Hoe volgt u taken op?
U en uw collega’s hebben ieder hun eigen verantwoordelijkheden. Met welke online tools kunt u die makkelijk toewijzen binnen een bepaald project zodat iedereen zijn taken kent en u zelf het overzicht behoudt?
Oude bekenden
We hebben u eerder al laten kennismaken met Ta-da List (http://www.tadalist.com) en TaskBin (http://www.taskbin.com). Ta-da List is de meest eenvoudige webtool: u stelt lijstjes samen van uit te voeren taken (bv. per project of klant) en vervolgens wijst u hiervoor specifieke personen aan. Die krijgen dan een e-mail. Uzelf behoudt steeds het overzicht van de openstaande en uitgevoerde opdrachten.
TaskBin is iets uitgebreider, maar vergelijkbaar. Hier kunt u afzonderlijke ‘groups’ (bv. voor verschillende projecten of klanten) aanmaken en daarin specifieke taken toewijzen aan bepaalde personen. Ook zij ontvangen dan een e-mail. Het overzicht behoudt u via de gele navigatiebalk bovenaan, waar u de betrokken mensen achter de eerste letter van hun voornaam terugvindt. De kleur van de vlaggetjes bij de openstaande en uitgevoerde taken, geeft de prioriteit weer.
OnlineTaskList: goed, maar chaotisch
Wat is er mogelijk? Een takenplanner die we nog niet getest hadden, is OnlineTaskList (http://www.onlinetasklist.com). Deze webdienst maakt een nogal chaotische eerste indruk. Daarom stelden wij voor u een stappenplan op: 1. Als u zich gratis registreert, moet u meteen een eerste projectnaam én een aantal subcategorieën (achteraf nog te wijzigen) ingeven. 2. Vervolgens krijgt u een viertal voorbeeldtaken te zien, maar die verwijdert u het best meteen door ze aan te vinken en dan op het kruisje te klikken. 3. Daarna kiest u via het Teams-menu voor Members;Create en daar voegt u alle mogelijk betrokken personen toe. Vreemd is wel dat ú hierbij hún wachtwoord moet kiezen. 4. In diezelfde Team-afdeling moet u vervolgens de members toewijzen aan het bewuste project (Projects; Members; Add).5. Klik nu bovenaan op Back en dan op Add task: daar kunt u specifieke taken binnen een project en categorie toewijzen aan bepaalde personen. Die ontvangen dan een e-mail. Uitgevoerde opdrachten kunnen ze aanvinken en dan komen die onderaan terecht. Via het Report-menu kunt u zelf diverse overzichten en zelfs grafieken van de openstaande en afgesloten taken opvragen.
Conclusie. OnlineTaskList is handig, maar het is dus wel wennen. Het feit dat u in de Team-afdeling moet zijn om een nieuw project toe te voegen of om categorieën te wijzigen of toe te voegen, vinden wij alvast getuigen van een gebrekkige structuur. Ook de lay-out vinden wij een gemiste kans. Toch is OnlineTaskList qua mogelijkheden zeker een aanrader.
TeuxDeux: alleen voor u
Heeft u alleen een planner voor úw taken nodig? Een dienst met veel mogelijkheden (o.a. ook taken delen met anderen) is het bekende Remember The Milk (http://www.rememberthemilk.com). Zoekt u echter een handig, veel simpeler alternatief? Eenvoudiger dan TeuxDeux (http://www.teuxdeux.com) kan het haast niet: op uw persoonlijke webpagina ziet u vijf dagen naast elkaar en daar kunt u heel snel taken toevoegen. Opdrachten kunt u markeren als uitgevoerd, compleet wissen of verslepen naar een andere dag. Onderaan kunt u ook taken voor ‘someday’ plaatsen. Wat ons betreft is dit zeker een bookmark waard en zelfs een kanshebber als startpagina in uw browser. Binnenkort komt er trouwens ook een iPhone-applicatie.
Bepaal uw profiel om dit en vele andere adviezen te ontgrendelen.