SOFTWARE - HULPPROGRAMMA’S - 21.08.2014

Vermijd het om altijd hetzelfde te moeten typen

Wat is ‘automatische tekstvervanging’?

Automatische tekstvervanging (text expansion) werkt een beetje zoals de auto-correctmogelijkheid op uw smartphone: u typt een paar letters in en meteen worden die vervangen door een langer stuk tekst.

Een tool voor tekstvervanging houdt continu in de gaten wat u typt en zodra u een specifieke sequentie van letters intypt, wordt die vervangen door een zelf gedefinieerd stukje tekst, bv. vgr wordt vervangen door vriendelijke groet . Maar u kunt ook uw naam, een van uw verschillende adressen of zelfs meerdere paragrafen tekst automatisch laten invullen. Als u vaak dezelfde stukjes tekst intypt, kunt u zich hiermee dus veel tijd besparen.

Speciale software

Door een specifieke tool te installeren, krijgt u tekstvervangingsmogelijkheden in alle toepassingen die u gebruikt: uw tekstverwerking, uw e-mail- en chatprogramma’s, … Voor Windows is er het uitstekende PhraseExpress ( http://www.phraseexpress.com ), dat gratis is voor persoonlijk gebruik. Dit programma nestelt zich in de Windows taakbalk en zodra het merkt dat u ergens een bepaalde afkorting typt, kan het meteen de ingestelde vervangtekst invoegen. U kiest zelf of dit direct gebeurt of pas nadat u nog even de voorgestelde vervanging bevestigt. U hoeft niet met afkortingen te werken: u kunt de stukken tekst ook selecteren via het icoontje in de taakbalk en u kunt ze organiseren in een handige folderstructuur (bv. ‘handtekeningen’, met daaronder een persoonlijke en een zakelijk handtekening). Deze stukjes vervangtekst mogen ook bitmaps (bv. uw ingescande echte handtekening) en mooi geformatteerde tekst bevatten.

Voor Mac OS X is er het uitstekende TextExpander ( http://www.smilesoftware.com/TextExpander/ – $ 34,95 na gratis test).

Ingebouwd in Microsoft Office

Wilt u geen aparte toepassing installeren, weet dan dat u met de bestaande AutoCorrectie in Microsoft Office ook heel veel nuttigs kunt doen. Die werkt dus in Outlook, Word, PowerPoint, ... In Office 2010 en 2013 vindt u deze onder Bestand ; Opties ; Controle , knop AutoCorrectie-opties . U ziet daar dat bij Tekst vervangen tijdens het typen al een heleboel vervangteksten ingesteld zijn (bv. (c) wordt automatisch vervangen door © ). U kunt daar zelf vervangteksten toevoegen: in het Vervangen -veld vult u de afkorting in (bv. vgr ), in het Door -veld de vervangtekst (bv. Vriendelijke groet ) en dan klikt u op Toevoegen . Telkens als u nu vgr intypt gevolgd door een spatie of tab, zal dit meteen vervangen worden.

Wilt u grotere stukken geformatteerde vervangtekst instellen (bv. uw briefafsluiting gevolgd door een ingescande handtekening en uw volledige naam), maak dan eerst de gewenste vervangtekst aan in bv. Word. U selecteert eerst dit hele stuk tekst en opent vervolgens weer het AutoCorrectie-opties -dialoogvenster. U zal zien dat de geselecteerde tekst al ingevuld staat bij Door en dat hierbij de optie Tekst met opmaak aangestipt staat. U moet nu alleen nog in het Vervangen -veld de gewenste afkorting invullen (bv. briefsig ). Telkens als u nu in een Office-programma briefsig typt, zal deze volledige handtekening verschijnen.