E-MAIL - E-MAILGEBRUIK - 17.10.2013

Gezond omgaan met mail

Zelf minder en betere mail versturen

Wilt u minder mail ontvangen? Probeer dan zelf minder mail te verzenden. Klinkt dit vreemd? Toch is het logisch: als u een mail verstuurt, krijgt u bijna zeker een antwoord terug, zelfs als dit niet strikt noodzakelijk is (bv. een simpel “oké” of “bedankt”). Als u bovendien meerdere mensen in een conversatie betrekt, die dan elk op hun beurt antwoorden en wellicht nog meer mensen in cc zetten, is het hek helemaal van de dam. Stel uzelf dus altijd de vraag of het wel nodig is om meer mensen tegelijk aan te schrijven of om een weinigzeggend antwoord terug te sturen.

Besteed ook aandacht aan de kwaliteit van uw mail. Met een betekenisvol, helder onderwerp en een beknopte, duidelijke inhoud zorgt u ervoor dat er minder verwarring of reden voor discussie ontstaat en dus minder over-en-weergemail!

E-mail is niet altijd de beste communicatiemethode voor gevoelige topics of voor het forceren van beslissingen. Grijp in zo’n geval liever naar een ander medium in plaats van tijd te verliezen met een dagenlange e-maildiscussie.

Routines bijsturen

Het is zeker nuttig om uw mailroutines eens kritisch onder de loep te nemen. Hoe vaak checkt u uw mail? Hoe organiseert u uw mail?

Frequentie. Als u voortdurend op elke nieuwe mail springt, heeft u automatisch het gevoel de hele dag met mail bezig te zijn. U switcht voortdurend van context en verliest uw focus. Probeer eerder om vaste mailmomenten in te lassen. Een goede aanpak is bv. om ‘s morgens een uur te reserveren om uw inbox volledig te verwerken, gecombineerd met nog enkele korte momenten in de loop van de dag voor dringende mails.

Tip. Experimenteer eens met buiten deze momenten uw mailapplicatie uit te zetten, zodat u zeker niet afgeleid wordt.

Organisatie. Met een goede mailorganisatie worden uw mailmomenten bovendien een stuk productiever. De twee uitersten – al uw mail in uw inbox laten staan of elke mail opbergen in een ingewikkelde mappenstructuur – zijn eigenlijk het minst efficiënt. In het eerste geval heeft u geen enkel overzicht, waardoor belangrijke berichten u kunnen ontsnappen. In het tweede geval bent u vaak te lang bezig met het zoeken naar het juiste mapje. Een methode die door veel mensen als nuttig ervaren wordt, is het Trusted Trio ( http://lifehacker.com/182318/empty-your-inbox-with-the-trusted-trio ). Daarbij gebruikt u slechts drie mappen: een archiefmap, een map voor berichten die verdere actie vereisen en een map voor berichten over lopende zaken. Bedoeling is om uw inbox leeg te maken door elk nieuw bericht naar een van deze mappen te verplaatsen.

Tip. Als u deze methode wilt testen, hoeft u niet al uw oude mail te gaan sorteren over de drie mappen. Laat uw bestaande mappen gewoon staan of zet ze uit het zicht onder een aparte map oude mail .

Ken uw mailapplicatie

Uw mailapplicatie heeft veel nuttige functies. Door bv. optimaal gebruik te maken van vlaggen of categorieën kunt u berichten waar u nog een bepaalde actie voor moet ondernemen duidelijk markeren en snel terugvinden. Door zelf filters te maken, kunt u minder belangrijke mail zoals nieuwsbrieven of updates van sociale netwerken naar aparte mappen laten afvloeien.