Afsprakenplanner voor uw agenda
Timetrade (http://www.timetrade.com) is een tool die mensen gemakkelijk een afspraak met elkaar laat maken. Hierbij is er een integratie met uw Microsoft Outlook, iCal of Google Agenda beschikbaar. Timetrade kijkt namelijk naar vrije momenten in uw agenda: anderen kunnen meteen een afspraak vastleggen op momenten dat u tijd heeft.
Stap 1: leg de link met uw agenda
Uw Google Agenda koppelen aan Timetrade kan via de Admin-tab en dan My Account; Connect Your Calendar. U moet wel tijdelijk de pop-upblocker van uw browser uitschakelen. Om de connectie met Outlook of iCal op uw computer te maken, moet u een stukje software installeren. Let op! Het is niet mogelijk om meerdere agenda’s tegelijkertijd te koppelen.
Stap 2: stel uw voorkeuren in
Timetrade gaat bij het vastleggen van afspraken dus op zoek naar vrije momenten in uw agenda, maar extra handig is dat u marges kunt inbouwen (via Admin; My Account; Appointment Rules). Zo voorkomt u bv. ‘lastminutemeetings’ die nog dezelfde dag in uw agenda gezet worden. Omgekeerd kunt u ook instellen dat afspraken bv. niet meer dan twee weken vooruit gepland mogen worden: zo dwingt u snellere ontmoetingen af.
Stap 3: plaats een afspraakknop
Timetrade maakt het u gemakkelijk aan de hand van buttons. U kunt een knop laten toevoegen in een e-mail die u naar een klant of leverancier stuurt. Die kan dan – door op de button te klikken – meteen een afspraak vastleggen in uw agenda. Het is ook mogelijk om een knop op uw website te plaatsen: (potentiële) klanten kunnen hiermee een afspraak inplannen op een nog beschikbaar tijdstip. De planner en de ontvanger ontvangen steeds een bevestiging en een reminder van de gemaakte afspraak. Hoe u een button in een mail of op een webpagina integreert, komt u te weten via de (niet zo overzichtelijke) Help-afdeling.
Hoeveel betaalt u hiervoor?
In zijn eenvoudigste vorm is Timetrade gratis (klik op Personal Edition op de homepage). Het aantal afspraken is dan wel beperkt tot vijf per maand, maar dat is genoeg om de mogelijkheden eens uit te proberen. Bent u overtuigd, dan kunt u via Admin; My Subscription overschakelen naar een Professional-abonnement van $ 49 /jaar.
Wilt u ook met een groep medewerkers Timetrade gebruiken, dan is er de Workgroup-formule ($ 249/jaar per gebruiker). Te duur volgens ons, maar hierin is het (via een plug-in) wel mogelijk om direct vanuit het CRM-systeem Salesforce (http://www.salesforce.com) afspraken te plannen. Ter info: er is ook een gratis mobiele Timetrade-app – weliswaar alleen voor de iPhone – om uitnodigingen te versturen naar personen in uw contactenlijst.
Zijn er alternatieven?
Weet dat u ook in Gmail een Uitnodiging-functie heeft om via een mail een afspraak vast te leggen die meteen in uw Gmail Agenda wordt toegevoegd. Daarbij wordt echter geen rekening gehouden met al dan niet vrije momenten. Check ook de al besproken tools Tungle (http://www.tungle.com) en TimeBridge (http://www.timebridge.com).
Bepaal uw profiel om dit en vele andere adviezen te ontgrendelen.