ZAKELIJK - WEBDIENSTEN - 17.04.2014

Sociaal netwerk voor teams en projecten

Zo begint u eraan

Registratie. Op een vlotte manier gegevens kunnen uitwisselen is cruciaal bij het voorbereiden en opvolgen van projecten. Jive ( http://www.jivesoftware.com ) biedt u daartoe een onlineplatform aan. Bij de registratie doet u er alvast goed aan om het e-mailadres van uw zaak te gebruiken. De persoonlijke url die het platform huisvest, bevat immers automatisch het gedeelte achter de @. Ter info: in het kader van de Europese wetgeving inzake databescherming kunt u bij het aanmelden ook aangeven dat uw platform gehost moet worden in de EU (meer bepaald in Amsterdam) in plaats van in de VS.

Aan de slag. Het opstarten van de module verliep tijdens onze test vrij traag. Daarna kwamen we terecht in een Nederlandstalige interface. U kunt hier uiteraard op eigen houtje de mogelijkheden ontdekken, maar wij raden u aan om te starten via Ga aan de Slag in het linkermenu. Op die manier wordt u in 12 concrete stappen begeleid, door alle functies van Jive heen.

De onderdelen

Start: dit is een algemeen dashboard met o.a. een activiteitenoverzicht, een inbox met berichten en concrete actiepunten die gepland zijn.

Inhoud: hier wordt alle info over uw projecten opgeslagen. Teamleden krijgen veel opties om die te delen, erop te reageren en te peilen naar reacties van anderen. Daarnaast is het ook mogelijk om bepaalde content alleen toegankelijk te maken voor specifieke (groepen van) werknemers. De geüploade documenten kunnen indien gewenst binnen het platform gewijzigd worden en daarbij worden ook eerdere versies bewaard. Het zou in deze Inhoud -rubriek ook mogelijk moeten zijn om gebeurtenissen toe te voegen, maar dat lukte bij onze test niet. Een gemiste kans!

Mensen: hier vindt u een overzicht van de teamleden, kunt u nieuwe mensen uitnodigen en kunt u aangeven welke personen u wenst te volgen. Handig zijn de filters bovenaan, waarmee u de teamleden bv. kunt sorteren op ‘relevantie’. Goed om te weten is dat teamleden niet noodzakelijk eigen werknemers moeten zijn: u kunt er dus ook externe mensen bij betrekken.

Plaatsen: Jive laat u enerzijds mensen onderverdelen in groepen en anderzijds activiteiten onderbrengen in projecten. Beiden noemt Jive ‘plaatsen’: verzamelplekken van informatie en activiteiten.

Apps: in deze afdeling vindt u apps om Jive te integreren in Microsoft Office of Outlook. Er zijn ook tools om formulieren te gebruiken, schema’s en diagrammen te creëren via Lucidchart ( http://www.lucidchart.com ), wiki’s te maken en te zoeken naar beeldmateriaal op het web.

Hoeveel kost het?

U betaalt $ 12/maand per gebruiker, maar u bent wel verplicht om een jaarlijks abonnement te nemen voor minstens 25 gebruikers. Dat komt neer op een minimumbedrag van bijna € 220/maand. Voor de volledige functionaliteit stijgt het minimumtarief zelfs naar ruim € 325/maand. Probeer Jive dus eerst uitgebreid uit tijdens de gratis proefperiode van 30 dagen. Zo komt u zelf te weten of het forse prijskaartje wel te verantwoorden is voor uw projecten.