ worden de vergoedingen niet geïndexeerd. De maximale dagvergoeding die werknemers in 2023 vrij van RSZ kunnen ontvangen is € 17 (= € 10 voor afwezigheid van faciliteiten en € 7 voor de maaltijd) en de maximale overnachtingsvergoeding is € 35. Voor u als bedrijfsleider speelt dit niet en is dus de volledige fiscaal vrijgestelde vergoeding ook vrij van sociale bijdragen.

Buitenlandse dagvergoeding

Een buitenlandse reisvergoeding kan betaald worden aan bedrijfsleiders en werknemers die een verplaatsing naar het buitenland maken. De kosten die door deze vergoeding gedekt worden, zijn die voor lunch en diner, dranken en snacks, plaatselijk vervoer, telefonische communicatie en andere kleine uitgaven (art. 2, lid 1 MB 10.01.2023, BS 15.02.2023) . Betaalt u of uw werknemer de kosten van de overnachting en het ontbijt zelf, dan kan uw vennootschap een logementsvergoeding betalen.

De bedragen zijn afhankelijk van de duur van de reis (meer of minder dan 30 dagen) en het betrokken land. Ze worden op onregelmatige basis aangepast per ministerieel besluit en gelden vanaf de publicatie in het Belgisch Staatsblad. De meest recente lijst vindt u in een MB van 10 januari 2023 (BS 15.02.2023) .

Wordt de hotelfactuur door uw vennootschap betaald en bevat ze kosten van een lunch of diner, dan moet de dagvergoeding verminderd worden met respectievelijk 35% en 45%. Voor de dagen van vertrek en van aankomst mag slechts een halve reisvergoeding opgenomen worden. Worden tijdens de reis meerdere landen aangedaan, dan mag voor de dag van de doorreis van het ene land naar het andere de volledige dagvergoeding toegekend worden van het land waar u de nacht vóór de doorreis heeft doorgebracht. Met de logementsvergoeding mogen enkel de werkelijk door u of uw werknemer betaalde kosten voor overnachting en ontbijt terugbetaald worden, met bovendien een maximumbedrag per land.

Enkel voor werknemers

Thuiswerkvergoeding

Uw vennootschap kan een thuiswerkvergoeding betalen aan werknemers die gemiddeld, op maandbasis beoordeeld, ten minste het equivalent van één werkdag per week thuiswerken (circ. 2021/C/20, 26.02.2021) . De vergoeding wordt geacht de kosten te dekken van huur, verwarming, elektriciteit, klein bureaumateriaal, onderhoud, verzekering, enz. Boven op deze algemene vergoeding kunnen ook nog specifieke vergoedingen betaald worden voor het beroepsmatige gebruik van internet, een computer en randapparatuur bestaande uit een tweede scherm, een printer en/of scanner. Deze vergoedingen worden ook voor de RSZ niet als loon beschouwd.

De eigenlijke thuiswerkvergoeding is gekoppeld aan de spilindex en is sinds 1 januari 2023 gelijk aan maximaal € 148,73 per maand. De vergoedingen voor het beroepsmatige gebruik van privé-internet, een privécomputer en randapparatuur worden niet geïndexeerd. Er kan € 20 per maand toegekend worden voor het gebruik van internet en eenzelfde bedrag voor het gebruik van een computer. Voor het professionele gebruik van randapparatuur is een vergoeding van € 5 per maand per toestel mogelijk gedurende maximaal drie jaar, met een totaal maximum van € 10 per maand.

En voor bedrijfsleiders?

U als bedrijfsleider kunt deze vergoeding niet opnemen. U kunt wel kosten van een bureau thuis forfaitair laten terugbetalen, maar moet het bedrag van de vergoeding in overleg met de fiscus bepalen op basis van ernstige en met elkaar overeenstemmende normen. U kunt hierover een ruling aanvragen.

ADVIEZEN

  • De forfaitaire onkostenvergoedingen zijn niet belastbaar voor u of uw werknemers en zijn, mits de bedragen ervan op de fiches 281 vermeld worden, volledig aftrekbaar voor uw vennootschap, behalve de kilometervergoeding voor auto’s, waarvan de aftrek beperkt wordt volgens de gramformule.
  • De kilometervergoeding voor auto’s, motor- en bromfietsen wordt sinds 1 oktober 2022 elk kwartaal geïndexeerd en bedraagt € 0,4246 voor het tweede kwartaal van 2023.
  • De niet-belastbare binnenlandse dagvergoeding is sinds 1 januari 2023 gelijk aan € 19,99. De vergoeding die uw werknemers krijgen wordt voor de RSZ wel maar tot € 17 niet als loon beschouwd. De lijst met de sinds 15 februari 2023 geldende buitenlandse dagvergoedingen werd op die datum in het Belgisch Staatsblad gepubliceerd.
  • Sinds 1 januari 2023 bedraagt de thuiswerkvergoeding voor werknemers € 148,73, zowel fiscaal als voor de RSZ. Wilt u als bedrijfsleider een thuiswerkvergoeding opnemen, dan moet u het bedrag ervan in overleg met de fiscus vaststellen.

Contactgegevens

Larcier-Intersentia | Tiensesteenweg 306 | 3000 Leuven

Tel.: 0800 39 067 | Fax: 0800 39 068

contact@larcier-intersentia.com | www.larcier-intersentia.com

 

Maatschappelijke zetel

Lefebvre Sarrut Belgium NV | Hoogstraat 139 - Bus 6 | 1000 Brussel

RPM Bruxelles | TVA BE 0436.181.878